Первичная информация и ее роль в организации системы управленческого учета

      Переход к рыночной экономике требует  от организации значительного увеличения объёма информации, возникающей как  внутри предприятия, так и за его  пределами. Со стороны внешних организаций  также возникает определённый интерес  либо к деятельности этого предприятия, либо к результатам его деятельности.

      Увеличивается объём информации о спросе на выпускаемую  продукцию, возможностях сбыта продукции  при определённых условиях и требованиях, материально-техническом обеспечении  производства этой продукции, об основном производстве, технической подготовке производства, о затратах на производство и эффективности выпуска определённых изделий и т.п.

      Собственников предприятия, поставщиков, покупателей, кредиторов, налоговые органы, акционеров интересует другая информация: об изменении  доли собственного капитала, эффективности  инвестиций, доходах и эффективности  использования ресурсов и т.п.

      В отношении конкретного предприятия  это может быть разнообразная  информация. По большинству предприятий  информационные потребности приблизительно одинаковы и их можно сгруппировать (рис. 1.1.). 

      Экономическая информация представляет собой такой вид информации, которая последовательно и полно отражает производственно-хозяйственную деятельность предприятия. Экономическая информация подразделяется на следующие виды: плановую, нормативно-справочную и учётную.

      Плановая  информация содержит данные для выбора действий, которые могут быть предприняты в будущем. Основное содержание планово-экономической информации составляет технико-экономическое и оперативно-производственное планирование. Планом может быть охвачена деятельность любого структурного подразделения и предприятия в целом.

      Важной  частью технико-экономического планирования является составление смет (бюджетов) для предприятия в целом на конкретный период времени (год). Главной целью сметы, которая ставится администрацией при разработке, — это координация отдельных планов структурных подразделений, обеспечение их согласованности.

      В связи с тем, что конечным результатом  деятельности предприятия в целом  и его обособленных структурных  подразделений является готовая  продукция или продукция разной степени готовности либо виды услуг, работ, для выпуска которых организовано данное предприятие или структурное  подразделение, согласованность смет должна быть осуществлена через объект планирования: продукт, издержки по производству этого продукта, его эффективность.

      Оперативно-производственное планирование содержит плановые работы по уточнению, детализации и конкретизации показателей производственной программы по предприятию, отдельным подразделениям, рабочим местам на короткие периоды времени (от месяца до часа). Отличительной особенностью оперативно-производственного планирования как завершающего этапа всей системы планирования является то, что оно сочетает детальную разработку плана с экономическими нормативами предприятия и непосредственно контролирует сбалансированностью выполнение производственной программы.

      Разработка  планов не гарантирует их исполнения. Каждый руководитель подразделения  должен принимать определённые меры для этого. Каждый менеджер обязан наблюдать  за ходом выполнения плана, вмешиваться  при обнаружении каких-либо отклонений, при необходимости менять прежние  планы, учитывая новые условия.

      Определение понятия двух частей внутрипроизводственного  планирования позволяет утверждать, что в рамках одного предприятия  их цели и задачи совпадают. Основу обеих частей планирования должны составлять одни и те же показатели и экономические  нормативы.

      Нормативно-справочная информация является связующим звеном между остальными видами экономической информации. Состав нормативно-справочной информации определяется типом производства, номенклатурой и сложностью выпускаемых изделий, технологией и организацией производства, внутрипроизводственным разделением труда, уровнем развития внутренних хозяйственных связей. Эти признаки являются основополагающими в применении методов технико-экономического и оперативно-производственного планирования, учёта производства, методов учёта затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции.

      Учётная информация, как и другие виды экономической информации, имеет общие черты, принципы и объекты с нормативно-справочным и планово-экономическим видами. Учётная информационная система имеет следующие стадии: сбор, изменение первичных данных, регистрация, передача в вычислительные центры или аппарат управления для обработки, обработка данных для оперативного управления, накапливание и группировка данных по потокам и определённым принципам, формирование сводной информации и производство расчётов, используемых в аналитическом и синтетическом учёте, составление внутренней и внешней отчётности.

      В процессе деятельности на предприятии  возникает большой объём оперативной  информации. Например, мастеру необходимо знать, на каком участке или в  какой бригаде произошли сбои производства, сколько продукции  выпущено цехом, сколько обработано деталей на его производственном участке, сколько начислено заработной платы, а каждому работающему  интересно знать, сколько заработной платы начислено ему.

      Заведующий  складом должен знать о наличии  складских запасов: не только сумму, но и количество по каждому наименованию для того, чтобы вовремя заказать новую партию и т.п.

      Первичная информация обеспечивает исходными данными финансовый и управленческий учёт.

      Финансовый  учёт готовит информацию для внутренних и внешних пользователей, используя при этом общие для всех предприятий правила ведения.

      Большой объём первичной информации не позволяет  менеджерам полностью её осмыслить, проанализировать и использовать в  своей работе. Менеджеры должны использовать краткие обзоры и другую сгруппированную  информацию для выполнения своих  обязанностей. Учётная информация, специально подготовленная для руководителей  разных уровней управления, называется управленческой учётной информацией.

