Аудит расчетов с подотчетными лицами

      На  заключительном этапе аудита осуществляется проверка организации синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

      Проверку  аналитического учета расчетов с  подотчетными лицами проводят по подотчетным  лицам. При этом сверяются записи в ведомости аналитического учета  по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по подотчетным лицам  и оборотной ведомости или журнале-ордере.

      Устанавливается наличие суммы сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  по данным Главной книги. Сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  на начало и конец месяца, и обороты  по счету в аналитическом и  синтетическом учете сверяются с данными, указанными в Главной книге.

      Сверка  данных бухгалтерского учета расчетов с  подотчетными лицами с данными бухгалтерской  отчетности

      Аудиторская организация при проведении аудита должна получить достаточный объем  аудиторских доказательств, чтобы убедиться, что:

      конечные  сальдо по счетам синтетического учета  расчетов с подотчетными лицами (71) предыдущего отчетного периода  соответствующим образом перенесены в начало проверяемого отчетного  периода;

      соответствующие показатели бухгалтерской отчетности на начало и конец отчетного периода, соответствуют учетным данным регистров синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами.

      Итоговым  этапом аудита являются обобщение результатов, анализ ошибок, выявленных в ходе аудита.

      Ошибки, обнаруженные в процессе аудита по данной процедуре, могут оказывать влияние:

• на правильность определения себестоимости продукции (товаров, работ, услуг);
• на правильность определения финансовых результатов;
• на правильность исчисления и уплаты налога на прибыль;
• на правильность исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц;
• на правильность исчисления и уплаты единого социального налога.

      Как следствие, все это влияет на достоверность  финансовой (бухгалтерской) отчетности.

      Необходимо  проанализировать обнаруженные ошибки и нарушения в соответствии с требованиями федерального стандарта аудиторской деятельности "Существенность в аудите". Существенность ошибок оценивается количественно и качественно. Для количественной оценки аудитор сравнивает обнаруженные ошибки с уровнем существенности, установленным на стадии планирования. При качественной оценке аудитор руководствуется собственным практическим опытом и знаниями.

      При анализе ошибок, выявленных в ходе аудита, необходимо определить степень  их влияния на достоверность бухгалтерской (финансовой) отчетности.

      Перечень  проверенных документов, выявленные ошибки и нарушения, а также мнение аудитора по результатам проверки, фиксируются в рабочих документах.

Типичные  нарушения при  осуществлении учета  расчетов с подотчетными лицами

     Нередко в организациях допускаются ошибки в учете расчетов с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения  бухгалтерского учета и отсутствия контроля за учетом расчетов данного вида. Данные ошибки значительно влияют на налогообложение организации, следует их избегать.

     Ошибка - в организации не соблюдается порядок выдачи денег под отчет. Наиболее частые нарушения:

     - отсутствует приказ руководителя, устанавливающий порядок выдачи работникам подотчетных средств;

     - в приказе о порядке выдачи  подотчетных средств не установлен  круг лиц, имеющих право на  получение денег под отчет,  или не указаны размеры подотчетных  сумм, а также сроки их возращения;

     - производится выдача наличных средств работникам, не указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных сумм;

     - производится выдача наличных  денег под отчет лицам, не  отчитавшимся полностью по ранее  полученным суммам;

     - допускается передача полученных  под отчет наличных денег одним работником другому.

     Основные  принципы, которые необходимо соблюдать  каждой организации при работе с  подотчетными средствами, установлены  пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Выдача наличных денег под  отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работникам другому.

     Ошибка - к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

     В соответствии с законом «О бухгалтерском  учете» все хозяйственные операции, проводимые предприятиями, должны оформляться  оправдательными документами, которые  служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета. При этом первичные документы принимаются для отражения в бухгалтерском учете, если содержат все обязательные реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным реквизитам относятся: наименование документа; дата составления документа; наименование организации, составившей документ; содержание хозяйственной операции; денежные и натуральные измерители хозяйственной операции; наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы. Кроме того, в акте закупки ценностей у физических лиц должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

     Первичными  оправдательными документами, подтверждающими  расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), квитанции  к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки и т.д.

     При отсутствии оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы  за счет подотчетных сумм, либо при  наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами  нет оснований для отражения  операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

     Также необходимо предоставление чеков контрольно-кассовых машин при покупке ценностей  у юридических лиц в розничной торговле.

     Ошибка - расчет с другими юридическими лицами, выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты.

     Расчеты между юридическими лицами за приобретенные  для производственных целей товаров (работы, услуги) наличными деньгами, в том числе и выданными из кассы организации работникам под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

     Руководствуясь  решением Совета директоров Банка России от 6 ноября 2001 г. (протокол № 25), установить в Российской Федерации предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тыс. руб. Таким образом, начиная с 21 ноября 2001 года по одному договору можно рассчитаться наличными деньгами лишь в пределах 60 000 рублей. Если работник нарушил лимит расчетов, фирма может быть оштрафована.

     Ошибка - бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

     Принцип временной определенности фактов хозяйственной  деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете  и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения  финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

     На  основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовым ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

     Обращается  внимание на правомерность оформления представительских расходов. Представительские  расходы могут быть признаны оправданными, если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах, перечень участников мероприятия, программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми товарными и кассовыми чеками, закупочным актом  и др. Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести следующие затраты:

     - по проведению официального приема

     - по транспортному обеспечению  представителей других организаций,  связанному сих доставкой до места проведения встречи и обратно;

     - по буфетному обслуживанию лиц  участвующих  во встрече во  время переговоров;

     - по оплате услуг переводчиков, не стоящих  в штате организации.

     Как правило, подотчетные лица покупают для своего предприятия материалы. Если их используют сразу, не храня на складе, то нужно составить акт на списание материалов, перечислив в нем все, что куплено. Тогда со счета 71 материалы можно списать на счета учета затрат – 20, 26, 23 и т.д. Акт прикладывают к авансовому отчету. С его помощью можно доказать при проверке, какие именно материалы вы списали. Если же купленные материалы отправляются на склад, то их нужно обязательно приходовать на счет 10, а списать только в момент передачи в производство.

     Заполненный авансовый отчет сдается в бухгалтерию, где проверяют, правильно ли он составлен, все ли оправдательные документы к нему приложены, нет ли в нем арифметических ошибок. Аудитор должен проверить, чтобы отчет был подписан самим подотчетным лицом, главным бухгалтером и сотрудником бухгалтерии, принявшим этот отчет, утвержден руководителем организации или уполномоченным на это лицом.

     На  основании данных утвержденного  авансового отчета бухгалтерия списывает  подотчетные суммы. Заполненный  и утвержденный авансовый отчет  вместе с приложенными к нему документами переплетается и сдается в текущий архив организации. В этом архиве он хранится пять лет.

     Нарушение: в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами.

      В соответствии с пунктом 15 Положения  о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 26 декабря 1994г. № 170, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

      Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995г. № 49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

      При большом количестве подотчетных  лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка  и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

      Так, несвоевременная сдача неизрасходованной  части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка  ведения кассовых операций. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

      В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных  подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средства организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.