align="justify">
-
правильность оплаты или получения
сумм за принятые или отгруженные
материальные ценности;
-
наличие оправдательных документов
при совершении этих операций
и правильность их оформления;
-
полноту оприходования и правильность
списания полученных ценностей.
Расчеты
с поставщиками и подрядчиками -
это такой раздел учета, где наряду
с проверкой отражения операций
в системе бюджетного учета немаловажное
значение приобретает оценка системы
первичного учета. Связано это в первую
очередь с тем, что практически все документы,
которыми оформляются операции данного
раздела, поступают в учреждение извне.
Рассматриваемому
участку учета свойственны определенные
факторы риска, обусловленные следующими
причинами:
-
отсутствие многократного контроля
первичных документов на стадии
их создания и проверки (как
это происходит с документацией,
создаваемой в учреждении);
-
сложность восстановления отсутствующих
и исправления неправильно оформленных
документов;
-
высокая вероятность несвоевременного
поступления подтверждающих документов;
-
отсутствие унификации значительной
части первичных документов, подтверждающих
совершение этих операций (особенно
операций, связанных с расчетами
за оказанные услуги). Отсюда риск
того, что первичная документация может
быть не признана в качестве подтверждающей,
если будут какие-либо сомнения в правильности
оформления документов и их комплектности.
Факторы
риска, а также возможность разного
рода злоупотреблений обуславливают
необходимость предварительного исследования
системы первичного учета на участке расчетов
с поставщиками и подрядчиками. Такой
анализ позволяет проверяющему подготовиться
к проведению основных контрольных процедур
по данному разделу учета, а также обоснованно
определить объемы выборки и способы отбора
элементов в проверяемую совокупность.
Исследование
системы первичного учета строится
по следующей схеме.
1.
Определяется степень воздействия
на организацию первичного учета
различных внутренних (организационная
структура, политика управления и стиль
работы руководителей, методы распределения
полномочий и ответственности, информационное
и кадровое обеспечение, техническая оснащенность)
и внешних (требования законодательства,
принадлежность организации, специфика
отрасли, размеры деятельности, местоположение,
используемые ресурсы) факторов.
2.
Оцениваются величины внутрихозяйственного
и контрольного рисков системы
первичного учета на данном
участке.
3.
Проводится проверка достоверности
(полноты и точности) фактов оприходования
товарно-материальных ценностей (ТМЦ),
принятия к учету работ, услуг. На данном
этапе достигается уверенность в том,
что в организации присутствует вся первичная
документация по всем поступившим ценностям
и всем оказанным услугам за отчетный
период. В зависимости от масштаба деятельности
учреждения проверка данных операций
проводится сплошным методом или выборочным.
Выборка на данном участке осуществляется
следующим образом:
-
по операциям по поступлению
ТМЦ путем выборки с помощью
случайного или систематического
отбора;
-
по операциям по приобретению
работ, услуг путем непредставительной
выборки в зависимости от предмета
договоров, их стоимости и прочих
факторов.
Проверяя
полноту отражения приобретенных
работ, услуг, ревизор может использовать
информацию о типичном "наборе" услуг,
предоставляемых проверяемой организацией
за определенный период, полученную, например,
в результате устного опроса или просмотра
учетных регистров за предыдущие периоды.
При этом проверяющий сверяет данные первичных
приходных документов с договорами на
поставку с тем или иным поставщиком. Затем
проверке подлежит наличие счетов-фактур
от поставщиков по каждой конкретной сделке
по Журналу регистрации счетов-фактур,
Журналу операций расчетов с поставщиками
и подрядчиками или Карточке учета средств
и расчетов. После этого он сверяет полученные
данные с данными складского учета или
с информацией от бухгалтерии о принятых
к учету работах, услугах.
4.
При проведении проверки оперативности
регистрации фактов поступления
материалов, оказания услуг, выполнения
работ ревизор устанавливает причины
расхождений (если таковые есть) между
датами совершения хозяйственных операций
и сроками их регистрации в учете, а также
выясняет, разовый или систематический
характер носят такие факты. Из беседы
с главным бухгалтером (или его заместителем)
проверяющий выясняет, каким образом и
в какие сроки обрабатываются поступившие
на предприятие документы, каковы основные
каналы поступления документов, ведется
ли их централизованная регистрация и
так далее, а также знакомится с перечнем
постоянных и разовых контрагентов предприятия,
причем документам последних уделяется
особое внимание.
