Учет дебиторской задолженности

 Дебиторская задолженность в зависимости от сроков ее погашения подразделяется на краткосрочную и долгосрочную исходя из требований составления бухгалтерской отчетности. По краткосрочной дебиторской задолженности срок ее погашения установлен в течение 12 месяцев с момента возникновения, а по долгосрочной дебиторской задолженности срок ее погашения превышает 12 месяцев с момента постановки на учет.

   В соответствии с Положением по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации дебиторская и кредиторская задолженность отражается в балансе на основании бухгалтерских записей, произведенных по счетам синтетического учета, периодически уточняемых и выверяемых, и сальдо по отдельным, счетам (71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.) в балансе отражается развернуто, т. е. дебетовое сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое сальдо — в пассиве.

  Общими  определяющими критериями учета  дебиторской и кредиторской задолженности являются правильность документирования текущих обязательств и расчетов организации; основания для постановки дебиторской и кредиторской задолженности  на учет; контроль за изменением их суммы и соблюдение правил отражения дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском балансе.

       

2.1 Учет  расчетов с подотчетными лицами 

     Расчеты с подотчетными лицами означают расчеты между организацией и ее работниками, обусловленные авансовой выдачей им наличных денежных средств на оплату хозяйственных, командировочных и других расходов. Правила выдачи наличных денежных средств под отчет сотрудникам организации регламентируются  Порядком ведения кассовых операций. Так, основанием для получения денег из кассы под отчет работникам организации является приказ руководителя, в котором указывается размер авансовой выдачи денежных средств и сроки их использования. С позиций учета данных операций сведения, содержащиеся в приказах о сроках использования подотчетных сумм, необходимы, прежде всего, для контроля за соблюдением условий их возврата.

  Выдача  авансовых сумм денежных средств  конкретному работнику организации возможна только при условии полного его отчета по ранее полученным авансам. Кроме того, не разрешается передача полученных подотчетных сумм одним работником другому. Денежные средства, предназначенные для оплаты хозяйственных и командировочных расходов, организация, как правило, получает с расчетного счета в кассу для выдачи их подотчетным лицам. Организации, имеющие постоянную денежную выручку за реализованные товары; имеют право использовать наличные денежные средства на хозяйственные и другие расходы в пределах лимитов, установленных кредитной организацией.

  Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Он применяется для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на различные хозяйственные и командировочные расходы. Данный счет является активно-пассивным, поскольку по окончании учетного периода возможны как остатки неиспользованных подотчетных сумм, так и остатки не возмещенных организацией расходов по представленным авансовым отчетам.

  Сумма денежных средств, выданная из кассы  работникам организации, оформляется расходным кассовым ордером и отражается бухгалтерской записью:

           Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

           Кредит сч. 50 «Касса».

  Целевое расходование денежных средств, полученных работником организации под отчет, оформляется авансовым отчетом — сводным документом, в котором дается весь перечень и суммы произведенных расходов на основании прилагаемых к нему документов.

   В качестве первичных оправдательных документов, подтверждающих целесообразность использования подотчетных средств, принимаются товарные чеки, накладные, кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, счета, счета-фактуры, транспортные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц и др.

   Следует отметить, что только надлежаще оформленный  авансовый отчет является основанием для отражения в учете операций по расчетам с подотчетными лицами в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место, т. е. исходя из даты утверждения авансового отчета руководителем организации.

   Кроме учетного аспекта, проверки авансовых  отчетов по существу произведенных расходов подотчетными лицами, организация должна рассмотреть содержание данного документа исходя из действующих норм налогового законодательства. Ограничения в расчетах наличными денежными средствами между юридическими лицами применимы к аналогичным расчетам, осуществляемым через подотчетных лиц. Отступления от утвержденных лимитов использования наличных денежных средств для платежей другому юридическому лицу в один день рассматриваются как нарушение установленного порядка, что приводит к наложению штрафов на организацию-плательщика в двукратном размере от суммы произведенного платежа. Нарушением действующего порядка наличного денежного обращения считаются хозяйственные факты прямого взноса денежных средств, полученных под отчет работником одной организации на оплату хозяйственных расходов, на расчетный счет другого юридического лица — контрагента. Другими словами, подобные расчеты совершаются без отражения данной операции по расчетному счету организации-плательщика. В таких случаях к.организации применяются штрафные санкции в двукратном размере от суммы, внесенной на расчетный счет.

