Автоматизация учета кассовых операций

Форма диалога для ввода документа представляет собой экранную форму, содержащую поля для ввода реквизитов документа.

Для кассовых документов предусмотрен ещё журнал с наименованием «Журнал кассовых документов», который используется для регистрации документов двух типов – приходных и расходных кассовых ордеров.

Заметим, что один и тот же документ может быть зарегистрирован не в одном, а одновременно в нескольких журналах. Однако в отличие от ручного учета ввод документа осуществляется однократно, а компьютер самостоятельно производит «разноску» записей о документе по разным журналам в соответствии с правилами конфигурирования системы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Формирование приходного  кассового ордера.

 

Документ «Приходный кассовый ордер» предназначен для учета поступлений наличных денежных средств.

Для ввода нового документа можно воспользоваться пунктом «Приходный кассовый ордер» в меню «Касса» (или «Банк и касса»). Откроется окно, в котором для создания нового документа надо щелкнуть по кнопке «Добавить» и выбрать вид операции документа: оплата от покупателя, прем розничной выручки, возврат денежных средств подотчетным лицом, получение наличных денежных средств в банке, расчеты по кредитам и займам с контрагентами, прочий приход денежных средств.

Обратиться к форме диалога для ввода документа можно и другими способами:

• открыть журнал операций (меню «Операции»→ «Журнал операций») и из него обратиться к режиму ввода нового документа с помощью пиктограммы «Добавить». На экране появится большой список, содержащий все виды документов. Из него нужно выбрать интересующий документ «Приходный кассовый ордер», вид операции и далее ввести информацию путем заполнения предложенной формы документа;
• открыть специализированный журнал, предназначенный для регистрации кассовых документов (в нашем случае «Журнал регистрации кассовых документов», находящихся в меню «Касса»). Далее с помощью нажатия на клавишу Insert, или через меню «Действия→Добавить» обратимся к режиму ввода нового документа. Теперь будет предложен ограниченный список, состоящий только из двух документов, которые регистрируются в текущем журнале:
• Приходный кассовый ордер;
• Расходный кассовый ордер. 

Выберем первый из перечисленных типов документов и вид операции. В результате раскроется диалоговая форма для ввода соответствующего документа. Обращение к форме документа и последующего его заполнения показан в Приложении 5.

Поясним порядок заполнения формы.

Первое поле «Номер» предназначено для ввода номера документа. Автоматически документу присваивается номер по порядку. Это поле может откорректировано, однако обычно в этом нет никакой необходимости. Во втором поле «от:» проставляется дата документа, которая должна соответствовать дате поступления денежных средств в кассу. Также автоматически заполняется поле «Организация:». В поле «Сумма:» указывается сумма вносимая в кассу.

В зависимости от установления вида операции (кнопка «Операция» в верхней части окна) с помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым операциям:

• Оплата от покупателя;
• Прием розничной выручки;
• Возврат денежных средств подотчетником;
• Возврат денежных средств поставщиком;
• Получение денежных наличных средств в банке;
• Расчеты по кредитам и займам с контрагентами;
• Прочий приход денежных средств.

В зависимости от выбранного вида операции форма ввода изменяется (изменяются состав и назначение полей в нижней части окна).

В случае оформления поступления денежных средств от покупателя или комиссионера документ «ПКО» может быть выписан на основании документа «Реализация товаров и услуг» или «Отчет комиссионера». Операция «Оплата от покупателя» установлена по умолчанию.

Если необходимо оформить операцию получения денег от поставщика за возвращенные ему ранее позиции номенклатуры, то в приходном кассовом ордере устанавливается вид оплаты «Возврат денежных средств поставщиком».

В случае оформления операции по возврату неизрасходованных денежных средств  подотчетником устанавливается вид операции «Возврат денежных средств подотчетником». При оформлении данной операции необходимо выбрать подотчетное лицо, которое возвращает денежные средства и тот документ («Расходный кассовый ордер»), по которому производится возврат денежных средств.

С помощью документа «Приходный кассовый ордер» можно оформить операцию получения денежных средств с банковского счета в кассу. При этом в документе устанавливается вид операции «Получение наличных денежных средств в банке» и указывается расчетный счет, с которого будут сняты денежные средства, и касса, в которую они поступили в качестве наличных денежных средств.

В документе «Приходный кассовый ордер» предусмотрена возможность фиксации так называемых прочих сумм, которые напрямую не относятся ни к одной торговой операции. Это может быть например, получение кредита в банке, поступление денег в качестве процентов по акциям и т.д. в этом случае устанавливается вид оплаты «Прочий приход денежных средств», а в документе заполняется соответствующая статья движения денежных средств. 

Если необходимо приять розничную выручку с торговой точки, то устанавливается вид оплаты «Прием розничной выручки». Если торговая точка автоматизирована, то проводки по бухгалтерскому учету формируются документом «Отчет ККМ о продажах», а не документом «Приходный кассовый ордер». В случае неавтоматизированной торговой точки необходимо установить соответствующий флаг в форме документа. В этом случае проводки формируются самим документом.

В закладку «Печать» вводится необходимая информация для правильного формирования печатной формы документа, а именно: информация о том, от кого поступили денежные средства (поле «Принято от» в печатной форме документа), а также основание и приложение по документу.

В бухгалтерском учете отражаются все указанные операции. В налоговом учете отражаются суммовые разницы как внереализационные доходы или расходы, если они возникают по факту расчетов с контрагентами. Для операции «Оплата от покупателя» возможно автоматически разбить сумму платежа на оплату и аванс, для этого необходимо указать счет учета аванса.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Поступление денег  в кассу.

 

Допустим, деньги в кассу поступают от подотчетного лица (сдается наличными остаток подотчетных сумм), тогда выбираем операцию «возврат денежных средств подотчетником».

