Аудит учета денежных средств

     При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выявлению полноты, своевременности  и правильности оприходования денежной наличности (поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов  арендной платы и других доходов). Поступления из банка проверяются  путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка  и приходных кассовых ордерах. Поступление  выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.

     Проверяя  расходование наличных денег из кассы, аудитор должен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств  на представительские расходы, доверенностей  от сторонних организаций, исполнительных листов ). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на заработную плату, на выплату различных пособий, на командировочные, хозяйственные, представительские расходы, на выдачу ссуд сотрудникам и т. д.), соблюдение лимита кассы.

     Выясняется  соблюдение установленного лимита расчета  наличными деньгами между юридическими лицами.

     Устанавливаются факты оплаты сотрудникам произведенных  хозяйственных расходов без оформления авансовых отчетов, повторной оплаты по ранее оформленным документам, присвоения денежных сумм по подложным  документам и др.

     В заключение исследуется правильность указанной в учетных регистрах  по счету 50 «Касса» корреспонденции  счетов, подсчета оборотов, наличных средств  и их остатков. Для этого сверяются  данные кассовой книги, отчета кассира  и учетного регистра за соответствующий  месяц периода по датам. Выявленные расхождения между сравниваемыми  показателями означают наличие ошибок, которые могут быть как непреднамеренными, вызванными невнимательностью бухгалтера при подсчете, так и преднамеренными. Последние требуют получения  письменных объяснений и оперативного информирования руководителя предприятия. В любом случае обнаруженные аудитором  ошибки и недостоверные данные обязательно  регистрируются в его рабочих  документах.

     Типичные  ошибки, выявляемые при аудите кассовых операций:

• отсутствие первичных кассовых документов или  оформление их с нарушением установленных  требований;

• выплаты  подотчетным лицам на основании  оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых  отчетов;

• несоблюдение лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами;

• проведение расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин;

• некорректное отражение кассовых операций в учетных  регистрах;

• арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета.

     В ходе аудиторской проверки кассовых операций аудитору приходится решать вопрос о необходимости проведения инвентаризации кассы. Действующие  нормативно-законодательные акты не дают однозначного ответа о необходимости такой инвентаризации. Поэтому аудитору целесообразно действовать следующим образом.

     Если  инвентаризация предусмотрена в  договоре на аудиторскую проверку или  если осуществляется обязательная аудиторская  проверка за текущий отчетный период, инвентаризацию кассы проводить  необходимо, так как в соответствии с отечественными стандартами аудитор  несет ответственность за проверку правильности отражения в финансовой отчетности событий, произошедших после  даты составления баланса до даты составления аудиторского заключения.

     Инвентаризация  должна проходить в присутствии  кассира и главного бухгалтера. Порядок  проведения инвентаризации кассы может  быть следующим: при наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы  предотвратить возможность доступа  к ним после начала аудиторской  проверки. Кассир должен составить  кассовый отчет о кассовых операциях  за последний день, вывести остаток  денег по кассовой книге на день проверки.

     Одновременно  с кассира берется расписка, что  все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы неоприходованных и не списанных  в расход денег не имеется. После  этого осуществляется пересчет наличных денег. Если во время инвентаризации кассы имеются частично оплаченные платежные ведомости на выплату  заработной платы, пособий и т.д., аудитор подсчитывает в них итог и выплаченную по ним сумму  принимает к зачету, о чем делается отметка в акте. После пересчета  денег и других ценностей, хранящихся в кассе, полученный остаток сверяется  с данными учета по кассовой книге.

     Результаты  проверки оформляются составлением акта, который подписывают аудитор, главный бухгалтер экономического субъекта и кассир.

     В случае выявления излишков или недостачи  денежных средств или денежных документов и других ценностей аудитору необходимо взять письменное объяснение у кассира  о причинах их возникновения. При  выявлении крупной недостачи  денежных средств аудитор обязан сообщить о выявленных фактах руководителю предприятия и поставить вопрос об отстранении кассира от его обязанностей до окончания проверки.

     При инвентаризации кассы необходимо проверить: имеется ли приказ руководителя о  назначении кассира; заключены ли с  кассиром и другими сотрудниками бухгалтерии договоры о полной индивидуальной материальной ответственности установленной  формы; соответствует ли помещение  кассы рекомендациям по обеспечению  сохранности денежных средств, по технической  укрепленности и оснащенности средствами охранно-пожарной сигнализации. Аудитор обязан также получить ответы на следующие вопросы: проводятся ли периодические и внезапные ревизии кассы; не превышают ли наличные денежные средства, находящиеся в кассе, установленный лимит.

     При аудите также проводится инвентаризация денежных документов, находящихся в  кассе, и иностранной валюты.

