Организация системы первичного учёта на предприятии

     Введение

     Эффективная организация системы первичного учета становится в настоящее  время насущной проблемой, требующей  если не немедленного, то достаточно оперативного решения. Связано это с тем, что  сегодня значительная часть российских предприятий, переживших все экономические и политические кризисы и катаклизмы последнего десятилетия и тем не менее «оставшихся на плаву», перешли к качественно новому этапу своего развития. Накоплен определенный опыт функционирования организаций в условиях рыночной экономики, при этом коренным образом изменился подход к ведению бизнеса. Необходимость планирования, жесткого учета и контроля всех имеющихся на предприятии ресурсов наряду с пониманием того, что деятельность компаний должна быть прозрачна, обусловили повышение требований к системе, поставляющей оперативную и достоверную информацию для принятия решений. Однако на многих крупных промышленных предприятиях потребности руководства в такой информации не удовлетворяются, что негативно сказывается на общей эффективности управления. В этой связи вопросы реорганизации и модернизации действующих на предприятии систем первичного, а далее управленческого и финансового учета, становятся более чем актуальными. Поскольку попытки провести подобные мероприятия самостоятельно заканчиваются, как правило, либо неудачей, либо незначительным экономическим эффектом, за помощью в разрешении данной проблемы все чаще обращаются к специалистам, среди которых лидирующие позиции занимают именно аудиторские компании. Востребованность такого рода консалтинга позволяет говорить о целесообразности выделения аудита первичного учета в качестве самостоятельной услуги. 
 
 
 

     1. Требования к оформлению  первичных документов

     Следует отметить также, что не менее важным представляется и использование  аудита системы первичного учета в качестве значимой составляющей обязательного аудита. Это связано с целым рядом факторов:

     • первичный учет - база бухгалтерского учета, результаты анализа состояния  первичного учета на 70-80 % можно проецировать на всю систему бухгалтерского учета и систему внутреннего контроля на предприятии;

     • в результате проведения аудита первичного учета в конкретных числовых показателях  определяются объемы первичной учетной  документации и уровень автоматизации  их создания и обработки, что позволяет оценить масштабы и характер предстоящей проверки;

     • выявляются наиболее слабые участки  учета, что влияет на состав и содержание процедур при проведении аудиторской  проверки;

     • исследование качества аудиторских  доказательств в значительной степени  является страховкой для аудитора, проверяющего конкретный раздел учета. Аудитор определенно будет знать о том, с каких позиций ему подходить к предоставляемой подтверждающей документации по каждому разделу учета, и какой объем выборки достаточен при аудите конкретного участка.

       Необходимым условием обеспечения  высокого качества оказываемых  услуг при проведении аудита  первичного учета (собственно  как и любого другого объекта  аудита) является разработка научно-обоснованной  методики его организации. Проблема  тем более актуальна, что до настоящего времени мы не располагаем достаточной научно-практической базой по предмету исследования, теоретически не обобщены вопросы организации и не определены методические подходы к проведению аудита первичного учета. В силу этого, тема исследования представляется актуальной и востребованной практикой.

     Основными законами, стоящими перед бухгалтерской  службой любой организации, являются:

     · Формирование полной и достоверной  информации о хозяйственных процессах  и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для её использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;

     · Обеспечение контроля за наличием и  движением имущества, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утверждёнными нормами, нормативами и сметами;

     · Своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной  деятельности, выявление и мобилизация  внутрихозяйственных резервов.

     Выполнение  этих задач напрямую зависит от полноты  и своевременности отражения  на счетах бухгалтерского учёта хозяйственных  операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что  в свою очередь является следствием документального оформления совершённых операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учётной информации, предоставляемой бухгалтерией организации её пользователям.

     Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, так как эффективность ведения бухгалтерского учёта в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменным подтверждением факта совершения хозяйственных операций (их юридическая доказательность).

     Юридическое значение документов состоит в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции. Документы или данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта, а также в качестве свидетельств при разрешении хозяйственных и судебных споров, возникающих между организациями или между организацией и органами налогового контроля по поводу налоговых правонарушений и т. д.

     Контрольно-аналитическое  значение документов заключается в том, что они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности осуществленных операций. Кроме того, документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении ими как обязательных, так и инициативных аудиторских проверок с целью обоснованного решения целей и задач аудита, обусловленных договором между экономическим субъектом и аудиторской организацией. Документы служат также основанием проведения и источником информации контроля и ревизии.

     Если  в организации не создана система  организации и ведения первичного учёта, то не будет эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.

     Что касается документирования хозяйственных  операций с точки зрения действующего законодательства, то согласно статье 6 Федерального Закона РФ от 21.11.96 №129-ФЗ "О бухгалтерском учёте" все  хозяйственные операции должны отражаться в учёте на основании оправдательных документов. При этом первичные учётные документы могут быть приняты к учёту только в том случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учёта - хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, как правовое экономическое событие места не имеет (нет объекта бухгалтерского учёта).

     Каждый  документ должен содержать общие показатели. Эти показатели называют реквизитами, и они обязательны при составлении любого документа.

     Реквизиты, обязательные для составления документа:

     1. Название документа; 

     2. Дата составления документа; 

     3. Номер; 

     4. Содержание хозяйственной операции;

     5. Основание для её совершения;

     6. Измерители;

     7. Подписи ответственных лиц. 

     Установленный перечень и порядок расположения реквизитов в документе образуют его форму. Формы документов стандартны по размерам.

     Кроме обязательных реквизитов принимаются и дополнительные. Дополнительные - уточняют или дополняют содержание операции

     Основанием  для отражения информации о совершаемых  хозяйственных операциях в регистрах  бухгалтерского учёта являются первичные  документы. Они фиксируют факт совершения хозяйственной операции. К основным требованиям, предъявляемым к первичной учётной документации, относятся:

     · К учёту принимаются только те документы, которые составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных  форм первичной документации. В процессе осуществления финансово-хозяйственной деятельности для оформления совершённых хозяйственных операций организациям необходимо применять типовые межведомственные формы первичных документов, утверждённые государственным комитетом Российской Федерации по статистике в установленном порядке. При необходимости организациям дано право самостоятельно разрабатывать отдельные формы первичных документов и учётных регистров. Кроме того, допускается внесение в действующие формы изменений, детализирующих и уточняющих их, а также дополняющих реквизиты форм при условии сохранения основных реквизитов без изменений;

     · Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, в исключительных случаях - непосредственно  после её окончания;

     · Исправления, имеющиеся в первичной  документации, должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших этот документ, с указанием даты внесения исправления. Все записи в документах производятся чётко, разборчиво, чернилами  или с применением оргтехники (принтеров и т.д.) В банковских и кассовых книгах никакие исправления не допускаются. Ошибочные записи в других документах зачёркивают аккуратно, чтобы было видно зачёркнутое, а сверху надписывается правильный текст или сумма.

     Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Без подписи главного бухгалтера или  уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

     Проверка  аудитором полученных в бухгалтерии  документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте  и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

     1. Устанавливается законность хозяйственной  операции.

     2. В соответствии с оформлением  документов установленным требованиям,  проверяется полнота и правильность  заполнения всех реквизитов, наличие  подписей ответственных лиц, своевременность  составления и предоставления  в бухгалтерию. 

     3. Правильность арифметических подсчётов.

     Вся информация первичных документов после  их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами.

     При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

     При использовании автоматизации в бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Типичные нарушения в первичной документации