Первичная информация и ее роль в организации системы управленческого учета

Управленческий  учёт не имеет единого сходного равенства. Его структура определена превалирующими тремя видами объектов: доходы, издержки, активы. Любая система управленческого  учёта оперирует этими понятиями  в:

1. учёте полной себестоимости;
2. дифференцированном учёте;
3. учёте по центрам ответственности.

      По  времени соотношения. Информация, отражённая в финансовых отчётах, показывает результат свершившихся фактов и хозяйственных операций за определённый период времени. Информация финансового учёта используется в управленческом учёте при планировании и прогнозе. Однако в структуру управленческого учёта, кроме того, попадает информация, обращённая и к будущему. Цель финансового учёта — показать, "как это было", а управленческого — "как это должно быть". При этом наибольшее внимание уделяется оценкам будущих периодов.

      Формы выражения информации. Конечным продуктом финансового учёта являются финансовые документы, которые составляются в денежном выражении. Хозяйственные операции уже совершены и объективно измерены в денежных единицах соответствующего периода на счетах бухгалтерского учёта.

      Сальдо  всех счетов, включённых в главную  книгу, показывают в финансовой отчётности.

      Управленческий  учёт скорее является средством, чем  продуктом. В нём в качестве основы для анализа фигурируют такие  понятия, как: нормо-час, трудовой час, час работы машины, натуральные измерители объёма производства. При выборе измерителя руководствуются также принципом его полезности в данной ситуации. Например, в управленческом учёте отражается количество материалов, их стоимость по каждой поставке и от каждого поставщика, количество реализованных изделий, их стоимость и т.д.

      Частота подачи информации. Для внешних потребителей информации финансовые отчёты подготавливаются на регулярной основе: ежемесячно, ежеквартально, ежегодно. По итогам года составляют полный финансовый отчёт, менее детальные отчёты — по итогам квартала, по итогам месяца — отдельные отчёты.

      В отличие от финансового учёта  и отчётности в управленческом учёте  отчёты могут составляться как на регулярной основе, так и по запросу. Например, внутренняя отчётность об использовании  материалов составляется ежемесячно; результаты раскроя материалов отражаются в картах раскроя по каждой партии раскраиваемого материала, т.е. практически  раз в смену. По запросу могут  быть составлены документы на расход особо дефицитных материалов.

      Частота подачи информации зависит от требований пользователя и должна подготавливаться в нужное для него время. Поэтому  часть информации собирается и обрабатывается немедленно.

      Сроки представления информации пользователям регламентируются в финансовом учёте и устанавливаются администрацией для управленческих отчётов. Поскольку данные финансового учёта требуют выверки бухгалтерами финансовой бухгалтерии и проверки внешними аудиторами, то проходит несколько недель (при квартальных сроках) или несколько месяцев (при годовых сроках). К тому же, необходимо время на печатание и распространение отчётности.

      Отчёты  по управленческому учёту могут  составляться ежеквартально, ежемесячно, еженедельно, так как содержат информацию, требующую немедленных действий.

      Степень ответственности. Нередко налоговые органы накладывают штрафные санкции за нарушение установленных правил ведения финансового учёта. В будущем, вероятно, акционеры и кредиторы за искажение отчётности для внешних пользователей будут обращаться в суд.

      Данные  управленческого учёта, как было отмечено ранее, не предназначены для  широкой общественности и часто  приблизительны. Поэтому за решения, которые администрацией были признаны неправильными, несёт ответственность  менеджер.

      Следует отметить, что дисциплинарная ответственность  применяется к менеджерам за определённые поступки, но не за какие-либо данные управленческого  учёта.

      Таким образом, несмотря на различия между  финансовым и управленческим учётом существует сходство, которое проявляется  через элементы метода, объекты учёта  и единство исходной информации

2.3.Особенности организации управленческого учёт.

В современных  условиях возможны самостоятельные  решения по организации и ведению  управленческого учёта. Отсутствие регламентирующих постановку учёта  для внутренних нужд документов, наличие  организационной и вычислительной техники позволяют реорганизовать производственный учёт в управленческий.

      При разработке системы управленческого  учёта её основополагающим признаком  должен выступать учёт затрат по сферам деятельности в неразрывной связи  с определением эффективности каждой сферы. Такой подход к организации  управленческого учёта допускает  выделение в качестве его составных  частей:

- снабженческо-заготовительную деятельность;

- производственную деятельность;

- учёт затрат на производство и себестоимость продукции;

- учёт финансово-сбытовой деятельности;

- управленческий учёт организационной деятельности;

- контроллинг.

      Снабженческо-заготовительная  деятельность в системе управленческого учёта должна занимать первоначальное положение, так как это первый передел производства. В ней должны найти отражение следующие направления деятельности: расширение оптовых закупок, увеличение объёма производства отдельных изделий, выбор метода закупки (производить самостоятельно или закупать у поставщика), эффективность инвестирования в оборотные средства предприятия и капитальные вложения его снабженческо-заготовительных подразделений.

      С этой целью собирается и обобщается информация о затратах по видам работ  и складам, о ценах на приобретение материалов, себестоимости изготовления полуфабрикатов, оценке выданных в  производство материальных ресурсов. Особая роль отводится составлению  смет затрат по процессам — приобретение, погрузка и разгрузка, сортировка и  оценка качества, хранение, обеспечение  рабочих мест и контроль за их исполнением.

      Результативная  итоговая информация о снабженческо-заготовительной  деятельности используется для расчёта  критической точки объёма снабжения.

