Учет дебиторской и кредиторской задолженности

    Списание  сумм невостребованной кредиторской и  депонентской задолженности, по которой  истек  срок  исковой  давности,   производится  в  соответствии  с  п. 78 Положения по  ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Он гласит: «Суммы кредиторской и депонентской задолженности, по которым срок исковой давности истек,   списываются      по   каждому     обязательству     на   основании     данных    проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся  на  финансовые  результаты  у  коммерческой  организации  или  увеличение  доходов  у некоммерческой организации». Суммы кредиторской задолженности, по  которой  истек  срок  исковой  давности,  являются прочими доходами организации. Списание   кредиторской   задолженности   должно   производиться   своевременно, поскольку   несвоевременное      списание   кредиторской   задолженности   может      быть   расценено как  сокрытие  или  неучет  доходов  организации.

          Списанные  суммы  кредиторской  задолженности   (с  учетом  НДС),  согласно  п.   7  ПБУ   9/99, включаются в состав прочих доходов. Такой прочий доход признается в том отчетном (налоговом) периоде, в котором истек срок исковой давности.

      Регулирование бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности включает в себя 4 уровня, среди которых законодательный, нормативный, методический, уровень предприятия. К документам законодательного уровня относится Гражданский кодекс РФ, по которому  срок исковой давности, установленный для учета кредиторской и дебиторской задолженности на балансе организации, составляет 3 года; Федеральный закон «О бухгалтерском учете», в котором содержатся общие правила ведения учета, в частности то, что необходимо проводить оценку и инвентаризацию имущества и обязательств; Приказ «Об утверждении формы «Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности организации»», в котором отражаются  указания по заполнению формы, содержащей показатели дебиторской и  кредиторской  задолженности  в  целом  по  организации, включая показатели   деятельности   филиалов   и   иных   обособленных подразделений, независимо от их местонахождения. К документам нормативного уровня относятся ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организаций», содержащее отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском балансе и сведения о движении дебиторской и кредиторской задолженности в приложении к бухгалтерскому балансу; ПБУ 9/99 «Доходы организации», в котором содержится информация о том, что выручка признается к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине поступления денежных средств и иного имущества и (или) величине дебиторской задолженности;  ПБУ 10/99 «Расходы организации», исходя из которого расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности; ПБУ 15/2008 «Учет расходов по займам и кредитам», содержащее информацию о том, что сумма обязательства по полученному займу (кредиту) отражается в бухгалтерском учете организацией-заемщиком как кредиторская задолженность, а погашение основной суммы обязательства по полученному займу (кредиту) отражается как уменьшение (погашение) кредиторской задолженности. В документах методического уровня более подробно излагаются методические основы учета дебиторской и кредиторской задолженности. К документам этого уровня относятся План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, в котором отражены счета дебиторской (62,71,73,75,76) и кредиторской (60,68, 69,76) задолженности; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые устанавливают порядок проведения инвентаризации задолженности организации и оформления ее результатов. Разработка документов уровня предприятия входит исключительно в компетенцию организации. При этом следует отметить, что содержание таких документов не должно противоречить документам более высокого уровня нормативного регулирования. К ним, например, относится рабочий план счетов и учетная политика организации,  в случае если имеются какие-то отдельные аспекты учета дебиторской и кредиторской задолженности, характерные только для данной конкретной организации.

      1.2  Значение и задачи учета дебиторской и кредиторской задолженности

    Cегодня   практически   ни   один   субъект   хозяйственной   деятельности   не существует без дебиторской и кредиторской задолженности, так как их образование и существование объясняется простыми объективными причинами:

          - для  организации-должника     - это  возможность  использования   дополнительных,      причем  бесплатных, оборотных средств;

          - для организации-кредитора - это  расширение рынка сбыта товаров,  работ, услуг.

    Рационально организованная система бухгалтерского учета дебиторской и кредиторской задолженности позволяет обеспечить:

    • своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств  и расчетов;

    • контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

      • контроль соблюдения форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

    • своевременную сверку расчетов с  дебиторами и кредиторами для  исключения просроченной задолженности.

    В настоящее время в условиях снижения уровня расчетной дисциплины система  «неплатежей» ведет к росту дебиторской  задолженности, в том числе просроченной. Такое положение обусловливает  необходимость контроля суммы дебиторской  задолженности и ее движения (возникновения  и погашения). Условием обеспечения финансовой устойчивости организации является превышение суммы дебиторской задолженности над суммой кредиторской задолженности. Рост   дебиторской    задолженности     может   привести    к  финансовому     краху хозяйствующего   субъекта,    поэтому   бухгалтерская   служба   организации   должна   организовать надлежащий  контроль  над  состоянием  дебиторской  задолженности, что  позволит  обеспечить своевременное взыскание средств, составляющих дебиторскую задолженность. Данный контроль должен включать в себя следующие элементы:

• проверка реальности и юридической обоснованности числящихся на балансе предприятия сумм дебиторской задолженности;
• проверка соблюдения правил расчетной и финансовой дисциплины;
• проверка правильности получения сумм за отгруженные материальные ценности и полноты их списания, наличие оправдательных документов при совершении расчетных операций и правильности их оформления;
• проверка своевременности и правильности оформления и предъявления претензий дебиторам, а также организация контроля за движением этих дел и проверка порядка организации, взыскания сумм причиненного ущерба и других долгов, вытекающих из расчетных взаимоотношений.
• разработка рекомендаций по упорядочению расчетов, снижению дебиторской задолженности.

