Ревизия товарных операций в ЗАО «Кристалл-Амур»

      Путём проведения инвентаризации выявляются и документируются изменения в составе хозяйственных средств, которые не были зарегистрированы в тот момент, когда они произошли. Например,  уменьшение величины материальных ценностей в результате их естественной убыли. Периодическое обобщение информации по годовой инвентаризации отражается в годовом бухгалтерском отчёте, а текущие - в

отчётности  того месяца, в котором была окончена инвентаризация.

    Основными задачами инвентаризации являются:

1. проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном, валютном и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности  и других статей баланса;
2. контроль за сохранностью этих средств путём сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учёта;
3. выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям;
4. выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;
5. проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств.

    Таким образом, с помощью инвентаризации:

    - проверяются полнота и достоверность данных бухгалтерского учёта;

    - выявляются ошибки, допущенные в учёте;

    - принимаются на учёт неучтённые хозяйственные объекты;

    - контролируется сохранность хозяйственных средств;

    - контролируется работа материально-ответственных лиц.

      Кроме того, инвентаризация занимает важное место в процессе осуществления экономического анализа. Значение инвентаризации заключается ещё и в том, что её осуществляют сами работники предприятия, поэтому она выступает одним из методов контроля работников за деятельностью предприятия.

    1.2. Документальное оформление и  учёт движения товаров

    Начальным этапом бухгалтерского учёта является сплошное документирование всех хозяйственных операций путём составления определённых материальных носителей первичной учетной информации.

    Для документирования операций могут применяться типовые межведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные применительно к соответствующим типовым, содержащим обязательные реквизиты и обеспечивающие достоверность отражения в учёте совершенных операций.

    К обязательным реквизитам первичных  учётных документов относятся: наименование документа (форма), дата составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

    Порядок и сроки, как приема, так и реализации товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления обусловлены действующими техническими условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приёмки товаров по количеству, качеству и комплектности.

    Учёт товаров в местах хранения. Учёт реализации товаров невозможно правильно организовать без надлежащего учета товаров в местах их хранения - на складах и в торговых павильонах (магазинах), а также, если необходимо, без соответствующего физического месторасположения товаров на складах [19, с. 118].

    Учёт товара на складе оптового предприятия ведет материально ответственное лицо. Складской учёт ведётся в натуральных показателях по номенклатурным номерам товаров (тары). Порядок учёта товара на оптовом складе может быть различен в зависимости от способа хранения товара и от некоторых факторов: частота поступлений товаров на склад, совместимость товаров по условиям хранения, их натуральные характеристики, а также объём и ассортимент товаров и т. д. Возможны следующие способы хранения и учёта (рис.1) [18, с. 307]: 

    

    

      
 

Рис. 1 Способы хранения товаров на складе 

    Сортовой  способ учёта на складах применяется в том случае, если хранение товаров организовано по наименованию и сортам без учёта времени поступления и цены их приобретения (вновь поступившие товары складируются и учитываются вместе со старыми). При этом материально ответственные лица на каждую номенклатуру товара заводят новую карточку складского учета или отводят несколько страниц в товарной книге кладовщика (в зависимости от объема операций по приходу и расходу товаров).

    Номенклатуры в данном случае различаются не только по типу и марке товара, но и по сорту, единице измерения, цвету и т. п. (в случае, если по этим признакам необходимо вести отдельный учёт). Например, если продаются автомобили, то цвет товара может иметь значение, в то время как цвет пакета молока принципиального значения не имеет и поэтому как идентифицирующий признак не рассматривается.

    При сортовом способе хранения экономично используется складская площадь, возможно более оперативное управление остатками  товаров, однако трудно выделять товары одного сорта, поступившие по разным ценам.

    Так как при сортовом способе учёта отдельный аналитический учёт по ценам и (или) партиям не ведётся, а в условиях свободного рынка товар одного сорта поступает по разным ценам, то выбор товара для реализации осуществляется произвольно. При этом возможно использовать для оценки товаров методы: средней цены, цены единицы запасов, ФИФО (по ценам первых закупок).

    Записи  в карточку, книгу делаются на основании  любого первичного документа (каждого приходного или расходного) или накопительных ведомостей (при большом объеме записей). Карточки и страницы в товарной книге нумеруются в бухгалтерии и выдаются материально ответственным лицам под расписку в специальном журнале.