      Управленческий  учёт производственной деятельности — центральное звено системы управленческого учёта. Здесь сгруппирована информация о затратах по целям, функциям и их поведению. Значительное место в производственном учёте отводится нормированию издержек — материальных, трудовых и накладных, а также способам отражения фактических и нормативных затрат. При этом производственный учёт организуется как единый процесс учёта затрат и калькулирования.

      Каждое  предприятие в зависимости от особенностей технологии, техники, организации  производства и труда, сложности  и номенклатуры выпускаемой продукции  может выбирать свою модель организации  учёта производства с применением  соответствующих методов. На этом участке  учёта определяется себестоимость  продуктов для различных целей  управления.

      С помощью учёта финансово-сбытовой деятельности собирается, обрабатывается и формируется информация об ассортименте выпуска продукции, его выгодности, составе покупателей, рыночных тенденциях, расходах на рекламу, маркетинг, упаковку, о сроках и качестве хранения на складах готовой продукции. Составляются сметы затрат по отдельным сегментам финансово-сбытовой деятельности и контролируется их исполнение. На этом участке учёта определяется наиболее выгодный для производства продукт, факторы, влияющие на размер материального дохода как от всего объёма производства, так и отдельных продуктов.

      Руководителям представляется информация для принятия решений, позволяющих максимизировать  прибыль в краткосрочном периоде.

      Управленческий  учёт организационной  деятельности необходим для удовлетворения требований менеджеров разных уровней управления в информации о собственных затратах, принципах формирования трансфертных цен, об оптимальном уровне специализации и разделении труда на предприятии, правильности выбора размеров подразделений, обоснованности по отношению к производственным подразделениям применения принципа "затраты — объём переработки сырья — прибыль".

      Здесь составляют и контролируют исполнение смет расходов по организационной деятельности, приводят учётно-аналитические расчёты: критической точки объёма производства, переменных и постоянных расходов, общей себестоимости, трансфертных цен, прибыли. Этот участок учёта  формирует сводную информацию по центрам затрат, ответственности  и рентабельности.

      Контроллинг — система управления процессом реализации конечной цели предприятия. Это понятие очень широкое.

      Контроллинг выступает в виде регулятора деятельности и не только предприятия, но и бизнеса, и поэтому выполняет специфичные  функции:

- информационную. Формируется информация, обеспечивающая методологию принятия решений и их координацию;

- управляющую. Нормативные, плановые и фактические данные, отклонения, выявленные по предприятию и его структурным подразделениям, используются в целях координации методов, способов и задач достижения конечной цели предприятия;

- контрольную, т.е. контроль экономической работы предприятия и его подразделений.

      Функции контроллинга позволяют выявить  его отличия от управленческого  учёта и ревизии.

      Все составные части управленческого  учёта взаимосвязаны, перечень информации, формирующейся в них, характеризует  уровень организованности и совершенствования  управленческого учёта на предприятии  и системы управления в целом.

2.4.Учётная политика в части управленческого учёта и её связь с другими системами учёта в организации.

      Учётная политика организации есть регламентация  приёмов постановки бухгалтерского учёта, включающая первичное наблюдение (документация и инвентаризация), стоимостное  измерение (оценка и калькуляция), текущую  группировку (счета и двойная  запись) и итоговое обобщение (балансовое обобщение и отчётность) фактов экономических  событий уставной и иной деятельности.

      Учётная политика организации разрабатывается  всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы  собственности.

      Согласно  статье 6 Федерального закона "О бухгалтерском  учёте" — "ответственность за организацию бухгалтерского учёта  в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций".

      Таким образом руководитель обязан держать под своим контролем все вопросы организации учёта на своём предприятии, в первую очередь вопросы формирования учётной политики, ибо от этой политики в значительной степени будет зависеть достоверность бухгалтерского учёта.

      Существование множества видов учёта (оперативный, финансовый бухгалтерский, управленческий бухгалтерский, налоговый, статистический и т.д.) призвано в максимальной степени  удовлетворить интересы различных  групп пользователей учётной  информации, что в свою очередь  предопределяет учётную политику (см. рис. 6.1).

      Разработанная и утверждённая в установленном  порядке организацией учётная политика применяется ею последовательно, из года в год. Тем самым достигается  обеспечение сопоставимости данных бухгалтерского учёта, полученные в  разные отчётные периоды. Следовательно, в целях организации данного  требования учётная политика должна вводиться в действие с 1 января года, следующего за годом утверждения  соответствующего организационно-распорядительного  документа (приказа, распоряжения).

      Учётная политика предприятия включает следующие  аспекты бухгалтерского учёта:

- методологическое обеспечение;

- организационное обеспечение;

- техническое обеспечение.

      На  каждом из уровней управления решаются свои задачи. Вместе с тем они  в конечном итоге направлены на регламентацию  и оптимизацию учётного процесса в соответствии с методологическими  принципами бухгалтерского учёта. Бухгалтерский  учёт как функция управления имеет  свою организационную структуру. Организационное  обеспечение бухгалтерского учёта  должно быть подчинено задаче современного предоставления аппарату необходимой  информации с наименьшими издержками.

      Организационное обеспечение бухгалтерского учёта  предполагает его разграничение  на управленческий и финансовый. Хотя между ними нет резкой разницы, тем  не менее такая процедура необходима. Она чётко определяет направление  учётной информации между отдельными пользователями, создаёт основу управления по формированию производственной себестоимости  изготовляемой продукции и стратегического  развития фирмы. Эта информация доступна только её менеджерам. Правила организации  управленческой бухгалтерии определяет само предприятие. Финансовый учёт регулируется в той или иной степени. Поэтому  для него разрабатывается определённая система требований и принципов.