Автоматизация учета кассовых операций

• предприятие, ведущие денежные расчеты с населением без применение контрольно-кассовых машин, подвергаются штрафу от 50 до 100 размеров минимальной месячной оплаты труда;
• предприятие, использующее неисправленную контрольно-кассовую машину, подвергаются штрафу от 28,6 до 57,1 установленного законодательством размере минимальной месячной оплаты труда;
• предприятие, осуществляющее торговые операции после приостановлении его деятельности, подвергаются штрафу в 700 –кратном установленного законодательством размере минимальной месячной оплаты труда;
• предприятие, не вывесившие ценник на продаваемый товар, подвергаются штрафу от 14,3 до 28,6 установленного законодательством размера минимальной месячной оплаты труда;
• не выдача чека лицом, обязанным выдать его покупателю, или выдача чека с указанием суммы менее уплаченной, наказывается штрафом в 10-кратном установленном законом размере минимальной месячной оплаты труда, но не менее 20% от стоимости покупки.

Таким образом, необходимо соблюдать правила применения денежных расчетов с населением. Данные расчеты в торговых предприятиях осуществляют кассиры-операционисты через операционные кассы. То есть на предприятиях могут функционировать как операционные, так и главная касса.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира

на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (см.  Приложение 1), после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности, пример которого приведен далее.

Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальном ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы

другим лицам.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости

временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и т. п.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

На предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими (кроме кассиров) лицами, с которыми заключается договор о материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о материальной ответственности.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Для проведения ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. При этом следует помнить, что отсутствие хотя бы

одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием

для признания результатов инвентаризации недействительными. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии  все ценности, поступившие на их ответственность,

оприходованы, выбывшие - списаны в расход.

Инвентаризационная комиссия составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Кроме того, инвентаризации подлежат также ценные бумаги и бланки

строгой отчетности.

Лица, виновные и неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований

Порядка ведения кассовых операций.

Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий

сохранности денег и ценностей на предприятиях. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условии, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

 

 

 

 

3. Порядок приёма и выдачи денежных средств.

Порядок получения и выдачи денежных средств регулируется письмом Центрального Банка России об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 октября 2011г. N 373-П (см. Приложение 1).

 Согласно этому нормативному  документу прием наличных денежных  средств кассами предприятий  производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия.

О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Выдача наличных денежных средств из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и другим) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

 В тех случаях, когда на  прилагаемых к расходным кассовым  ордерам документах, заявлениях, счетах  и других имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денежных средств по расходным кассовым ордерам или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя. Если заменяющий расходным кассовым ордерам документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

 Расписка в получении денег  может быть сделана получателем  только собственноручно чернилами  или шариковой ручкой с указанием  полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. При получении денег  по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

Выдача денежных средств лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдачу денежных средств кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости».

Оплата труда, выплата пособий по социальному страхованию и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

 На титульном (заглавном) листе  платежной (расчетно-платежной) ведомости  делается разрешительная надпись  о выдаче денег за подписями  руководителя и главного бухгалтера  предприятия или лиц на это  уполномоченных.

 По истечении сроков оплаты труда (3-х рабочих дней), выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

• в платежной (расчетно-платежной) ведомости напротив фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается.

 Бухгалтерия производит проверку  отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

 Депонированные суммы сдаются  в банк, и на сданные суммы  составляется один общий расходный  кассовый ордер.

Выдача денежных средств лицу для последующей сдачи в банк также производится на основании расходно-кассового ордера. В подобных расходно-кассовых ордерах очень часто допускается ошибка. В поле «Получатель» правильно указывать не наименование кредитной организации, а ФИО лица, которому предстоит сдача денежных средств в банк на расчетный счет.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

 В приходных и расходных  кассовых ордерах указывается  основание для их составления  и перечисляются прилагаемые  к ним документы.

 Выдача приходных и расходных  кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

 Прием и выдача денег по  кассовым ордерам может производиться  только в день их составления.

 При получении приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

• наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;
• правильность оформления документов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

 В случае несоблюдения одного  из этих требований кассир  возвращает документы в бухгалтерию  для надлежащего оформления. Приходные  и расходные кассовые ордера  или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4. Ведение кассовой книги и хранение денег.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.