Аудит расчетов с подотчетными лицами

Так как задолженность работника по выданному ему под отчет в качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность, то в связи с изменением текущего курса рубля по отношению к иностранной валюте, выданной в под отчет, за период со дня фактической выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникать курсовые разницы, которые в зависимости от их положительного или отрицательного значения отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (91 «Прочие доходы и расходы») и кредиту счета 91 (71).

При этом для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем обмен выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. При отсутствии такого документа применяется курс, установленный ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Обращается внимание на правомерность оформления представительских расходов.

Представительские расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом  и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

- по проведению официального приема

- по транспортному обеспечению  представителей других организаций, связанному сих доставкой до  места проведения встречи и  обратно;

- по буфетному обслуживанию  лиц участвующих  во встрече  во время переговоров;

- по оплате услуг переводчиков, не стоящих  в штате организации.

Как правило, подотчетные лица покупают для своего предприятия материалы. Если их используют сразу, не храня на складе, то нужно составить акт на списание материалов, перечислив в нем все, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат – 20, 26, 23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно доказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если же купленные материалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет 10, а списать только в момент передачи в производство.

Заполненный авансовый отчет сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает подотчетные суммы. Заполненный и утвержденный авансовый отчет вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет.

 

Заключение

Проведя исследование выбранной темы можно сказать, что аудит – это деятельность, направленная на уменьшение предпринимательского риска, аудит способствует уменьшению до приемлемого уровня информационного риска для пользователей финансовых отчетов. Аудит обеспечивает не только проверку достоверности финансовых показателей, но и, разработку предложений по оптимизации хозяйственной деятельности с целью рационализации расходов и увеличения прибыли.

В заключении можно сдать выводы о том, что в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы.

А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы.

Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

В процессе написания работы было подтверждено, что расчеты с подотчетными лицами охватывают значительные объемы хозяйственной деятельности предприятия. В силу того, что правильность ведения данного участка бухгалтерского учета в конечном итоге отражается на величине налогов, уплачиваемых предприятием, актуальность данной темы выходит за рамки одного предприятия, т.к. касается бюджета государства.

В практической части работы был проведен аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «Новые технологии строительства», основной сферой деятельности которого является внедрение новых технологий в строительной индустрии региона. Проверка была проведена в соответствии с Законом «Об аудиторской деятельности».

Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.

В результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам действующего законодательства, регламентирующего данный раздел учета.

 

 

 

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс РФ часть 1 от 30.11.1994г. № 51-ФЗ (ред. от 27.12.2009г.)
2. Гражданский кодекс РФ часть 2 от 26.01.1996г. № 14-ФЗ (ред. от 17.07.2009г.)
3. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ, и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ
4. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ред. от 25.11.2009г.)
5. Федеральный Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ
6. Федеральный закон Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» от 30 декабря 2008 № 307-ФЗ
7. Приказ Министерства финансов РФ № 94н от 31 октября 2000 г. «План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия и Инструкция по его применению» (ред. Приказа Минфина РФ от 07.05.2003г. № 38н, от 18.09.2006г. № 115н)
8. Приказ Министерства РФ № 49 от 13 июня 1995г. «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
9. Постановление Правительства РФ от 23.09.2002г. № 696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности»
10. Постановление Госкомтруда СССР от 25.12.1974г. № 365 (ред. от 20.08.1992г.) «Об утверждении правил об условиях труда советских работников за границей»
11. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров ЦБ РФ № 40 от 22.09.1993 г.
12. Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62 "О служебных командировках в пределах СССР"
13. Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя"
14. Письмо Минфина РФ от 12.05.92 № 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах"
15. Письмо Минфина РФ от 12.05.92 № 30 "О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах"
16. Письмо Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96  № 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу"
17. Письмо Минфина РФ от 16.12.93 № 11-02-49 (ред. от 23.10.97) "О размерах и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств"
18. ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (приказ Минфина РФ от 27.11.2006г. № 154н в ред. от 25.12.2007г. № 147н)
19. Алборов Р. А. Аудит в организациях промышленности и АПК. М.: АО ДИС, 2004.
20. Аудит. Учебник для вузов /В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; Под ред. проф. В.И. Подольского. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит, 2005. – 583 с.
21. Безруких П.С., Кондраков Н.П., Палий В.Ф. Бухгалтерский учет – М.: Бухгалтерский учет, 2004, - 576 с.
22. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит. М.: ИНФРА-М, 2006.
23. Основы аудита./Под ред. проф. Я.В. Соколова. М.: Бух. учет, 2001
24. Практический аудит/ С.М. Бычкова, Т.Ю. Фомина; под ред. С.М. Бычковой. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2009. – 176 с.
25. Заварихин Н.М., профессор, д.э.н., Ю.В. Потехина, Методы аудита. Журнал «Аудитор» №7-2005.
26. Парушина Н.В.,  Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами.  Журнал «Аудитор» № 1-2006.