     3. АУДИТ ОПЕРАЦИЙ ПО РАСЧЕТНЫМ СЧЕТАМ

     При аудите операций по расчетному счету аудитору необходимо проверить:

• соответствие остатка денежных средств, отраженных в бухгалтерской отчетности, сумме  средств, реально находящихся на банковских счетах. Для этого аудитор  просит руководство аудируемого  лица направить в банк, где открыты  счета, письмо с просьбой подтвердить  для аудитора остаток по счету  на отчетную дату. При этом особо  указывается, что ответ на запрос должен быть направлен на адрес аудитора, который указывается в запросе (а иногда в запрос вкладывается и конверт с адресом аудитора для отправления ответа). Именно в этом случае, когда ответ-подтверждение банка отправляется на адрес аудитора, минуя персонал аудируемого лица, считается, что риск махинаций клиента с данными об остатках на счетах минимален;

• соответствие сумм, указанных в выписках банка, суммам, указанным в приложенных  к ним оправдательных первичных  документах;

• наличие  в первичных документах, приложенных  к выпискам, штампа банка. В случае если выявлены документы без штампа банка, аудитору целесообразно направить письменный запрос в банк с целью выявления правильности произведенной операции;

• правильность и полноту зачисления денежных средств, сданных в банк наличными;

• обоснованность перечисления денежных средств акцептованными платежными поручениями через почтовые отделения связи (депонированная заработная плата, алименты и т.п.), а также  достоверность указанных в перечне  почтовых адресов получателей переводов;

• правильность отражения в учете операций, связанных  с конвертацией рублей;

• правильность составления бухгалтерских проводок по oпeрациям в банке, отражение этих операций в бухгалтерском учете  на соответствующих счетах. Особое внимание аудитору следует обратить на те операции, которые по бухгалтерскому учету списаны (минуя счета расчетов) на затраты производства (балансовые счета 20, 23, 25, 26) или расходы на продажу (счет 44);

• полноту  и достоверность банковских выписок  и документов к ним. Полнота банковских выписок устанавливается по их постраничной нумерации и переносу остатка  средств на счете. Остаток средств  на конец периода в предыдущей выписке банка по счету должен равняться остатку средств на начало периода в следующей выписке.

     Анализ  операций, совершенных в отчетном периоде, осуществляется путем тщательного  изучения выписок с приложенными к ним платежными документами. Такая  проверка позволяет выявить бездокументальное  списание средств или перечисление средств на одни цели, тогда как  приложенные документы подтверждают другие цели. Одновременно банковские документы изучаются по существу. Аудитору необходимо выяснить, допускаются  ли незаконные банковские операции (при  отсутствии договоров между предприятиями, по бестоварным счетам и т.п.); полноту  и своевременность оприходования  оплаченных товарно-материальных ценностей; достоверность документов на получение ссуд или предоставление займов; правильность и законность операций с аккредитивами.

     При проверке поступивших на счета денежных средств следует установить правильность их учета и полноту зачисления. Для учета банковских операций используются счета 51 «Расчетные счета» и 55 «Специальные счета в банках».

     Перечисленную покупателями выручку сверяют с  записями в учетных регистрах  по счетам учета реализации 90 «Продажи», 91 «Прочие доходы и расходы» и  по счету учета расчетов с покупателями и заказчиками 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Поступление денежных средств от прочих дебиторов (по договорам  аренды, совместной деятельности, штрафных санкций ) проверяют по данным выписок  и приложенных к ним документов. Выясняется также правильность указания корреспонденции счетов по зачислению денежных средств на счета в банках, своевременность выделения НДС  по поступившим суммам выручки, авансов. Суммы, не подтвержденные документально, должны учитываться на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчета «Расчеты по претензиям».

     Аналогично  осуществляется контроль операций по списанию денежных средств с расчетного и других банковских счетов. Особое внимание уделяется своевременности  и полноте оприходования в  кассу полученных из банка наличных денег, законности перечисления средств  по счетам поставщиков и прочих кредиторов. Такие операции должны быть подтверждены документально (договорами, актами сдачи-приемки выполненных работ, накладными на материальные ценности и др.). Если предприятие осуществляет переводы сумм заработной платы, удержаний по исполнительным листам и т.д., их обоснованность обеспечивается как наличием первичных учетных документов, так и реальностью указанных в них адресов получателей средств.

     Правильность  корреспонденции счетов по списанию денежных средств с расчетного и  других счетов проверяется по данным учетных регистров по счетам 51 и 55. Так, следует уточнить правомерность  отнесения на издержки отдельных  видов расходов. Как правило, средства, списанные с расчетного и других счетов в банках, предварительно отражаются на счетах учета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 76 «Расчеты с  разными дебиторами и кредиторами» и непосредственно не относятся  на счета издержек (20, 26, 44 и др.). Тем  самым обеспечивается необходимая  аналитичность учета, возможность  контроля отдельных видов затрат. Поэтому аудитор должен убедиться, что под видом текущих затрат не списаны расходы на капитальные  вложения, на научно-исследовательские работы, на оплату социально-бытовых и других услуг, стоимость которых в состав расходов не включается. Для этого может проводиться сплошная проверка документов и взаимная сверка регистров учета по указанным счетам. Обнаруженные нарушения фиксируются в рабочих документах аудитора.

     На  заключительном этапе проверки данного  блока операций устанавливается  реальность и законность операций по счету 57 «Переводы в пути». На эти  счета иногда необоснованно относят  просроченную дебиторскую задолженность, искажая тем самым финансовую отчетность. По счету 57 выясняется реальное отражение средств, направленных для  зачисления на расчетный счет (путем  инкассации, сдачи в вечернюю кассу  банка, через отделение связи  и др.).

     Типичные  ошибки, выявляемые аудитором при  аудите банковских операций:

• отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операций, или оформление их ненадлежащим образом;

• отсутствие приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения операций;