Документальное оформление и учет кассовых операций

     При этом указанный порядок расчетов предусматривает некоторые случаи расчетов наличными денежными средствами в размере, превышающем 50 базовых величин в месяц, в частности:

• с магазинами-складами за приобретаемые у них товары наличными деньгами только один раз в день за одну покупку товара на сумму не более 150 базовых величин. Покупка товаров в тот же день в других магазинах-складах за наличный расчет не допускается. Порядок расчетов регламентирован Письмом министерства торговли РБ от 4.11.2009 года №07-09\1028К «О работе магазинов-складов»;
• с ветеринарными и фитосанитарными службами. Правила расчетов наличными денежными средствами юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей с ветеринарными и фитосанитарными службами Республики Беларусь, утвержденными постановлением Правления НБ Республики Беларусь от 29.08.2002 г. № 168.
• с рынками за оказываемые ими услуги, за исключением аренды помещений. Порядок расчетов регламентирован Инструкцией о расчетах наличными денежными средствами юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей с рынками, утвержденной постановлением Правления НБ Республики Беларусь от 30.04.2004 г. № 71.

     Свыше 50 базовых величин в месяц, также  имеют право получать юридические лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели, которые осуществляют международные автомобильные перевозки грузов, но только за топливо и услуги, связанные с этими перевозками, по перечню, определяемому Советом Министров Республики Беларусь. Правила расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями за топливо и услуги, непосредственно связанными с международными автомобильными перевозками грузов, утверждены постановлением Правления НБ Республики Беларусь от 29.08.2002 г. № 170 ( в ред. постановления НБ Республики Беларусь от 15.10.2003 г. № 177).

     Перечень  услуг, непосредственно связанных  с международными автомобильными перевозками грузов, утверждены приказом Министерства транспорта Республики Беларусь от 22.04.1999 г. № 80-Ц, в частности, к ним относятся: мойка транспортных средств; стоянка транспортных средств; телефонная и факсимильная связь; оформление перевозки опасных грузов, на которые требуется специальное разрешение; мелкий вынужденный ремонт транспортных средств; конвоирование грузов (в исключительных случаях); услуги терминала ( связь с приграничным контролем транспортных средств и грузов).

     Кроме того разрешается производить расчеты наличными денежными средствами выше 50 базовых величин в месяц за продукцию (товары, работы, услуги), аренду площадей, по платежам в бюджет при внесении этих денежных средств непосредственно в кассы банков для зачисления их на расчетные счета (Правила расчетов наличными денежными средствами, осуществляемыми юридическими лицами, их обособленными подразделениями и индивидуальными предпринимателями путем внесения их непосредственно в кассы банков с последующим зачислением на текущие (расчетные) счета получателей, утвержденные постановлением Правления НБ Республики Беларусь от .08.2002 г. № 171).

     Юридические лица, их обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели, осуществляющие выставочную деятельность (за услуги, кроме оплаты аренды площадей), розничную торговлю, имеют право принимать в кассы наличные денежные средства без ограничения их размера.

     При выдаче по расходному кассовому ордеру или заменяющему его   документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и берет расписку получателя. Если же заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то все получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. 

     В организации выдача денег может производиться по удостоверениям, выданным данной организацией, при наличии на них фотографий и личных подписей владельцев.

     Деньги  кассир имеет право выдавать только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. При выдаче денег по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, кому доверено получение денег. Если же выдача денег производится по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Сама доверенность прилагается к расходному документу.

     В случае выдачи денег лицу, не имеющему возможности по болезни или другим причинам расписаться лично, по его  письменной просьбе за него может расписаться другое лицо, но только не работник бухгалтерии или кассы данной организации. При этом на расходном документе указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего фактического получателя денег и лица, за него расписавшегося.

     Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию, премий и другие массовые выплаты производятся по платежным (расчетно-платеж-ным) ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платеж-ной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера организации или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы прописью.

     По  истечении установленных сроков выдачи заработной платы и других выплат (3 или 5 дней) кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, не получивших деньги, ставит штамп или надпись "Депонировано" и составляет реестр депонированных сумм. В конце ведомости указываются суммы, фактически выплаченные, и суммы, подлежащие депонированию, и скрепляются подписью кассира. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". По одной ведомости выдавать деньги кассиром и раздатчиком запрещается.

     После этого фактически выплаченную сумму  кассир записывает в кассовую книгу и ставит на ведомости штамп: "Расходный кассовый ордер № ".