    На  складах с небольшим ассортиментом товаров и незначительным количеством операций материально ответственные лица могут вести учёт непосредственно в товарном отчёте (при этом карточки и товарные книги не ведутся).

    При партионном способе каждая партия товара, поступившая на склад по одному транспортному документу, хранится отдельно. Тогда в состав партии товаров могут входить товары различных сортов и наименований. Каждая партия товара на складе хранится отдельно. В таком случае складская площадь используется нерационально, так как остатки товаров одного и того же сорта хранятся в разных местах. С другой стороны, при таком способе хранения можно выявлять излишки и недостачу по каждой партии товаров и контролировать их оплату. Это бывает полезно, например, при хранении и учёте импортных товаров. Тогда партией считается товар, поступивший по одной грузовой таможенной декларации (ГТД).

    При партионно-сортовом способе каждая партия поступивших на склад товаров хранится отдельно. При этом внутри партии товары разбирают по наименованиям и сортам и также размещают отдельно.

    При использовании последнего способа - по наименованиям, товары одного наименования хранят отдельно от товаров других наименований. Этот способ является, как бы, обобщающим для сортового метода хранения и учёта товаров. Он является наиболее легким и наименее трудоемким с точки зрения учетной работы, но и наименее информативным.

    В любом случае товары, хранящиеся на складе, должны быть снабжены товарным ярлыком. Удобнее всего, когда способ хранения совпадает с аналитическим учётом товаров.

    Учёт хранения и движения товаров на складах осуществляется материально ответственными лицами (кладовщиком, заведующим складом), с которыми заключаются соответствующие договоры – трудовой и договор о полной материальной индивидуальной ответственности [10, с. 221].

    Материальная  ответственность наступает с  момента оприходования поступившего товара на склад на основании приходных  товаросопроводительных документов и длится до момента выбытия, передачи товаров по расходным документам. При любом способе хранения ответственные лица ведут учёт товаров в натуральном измерении на основании соответствующих приходных и расходных документов. Кроме того, возможно учитывать движение товаров одновременно и в стоимостном измерении.

    В торговой организации реализация товаров оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной или коносаментом).

    В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпущенного товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

    Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В зависимости от особенностей товаров к товарно-транспортной накладной могут прилагаться другие документы, следующие с грузом.

    При доставке товаров железнодорожным  транспортом в качестве сопроводительного  документа выступает железнодорожная накладная. К железнодорожной накладной могут быть приложены спецификации и упаковочные листы, о чём делается отметка в накладной. Если товар отправлен по железной дороге в контейнерах, то оформляется «Накладная на перевозку груза в универсальном контейнере».

    При реализации товара первичные документы  выписывает сама организация, при получении  – поставщик (продавец) товаров.

    Если  товары получает материально-ответственное  лицо покупателя на складе торгового  предприятия (продавца), то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара. Порядок оформления и получения по ним товаров установлен «Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности», утверждённой Постановлением Государственного Комитета статистики РФ от 30.10.97 г. № 71а. Соответственно, при реализации товара необходимо затребовать и проверить доверенность представителя покупателя.

    Материально ответственные лица складов на основании приходных и расходных документов делают записи в карточках складского учёта, составляют товарные отчёты и сопроводительные реестры сдачи документов. Форма отчётности зависит от специализации оптового предприятия, ассортимента товаров, объёма документооборота и организации аналитического учёта товаров в бухгалтерии и способа хранения. После этого первичные документы вместе с соответствующими реестрами и отчётами сдаются в бухгалтерию [14, с. 354].

     Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются по форме (полнота и правильность их оформления) и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Следующим этапом учёта является регистрация сведений, содержащихся в первичных учётных документах, в применяемых регистрах бухгалтерского учёта по счёту 41 «Товары». Перечень унифицированных форм для учёта торговых операций представлен в Приложении 1.

    Схема документального отражения движения товаров представлена на рисунке 2.

    

    

      

    

    

    

      
 
 

    Рис. 2. – Схема документального оформления движения товаров 

     Общая схема управления товарными запасами ЗАО «Кристалл-Амур» в условиях автоматизации их учёта представлена на рисунке 3.