      Управленческий  учёт использует оперативную (первичную) информацию независимо от её количественного измерения, например, отзывы покупателей о качестве продукции. Однако большая часть первичной информации не удовлетворяет запросам руководителей. Так, главного конструктора не занимают вопросы о том, сколько заработал сегодня или неделю назад какой-либо рабочий механического цеха. Он заинтересован в итоговых данных: полностью или нет удовлетворена его заявка на материалы, какая сумма выделена бюджетом предприятия на работы, связанные с изменением конструкции изделия или освоением новых продуктов.

      Следовательно, в работе менеджеры используют как  детализированную, так и итоговую информацию.

      1.3.Информация в системе управленческого учета.

      Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, т.е. все то, что расширяет представление об объекте исследования.

Цель  управленческого учета – обеспечить менеджеров информацией. К информации такого рода предъявляются иные требования, чем к информации, предназначенной  для внешних пользователей:

Адресность (конкретным адресатам в соответствии с их уровнем подготовленности и иерархии);

Оперативность (должна предоставляться в сроки, дающие возможность сориентироваться и вовремя принять эффективное хозяйственное решение);

Достаточность (в достаточном объеме для принятия на соответствующем уровне управленческого решения; не должно быть избыточной информации и отвлекать внимание ее потребителя на несущественные или не относящиеся к делу сведения);

Аналитичность (должна содержать данные текущего экспресс-анализа и предлагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами);

Гибкость  и инициативность (должна обеспечиваться вся полнота информационных интересов в условиях меняющихся управленческих ситуаций);

Полезность (привлекать внимание управляющих к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия);

Достаточная экономичность (затраты по подготовке информации не должны быть больше экономического эффекта от ее использования).

В управленческом учете может быть использована неколичественная информация (слухи, результаты социальных опросов и т.п.) и количественная, которая в свою очередь может быть учетной и неучетной, т.е. документально обоснованной и нет. Для принятия оперативных управленческих решений может использоваться полная и неполная информация об объекте исследования.

В управленческом учете учетная информация занимает 20% - 30%; остальные – экономический  анализ (в финансовом учете соотношение 40% - 60%).

Информация  управленческого учета носит  конфиденциальный характер.

1.4. Пользователи учётной информацией и их интересы

Управленческий  учёт охватывает все виды учётной  информации для внутреннего использования  руководством на всех уровнях управления предприятием. Его цель — это, прежде всего, обеспечить менеджеров информацией  для принятия научно обоснованных управленческих решений. К данным управленческого  учёта, предназначенным для руководства  предприятия, предъявляются совершенно иные требования, чем к информации, представленной в финансовой отчётности и используемой внешними пользователями.

      Пользователей бухгалтерской информации можно  разделить на две группы: внутренние пользователи и внешние пользователи (см. рис. 1.2.).

      Администрацию организации представляют совет  директоров, высший управленческий персонал, менеджеры, руководители и специалисты  подразделений. Представители администрации  являются одним из основных пользователей  бухгалтерской учётной информации. Её состав для каждого представителя  определяется в зависимости от функций, выполняемых представителем, и уровня должности, занимаемой представителем. Собственников, совладельцев и первых руководителей организации, например, больше всего интересуют прибыльность и ликвидность организации (соотношение  платёжных средств и обязательств). Для менеджеров наиболее важной является информация о сумме и норме  прибыли, достаточности денежных средств, себестоимости и рентабельности отдельных изделий и т.п.

      Пользователи  финансовых отчётов традиционно  находятся вне предприятия, подготавливающего  отчёт. Руководители организации отвечают за качество отчётности. Внутренние отчёты составляются для руководства предприятия, они не доступны для внешних пользователей. Данные, содержащиеся в этих отчётах, представляют коммерческую тайну организации. К таким отчётам, в частности, относятся сметы расходов и доходов, калькуляции себестоимости продукции, которые используются при определении  цены продажи продукции, в планировании производства и реализации, планы  капитальных вложений.

      Сторонними  пользователями бухгалтерской информации с прямым финансовым интересом являются сегодняшние и потенциальные  инвесторы, банки, поставщики основных средств и производственных запасов  и другие кредиторы. Они пользуются в основном информацией, содержащейся в бухгалтерской отчётности. По данным отчётности они делают выводы о финансовых перспективах в будущем, о ликвидности и платежеспособности организации.  

Сторонними  пользователями бухгалтерской информации с косвенным финансовым интересом  являются налоговые органы, казначейство, Контрольно-ревизионное управление (КРУ) Минфина Российской Федерации, аудиторские фирмы, Госкомстат, Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, органы, уполномоченные управлять государственным  и муниципальным имуществом, органы планирования экономики и другие пользователи (фондовые биржи, работники  профессиональных союзов, научные консультанты, покупатели и др.).

      Налоговые органы и казначейство, в отличие  от других сторонних пользователей  информации, имеют право пользоваться не только отчётной, но и всей другой учётной информацией, необходимой  для проверки правильности уплаты федеральных, республиканских и местных налогов  на прибыль (доходы), налогов на добавленную  стоимость и на заработную плату, акцизов. Вся учётная информация предоставляется ревизорам КРУ  Минфина России и вышестоящих  органов, а также аудиторам, осуществляющим по договору аудиторскую проверку.

      Представителям  Пенсионного фонда и Фонда  социального страхования предоставляется  учётная информация, необходимая  для проверки правильности отчислений в указанные фонды.

      Сторонние пользователи, имеющие право на использование  всей или части внутренней учётной  информации, обязаны хранить коммерческую тайну организации.