    К непосредственным задачам учета  дебиторской и кредиторской задолженности  относятся следующие:

1. точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;
2. контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;
3. определение структуры кредиторской и дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;
4. определение состава и структуры просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;
5. выявление структуры данных по поставщикам по неоплаченным расчетным документам, поставщикам по просроченным векселям, поставщикам по полученному коммерческому кредиту, установление их целесообразности и законности;
6. выявление объемов и структуры задолженности по векселям, по претензиям, по выданным и полученным авансам, по страхованию имущества и персонала, задолженности, возникающей вследствие расчетов с другими дебиторами и кредиторами, задолженности по банковским кредитам и др. Определение причин их возникновения и возможных путей устранения;
7. определение правильности использования банковских ссуд;
8. выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;
9. определение правильности расчетов с работниками по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами и выявление резервов погашения имеющейся задолженности по обязательствам перед кредиторами, а также возможностей взыскания долгов (посредством денежных или не денежных расчетов или обращения в суд) с дебиторов.

    Однако, существует ряд проблем в отражении  дебиторской и кредиторской задолженностей, среди острейшими являются: порядок  списания и определение последствий списания задолженностей, соотношение доли кредиторской и дебиторской задолженности. Можно предложить следующие рекомендации: контролировать состояние расчетов по просроченным задолженностям; следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности, т.к. значительное превышение дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости организации и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия и снижению текущей ликвидности предприятия; по возможности ориентироваться на увеличение количества заказчиков с целью уменьшения риска неуплаты монопольным заказчикам; предоставлять скидки при досрочной оплате; своевременно истребовать либо погашать суммы задолженностей; использование вексельных форм расчетов и взаимозачетов для снижения объемов кредиторской и дебиторской задолженности.

      Важно, чтобы предприятие имело полную документацию, подтверждающую правильность отражения остатков задолженности по статьям баланса; обосновывающую причины образования и реальность  получения задолженности. Очень важно следить за сроками задолженности по каждому дебитору и кредитору, своевременно принимать меры для погашения или взыскания задолженности, чтобы не пропустить срока исковой давности в случае необходимости взыскания задолженности в судебном порядке, а также чтобы иск не подали на рассматриваемое предприятие.

    1.3 Классификация дебиторской и кредиторской задолженности

    Дебиторскую и кредиторскую задолженность по сфере возникновения можно подразделить на две группы:

1. Задолженность, обусловленная процессами основной деятельности организации;
2. Задолженность по другим операциям.

    К первой группе относится задолженность  покупателей(дебиторская задолженность) и задолженность перед поставщиками (кредиторская задолженность). Задолженность  этой группы учитывается на счетах: 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

    К дебиторской задолженности второй группы относятся:

• Авансы, выдаваемые физическим лицам (счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»);
• Суммы по предъявленным претензиям и судебным искам (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-2 «Расчеты по претензиям»);
• Задолженность работников организации по товарам, проданным в кредит, выданным займам, возмещению материального ущерба (счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»);
• Задолженность учредителей по вкладам в уставный капитал (счет 75 «расчеты с учредителями», субсчет 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»);
• Задолженность по прочим операциям (счет 76).

    К кредиторской задолженности второй группы относятся:

• Задолженность по различным платежам в бюджет (счет 68 «Расчеты по налогам и сборам»);
• Задолженность по платежам в фонд социального страхования, пенсионный фонд, фонд медицинского страхования (счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»);
• Задолженность страховым компаниям по заключенным договорам имущественного и личного страхования (счет 76, субсчет 76-1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию»);
• Обязательства по выплате дивидендов (счет 75, субсчет 75-2 «Расчеты по выплате доходов»);
• Задолженность по операциям некоммерческого характера (счет 76 «Расчеты с разными дебиторами кредиторами»).

    В зависимости от предполагаемых сроков погашения дебиторская задолженность  подразделяется на:

    – краткосрочную (погашение которой  ожидается в течение года после  отчетной даты)

    – долгосрочную (погашение которой  ожидается не ранее чем через  год после отчетной даты).

            Также дебиторскую задолженность по характеру образования можно подразделить на нормальную и просроченную дебиторскую задолженность.       Задолженность за отгруженные товары, работы, услуги, срок оплаты которых не наступил, но право  собственности  уже  перешло  к  покупателю;  либо  поставщику   (подрядчику,  исполнителю) перечислен  аванс за  поставку  товаров   (выполнение  работ,  оказание  услуг)   -  это нормальная дебиторская задолженность.

          Задолженность за товары, работы, услуги, не оплаченные в установленный  договором срок, представляет собой  просроченную дебиторскую задолженность.

    Следует отметить, что в отношении просроченной дебиторской задолженности целесообразно  использовать отсрочку (рассрочку) платежа, производить расчеты акциями, векселями, применять бартер. При предоставлении отсрочки (рассрочки) платежа необходимо учитывать платежеспособность и  деловую репутацию контрагента.  

    Просроченная  дебиторская  задолженность,  в  свою  очередь,  может  быть  сомнительной  и безнадежной.

           В соответствии с п. 1 ст. 266 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ): «сомнительным   долгом   признается   любая   задолженность   перед   налогоплательщиком, возникшая  в  связи  с  реализацией  товаров,  выполнением  работ, оказанием  услуг,  в  случае  если эта  задолженность  не  погашена  в  сроки,  установленные  договором,  и  не  обеспечена  залогом, поручительством, банковской гарантией».

            По истечении срока исковой давности сомнительная дебиторская задолженность переходит в категорию безнадежной задолженности (нереальной ко взысканию).

    Согласно  п. 2 ст. 266 НК РФ: «безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по  которым    в   соответствии   с  гражданским   законодательством     обязательство   прекращено вследствие  невозможности  его  исполнения,      на  основании  акта  государственного  органа  или ликвидации организации».