По
каждому нарушению берется объяснение
либо от главного бухгалтера, либо от бухгалтера,
ответственного за ведение участка,
по которому найдено нарушение.
5.
Цель проведения проверки законности
первичной учетной документации,
оформляющей операции по расчетам
с поставщиками и подрядчиками,
- получение достаточного количества
доказательств того, что весь
массив первичной учетной документации
имеет юридическую силу (то есть соблюдены
все требования к оформлению документации).
Ревизор полистно просматривает те документы,
которые были отобраны им для проверки
ранее (в соответствии с выбранными критериями).
К проверке документации, оформляющей
операции, по которым были обнаружены
расхождения, подходят с особой тщательностью.
По результатам проведения данной процедуры
проверяющий выявляет общий уровень соблюдения
правил оформления документов по данному
участку и, выявив нарушения, отражает
их в акте проверки. Информация по тем
операциям, по которым документов нет
либо они оформлены неверно (отдельные
реквизиты отсутствуют, в документах есть
исправления), обязательно учитывается
при дальнейшей проверке отражения этих
операций на счетах учета.
6.
Проверка соблюдения графика
документооборота устанавливает
наличие или отсутствие графика
документооборота по операциям
с поставщиками и подрядчиками
(на все ли первичные документы
он составлен, а также работает
ли этот график в действительности).
При необходимости ревизор может также
лично проследить за движением конкретного
документа и исполнением сроков его создания
и обработки. Если графиков документооборота
нет или они подготовлены формально, то
появляется риск того, что некоторые первичные
документы могут отсутствовать или быть
утеряны, будут приняты к учету (то есть
проверены и обработаны) несвоевременно,
например, в следующем отчетном периоде,
а также риск приписок и прочих злоупотреблений.
Следовательно, на документацию, на которую
нет графиков документооборота или если
эти графики реально не работают, при проведении
следующей процедуры ревизор должен обратить
особое внимание.
7.
В результате осуществления проверки
полноты и точности регистрации
документа в учетных регистрах
проверяющий получает достаточное
количество доказательств того, что при
принятии документов к учету соблюдены
шесть основных принципов:
-
было достаточно оснований для
регистрации каждого документа;
-
все документы, которыми оформлялись
проверяемые операции, зарегистрированы
полностью;
-
все документы отражены в соответствии
с экономической сущностью операции,
и по ним произведен точный
количественный и качественный
перенос данных в систему учета;
-
все документы зарегистрированы
своевременно;
-
все документы зарегистрированы
в соответствующих данной хозяйственной
операции учетных регистрах;
-
каждый документ принят к учету
единожды.
Выборка
документов, проверяемых в рамках
данного этапа, производится с учетом
результатов предшествующих этапов.
Особое внимание уделяется документам,
на которые не составлены графики документооборота,
и операциям, по которым первичные документы
отсутствуют либо в них отсутствуют определенные
реквизиты.
8.
Проверка организации хранения
документов и организации доступа
к первичной учетной документации
- следующий этап проведения проверки.
Если нет четко установленного порядка
хранения документации в период исполнения
документов и в период хранения уже исполненных
документов в архиве, то присутствует
риск несанкционированного доступа к
первичным документам. Это может привести
как к утере документов, так и к различного
рода злоупотреблениям с первичной учетной
документацией (приписки, исправления
в документах, уничтожение или подлог
документов и т.п.). Организации обязаны
хранить первичную учетную документацию
не менее пяти лет согласно ст. 17 Закона
N 129-ФЗ. Соблюдение этого срока проверяется
в ходе проведения данного этапа. Источниками
информации для ревизора могут служить
графики документооборота, содержащие
сроки сдачи документов в архив, оформленные
к передаче в архив и уже хранящиеся в
архиве дела, акты о выделении документов
к уничтожению. В ходе проверки может быть
использована информация о наличии или
отсутствии в организации системы паролей
доступа к автоматизированным рабочим
местам, на которых осуществляются создание
и обработка документов данного раздела
учета.
9.
Проверка реальности дебиторской
и кредиторской задолженностей.
Цель этого этапа - достижение
уверенности в том, что задолженности
контрагентов и задолженности
перед контрагентами числятся на счетах
учета в реальных значениях. Данный этап
- один из важнейших при осуществлении
контроля расчетов с поставщиками и подрядчиками,
так как операции с кредиторской задолженностью
и погашением ее наличными денежными средствами
представляют возможность для мошенничества,
растрат и искажений финансовой отчетности.
Наиболее значительных размеров мошенничество
может достигать при осуществлении закупочных
операций. Нарушения при закупках сырья
могут быть как простыми (например, предъявление
в качестве оправдательных документов
накладных и счетов фиктивных фирм, что
легко выявляется в ходе инвентаризации
и сверок расчетов), так и очень сложными,
которые почти невозможно обнаружить
при помощи проверки, когда мошенничество
осуществляется по взаимной договоренности
должностных лиц обеих сторон сделки в
целях обеспечения неверных кассовых
выплат. Ревизор должен убедиться также
в том, что за проверяемый период не было
случаев перекрытия кредиторской задолженности
перед одним контрагентом дебиторской
задолженностью другого. Кроме того, суммы
кредиторской задолженности с истекшим
сроком исковой давности должны быть своевременно
списаны с баланса учреждения.
10.
Проверка расчетов по поставкам.
На этом этапе проверяется
отражение на счетах учета
операций по получению ТМЦ (работ,
услуг) от сторонних организаций, не подтвержденных
в течение определенного срока первичными
документами. Отсутствие подтверждающих
документов выявляется в ходе проверки
системы первичного учета по данному разделу.
Необходимо принимать во внимание, что
аналитический учет по счетам 60-2 "Авансы
выданные" и 60-1 "Расчеты с поставщиками
и подрядчиками" должен обеспечивать
получение данных по неотфактурованным
поставкам и что материальные ценности
(работы, услуги) по таким поставкам должны
быть учтены по ценам и на условиях, предусмотренных
договором. Ревизор должен убедиться в
том, что истребование документов по поставкам
производится в организации в разумные
сроки. Если подтверждающие документы
поступили и имеются расхождения в ценах
и номенклатуре, то ревизору следует проверить
правильность корректировки сумм по соответствующим
позициям на счетах бюджетного учета,
которые к моменту поступления документов
уже были списаны на расходы (финансовый
результат) проверяемого периода. Если
корректировке подлежат данные за предыдущие
отчетные периоды, то целесообразно также
проверить правильность корректировки
соответствующих налоговых и финансовых
отчетов.
11.
Проверка учета курсовых разниц.
Если у проверяемой организации есть поставщики-нерезиденты
или расчеты между контрагентами-резидентами
производятся в рублях, а в договоре сумма
указана в иностранной валюте или в условных
единицах, то в учете возникают курсовые
и суммовые разницы. При проверке ревизор
должен убедиться в правильности расчета
курсовых ризниц.
12.
Проверка правильности списания
дебиторской задолженности. В
ходе этого этапа ревизор выясняет,
были ли в течение проверяемого
периода случаи списания дебиторской
задолженности с истекшим сроком
исковой давности либо нереальной
ко взысканию. Данная задолженность
списывается с баланса учреждения по истечении
трех лет с момента последнего подтверждения
данной задолженности на забалансовый
счет 04 "Списанная задолженность неплатежеспособных
дебиторов", где учитывается в течение
пяти лет с момента ее списания с баланса
для наблюдения за возможностью ее взыскания
в случае изменения имущественного положения
должников. Суммы, полученные в погашение
этой задолженности, списываются с указанного
счета и подлежат перечислению в доход
соответствующего бюджета. Аналитический
учет по счету 04 ведется в Карточке учета
средств и расчетов с указанием фамилии,
имени и отчества должника или реквизитов
юридических лиц.