   Более того, организации, принимая авансовые  отчеты от подотчетных лиц, должны обязательно фиксировать срок их представления, так как они должны быть представлены в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки. Необходимость сведений о сроках представления авансовых отчетов объясняется действующим порядком включения материальной выгоды в налогооблагаемый доход физических лиц. Материальная выгода от использования работником денежных средств организации может быть получена в случаях несвоевременного возврата неизрасходованных подотчетных сумм или необоснованного их получения. При этом для целей налогообложения следует определить ;

число дней, в течение которых подотчетные суммы использовались не по назначению. Для этого сопоставляются установленная и фактическая даты отчета о расходовании подотчетных сумм работником организации. Выявленная материальная выгода рассматривается как беспроцентная ссуда и аналогично ей облагается подоходным налогом в размере 2/3 ставки рефинансирования. В составе материальной выгоды, облагаемой подоходным налогом с физических лиц, также учитывается превышение размера суточных против установленных норм и оплата расходов, не соответствующих характеру выполняемого производственного задания.

  Подотчетные суммы, как отмечалось выше, выдаются не только на приобретение материально-производственных запасов, оплату услуг и работ, но и на оплату командировочных расходов. В этой связи рассмотрим действующий порядок расчета командировочных расходов в соответствии с установленными нормами их возмещения. Нормативными актами регламентируется состав командировочных расходов, компенсируемых организацией. Так, действующим законодательством в составе таких расходов предусматриваются оплата найма жилого помещения; оплата суточных; расходы по проезду к месту командировки и обратно; затраты за пользование постельными принадлежностями.

   Командировочные расходы, связанные с производственной деятельностью, включаются в себестоимость продукции в соответствии с Положением о составе затрат. Вместе с тем организации необходима информация об оплате командировочных расходов, превышающих установленные нормы, с целью последующей корректировки налогооблагаемой прибыли. Такая информация обеспечивается при отражении командировочных расходов на счетах учета затрат в разрезе субсчетов «Затраты в пределах утвержденных норм» и «Затраты сверх установленных норм».

  Возврат неиспользованных подотчетных сумм отражается на основании приходного кассового ордера бухгалтерской записью:

      Дебет сч. 50 «Касса»

     Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

  В случаях, когда подотчетные лица не возвращают полученные ранее авансовые суммы либо не представляют авансовый отчет об израсходованных подотчетных суммах, списание таких сумм отражается бухгалтерской записью:

      Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

      Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

  при удержании из заработной платы полученной ранее подотчетной суммы или суммы, по которой не представлен авансовый 
отчет, — 

   Дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

   Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

   при условии невозможности взыскания остатка неизрасходованных подотчетных сумм из заработной платы —

       Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

    Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

  по  истечении срока исковой давности сумма невозмещенного материального ущерба списывается на убытки организации —

       Д-т сч. 99 «Прибыли и убытки»

          К-т сч. 73, субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

   Рассмотренный выше порядок документального оформления операций по расчетам с подотчетными лицами в значительной мере связан с формированием информации, необходимой не только для учета и расходования подотчетных сумм, но и информации, используемой для целей налогообложения и для предотвращения финансовых потерь в виде штрафных санкций за несоблюдение установленного порядка использования наличных денежных средств через подотчетных лиц.

  Таким образом, для учета расчетов с  подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражается остаток задолженности за подотчетным лицом и выдача денежных средств под отчет работникам организации, по кредиту - остаток невозмещенных организацией расходов, произведенных подотчетными лицами, а также списание задолженности подотчетных лиц в связи с использованием подотчетных сумм на приобретение материальных ценностей, оплату хозяйственных, командировочных и других производственных расходов.

   Группировка хозяйственных операций по данному  счету может быть представлена следующим образом.

   По  дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются бухгалтерской записью:  

    1.выдача подотчетных сумм работникам организации из кассы, с расчетных и других счетов в банках —

            Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

            Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные                            счета», 55 «Специальные счета в банке»;

    2. выдача подотчетных сумм сотрудникам обособленных структурных подразделений из кассы, с расчетных и других счетов в банках —

      Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

      Кредит сч. 79 «Внутрихозяйственные расчеты»;

    3.возмещение перерасхода работникам организации из кассы, с расчетных и других счетов в банках —

    Дебет сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

         Кредит счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банке». 

    По кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» отражаются бухгалтерскими записями:

  1.оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением оборудования к установке, расходов, относимых к капитальным вложениям; расходов на приобретение материальных ценностей —

          Дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения во внеоборотные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары»

       Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

  2.оплата подотчетными лицами услуг сторонних организаций, стоимость которых включается в состав расходов по обычным видам деятельности —

           Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажи»

        Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

  3.возврат неиспользованных подотчетных сумм подотчетными лицами —

           Дебет счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банке»