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

Вопросник для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами

 

№ п/п	Вопрос	Ва-риант ответа	Информация или документ, который следует запросить
1	Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды	Нет
		Да	Список лиц, которым разрешено выдавать деньги на хозяйственные нужды
2	Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее полученным под отчет суммам	Нет
		Да	Журнал-ордер № 7
3	Оформляются ли письменные распоряжения руководителя предприятия по направлении работников в командировки	Нет
		Да	Письменные распоряжения руководителя
4	Облагаются ли подоходным налогом суточные сверх норм, возмещаемые по решению руководителя предприятия	Нет
		Да	Приказ руководителя о возмещении
5	Организован ли аналитический учет командировочных расходы в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет
		Да
6	Имеются ли утвержденные руководителем предприятия сметы представительский расходов	Нет
		Да	Письменное распоряжение руководителя
7	Организован ли аналитический учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм для целей налогообложения	Нет
		Да
8	Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на командировки	Нет
		Да

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

Методы контроля для выявления типичных нарушений расчетов

с подотчетными лицами

 

	Основные виды нарушений, допускаемых при ведении кассовых операций	Метод сбора аудиторских доказательств
		1	2	3	4	5	6	7	8
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1.3.	Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя предприятию могут быть выданы деньги на хозяйственно операционные расходы						+
1.4.	Выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками предприятия						+
1.5.	Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам						+
1.7.	Несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы			+			+
2.1.	Отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку			+
2.2.	Отсутствие командировочных удостоверений с отметкой в месте пребывания в командировке						+
2.3.	Несоблюдение установленных норм командировочных расходов						+
2.4.	Отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
3.1.	Нарушение порядка удержания подоходного налога и начисления фондов социального страхования и обеспечения с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм						+	+
3.2.	Некорректное выделение налога на добавочную стоимость в суммах командировочных расходов						+	+
4.1.	Выделение сумм налога на добавленную стоимость расчетным путем от стоимости материальных ценностей, приобретенных за наличный расчет в розничной торговой сети						+	+
4.2.	Списание на затраты сумм налога на добавленную стоимость от стоимости материальных ценностей, приобретенный через подотчетных лиц у изготовителей, в оптовой торговле						+	+
5.1.	Несоответствие фактического размера представительский расходов утвержденной смете						+
5.2.	Отсутствие учета представительский расходов в пределах норм и сверх норм						+		+
6.1.	Некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами						+
6.2.	Неправильное выведение остатков на конец отчетного периода						+	+
6.3.	Несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7						+	+

 

Методы сбора аудиторских доказательств:

 

1. Наблюдение или участие в инвентаризации;
2. Наблюдение за выполнением хозяйственных или бухгалтерских операций;
3. Устный опрос;
4. Получение письменных подтверждений;
5. Проверка документов, полученных клиентом от третьих лиц;
6. Проверка документов, подготовленных на предприятии клиента;
7. Проверка арифметических расчетов;
8. Анализ.

 

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

 

Карточка проверка по форме расчетов с подотчетными лицами

 

№ п/п	Нарушения
1	2
1	Авансовый отчет не утвержден руководителем
2	Нет подписи подотчетных лиц на обратной стороне авансового отчета
3	Нет даты утверждения авансового отчета
4	Бухгалтерские проводки составлены в иностранной валюте без пересчета в рубли
5	Бухгалтерские проводки составлены в тысячах рублей
6	Вместо документов, подтверждающих выплату конкретной суммы, приложены другие (счета, накладные без отметки об оплате и т. д.)
7	Отметки об оплате сделаны лишь штампом «ОПЛАЧЕНО» (отсутствуют подписи)
8	В первичных документах отсутствуют оттиски печати
9	Не все перечисленные в авансовом отчете документы приложены к этим отчетам
10	В актах закупа не имеется данных, необходимых при составлении договора купли-продажи (паспортных данных, прописки и др.)
11	В первичных документах неуказанна (указана неразборчиво) цель платежа.
12	Отсутствует штамп «ОПЛАЧЕНО»
13	Не соблюдены сроки отчета по подотчетным суммам
14	На обратной стороне авансового отчета на указаны бухгалтерские проводки на каждый из документов
15	В авансовом отчете заполнены не все графы (подотчетные суммы, даты их выдачи и др.)
16	В авансовом отчете на указаны проводки
17	На первичных документах отсутствует их номинал (не указана цена приобретения)
18	Журнал-ордер № 7 составлен не в разрезе подотчетных лиц и каждого авансового отчета одновременно
19	В командировочных удостоверениях отсутствуют или исправлены даты убытия (прибытия)
20	На счете гостиницы отсутствует ее печать
21	В авансовом отчете отсутствуют первичные документы, подтверждающие использование постельных принадлежностей
22	Отсутствует копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы
23	В первичных документах по загранкомандировкам на автомобиль (страховка и др.) в качестве владельца указано не предприятие, а водитель