Автоматически заполняются поля: номер, дата (поле «от:») и организация. В поле «Сумма» введем сумму полученную от подотчетного лица.

На счете 70.01 аналитический учет ведется в разрезе сотрудников, поэтому программа автоматически включает в документ поле для ввода реквизита «Подотчетник». Это поле заполняется путем выбора значений из соответствующего справочника, который открывается после щелчка. Заполняем также поле «Статья ДДС» (движение денежных средств) путем выбора из справочника (если нужного элемента нет, то нужно его добавить), как показано в Приложении 6.

В закладке «Печать» в графе «Принят от» автоматически будет указанно наименование выбранного сотрудника в таком виде, как оно было введено в справочник. Целесообразно в ручную исправить окончание наименования (например ФИО сотрудника), чтобы оно было в родительном падеже для правильной печати документа.

В поле «Основание» указывается основание поступления денег в кассу: «Возврат остатка подотчетных сумм» см.Приложение 7.

В поле «Приложение» перечисляются документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру, если они имеются.

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Печать документа. Завершение процесса ввода документа.

 

После заполнения всех полей документа нажатием экранных кнопок «Записать» и «Печать»(в нижней части формы ввода) на экран выводятся окна, содержащие печатную форму документа «Приходный кассовый ордер» и квитанция к нему (см. Приложение 8) .

Бухгалтер должен проверить правильность составления документа. Если он сформирован правильно, все поля заполнены правильно, то можно распечатать данный документ на принтере, выбрав в меню «Файл» пункт «Печать». Экземпляр приходного кассового ордера, подписанный главным бухгалтером и кассиром, остается в архиве бухгалтерии, а квитанция выдается на руки лицу, внесшими наличными  в кассу.

После завершения печати документа окно с печатной формой можно закрыть, а также завершить процесс ввода документа, нажав кнопку «ОК» в диалоговой форме ввода документа.

Это приведет к сохранению документа в базе данных, кроме того, во все журналы, предусмотренные для документа данного типа, будут внесены записи о его наличии. Кроме того, будут сформированы проводки, предусмотренные данным документом, и помещены в базу учетных данных. При этом документ получает статус «Проведенный».

После завершения операции ввода нового документа в окне соответствующего журнала появляется запись о введенном документе.

Данный документ является проведенным, о чем соответствует пометка (галочка), размещенная слева от записи. Следовательно, этому документу соответствует операция содержащая проводки.

 

 

 

 

 

2.5. Просмотр проводок, сформированных по документу автоматически. Просмотр и редактирование существующего документа.

 

Находясь в журнале операций (меню «Проводки»→ «Журнал операций»), можно выделить нужный документ (щелкнуть по нему один раз) и в нижней части журнала просмотреть проводки того документа, который выделен в верхней части  журнала (см. Приложение 9).

В компьютере сохранены формы ввода первичных документов. Они доступны для просмотра  и корректировки. Их вызов может быть осуществлен из журналов операций, проводок и соответствующих документов двойным щелчком мыши на соответствующей записи. Кнопка «Печать» в экранной форме позволяет повторно напечатать неограниченное число копий любого документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.6. Формирование расходного  кассового ордера.

 

Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) (меню «Касса» или «Банк и касса») предназначен для учета выплаты наличных денежных средств. В зависимости от установленного вида операций с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным торговым операциям.

• Оплата поставщику;
• Возврат денежных средств покупателю;
• Выдача денежных средств Подотчетнику;
• Прочий расход денежных средств;
• Выплата заработной платы по ведомостям;
• Выплата заработной платы работнику;
• Расчеты по кредитам и займам с контрагентами;
• Взнос наличными в банк;
• Инкассация денежных средств;
• Выплата депонированной заработной платы.

В случае оформления выплаты денежных средств поставщику или комитенту РКО может быть выписан на основании документа «Заказ поставщику», «Поступление товаров и услуг» или «Отчет комитенту». При оформлении таких операций следует установить вид операции «Возврат денежных средств покупателю». В этом случае РКО может быть выписан на основании документа «Возврат от покупателя» или «Заказ покупателя».

В случае оформления операции по выдаче денежных средств подотчетному лицу устанавливается вид операции «Выдача денежных средств Подотчетнику». При оформлении данной операции из справочника «Физические лица» необходимо выбрать подотчетное лицо, которому выдаются денежные средства.

Валюта зафиксированная в «Расходный кассовый ордер», по которому выдаются денежные средства  подотчетному лицу, определяется как валюта подотчетного лица. Именно в этой валюте подотчетное лицо должно отчитываться и оформлять авансовый отчет.

При оформлении операции «Взнос наличными в банк» в документе указывается  та касса компании, из которой расходуются наличные денежные средства, и тот расчетный счет организации, на который они поступают.

На основании «Расходный кассовый ордер» с установленным видом операции «Инкассация денежных средств» можно ввести документ «Платежный ордер: поступление денежных средств», отражающий операцию по зачислению инкассированных денежных средств на расчетный счет организации.

В документе предусмотрена возможность фиксирования выплаты так называемых прочих сумм, которые напрямую не относятся ни к одной торговой операции. Это может быть, например, оплата аренды помещений, выдача денежных средств на представительские расходы и т.д. в этом случае устанавливается вид операции «Прочий расход денежных средств» и вводится дополнительная информация о статье движения денежных средств.

В документе также вводится необходимая информация для правильного формирования его печатной формы, а именно: о том, куму выданы наличные денежные средства (Поле «Выдать» в закладке «Печать»), а также основание и приложение по документу. При проведении документа по бухгалтерскому учету в группе полей «Получатель» указывается дополнительная информация о виде и типе расчетов и о счете расчета, на который необходимо отнести данный платеж.