     Депонированные  суммы сдаются в учреждение банка, на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

     Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены  ответственными за это лицами четко  и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, компьютере). Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается. Выдавать приходные и расходные документы на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. При этом прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

     Приходные и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы сразу после  их исполнения подписываются кассиром, а приложенные к ним документы  погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием числа, месяца, года.

     До  передачи в кассу приходные и  расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии  в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форм 1 или 1-а. Журнал формы 1 открывается отдельно на приходные и на расходные кассовые документы. 

     При этом расходные кассовые ордера, оформленные  на платежных (рас-четно-платежных) ведомостях на выплату заработной платы и  других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

     Журнал  формы 1-а открывается на одновременное  ведение учета приходных и расходных кассовых ордеров.

     Вывод: Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, выдает - по расходным кассовым ордерам. Все приходные и расходные кассовые документы должны быть заполнены ответственными за это лицами четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, компьютере). Никаких подчисток, помарок или исправлений, хотя бы и оговоренных, в этих документах не допускается. До передачи в кассу приходные и расходные кассовые ордера и заменяющие их документы регистрируются в бухгалтерии в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов форм 1 или 1-а. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.2 ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ КАССОВОЙ КНИГИ И ХРАНЕНИЕ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ

     При осуществлении расчетов наличными  деньгами в организации должна вестись  кассовая книга установленной формы. В нее записываются исходные данные на основе первичных учетных документов (приходных и расходных кассовых ордеров, чеков денежных, объявлений на взнос наличными и так далее) [14, c.44].

     Кассовая  книга должна быть пронумерована, прошнурована, и скреплена печатью на последней странице, где делается запись «В книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов». Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

     Каждый  лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной разлиновкой) как  первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без  горизонтальной разлиновки) является вторым экземпляром и заполняется  с лицевой и оборотной стороны  через копировальную бумагу чернилами  или шариковой ручкой. Второй экземпляр  служит отчетом кассира, который  передается главному бухгалтеру. При  этом первые и вторые экземпляры нумеруются одинаковыми номерами.

     Необходимо  отметить, что записи  кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня». Причем, предварительно кассовый лист надо согнуть пополам по линии  отреза так, чтобы отрывная часть  была подложена под неотрывную часть  листа, которая остается в книге.

     Подчистки и неоговоренные исправления  в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления должны быть обязательно заверены подписями  кассира, а также главного бухгалтера организации или лица, его замещающего.

       Записи в кассовую книгу должны  производится кассиром сразу  после получения или выдачи  денег по каждому ордеру или  заменяющему его документу. Для  этого в листе есть две колонки  «Приход» и «Расход». Ежедневно  в конце рабочего дня кассир  подсчитывает итоги операций  за день по приходу и расходу,  выводит остаток на следующее  число и передает в бухгалтерию  в качестве отчета кассира  второй отрывной лист с приходными  и расходными кассовыми документами  под расписку в кассовой книге.  Не допускается составление отчета  кассира за несколько рабочих  дней.

     В период выдачи средств на оплату труда, остаток кассы выводится по учтенным в кассовой книге приходным и  расходным кассовым ордерам. По строке «В том числе на оплату труда» указывается  сумма остатка наличных денег, не выплаченная по платежной ведомости. При этом сумма выданных за день наличных денег по платежный ведомости  на оплату труда расходным кассовым ордером не отражается  по колонке  «Расход» в кассовой книге. Платежная  ведомость на оплату труда в обязательном порядке хранится в кассе вместе с остатком наличных денег и является документом, подтверждающим отсутствие недостачи наличных денег в кассе [5, c.73].

     Контроль  правильности ведения кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера организации. В бухгалтерии, поступающие  кассовые отчеты с первичными документами  подвергаются обработке. Каждая запись проверяется по существу операции, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего со счетом 50 синтетического счета и субсчета. Кроме этого остаток денег на начало дня по отчету кассира сверяется с остатком на конец дня, показанном в предыдущем отчете, проверяется также правильность выведенных оборотов и остатка.

     Руководители  организаций обязаны обеспечить сохранность наличных денег и  других ценностей в кассе, а также  при доставке их из банка и сдачи  в банк. Поэтому руководителям  при приеме на работу кассира и  других лиц, занимающихся транспортировкой либо сопровождением наличных денег, рекомендуется  обращаться в органы внутренних дел  и медицинские учреждения для  получения сведений об этих лицах. На эти должности по возможности  не допускаются лица: