Аудит расчетов с подотчетными лицами

     Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.

     Для сбора информации при составлении  программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник (табл.1).⁶

     Вопросы для проверки расчетов с подотчетными лицами

     Таблица 1

     По  результатам опроса ответственных  работников проверяемого предприятия по вопроснику (табл. 1) аудитор может сделать следующие выводы:⁷

1. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием на предприятии установленного приказом руководителя круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
2. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ лицам, не отчитавшимся за полученные ранее суммы под отчет, выдаются новые авансы.
3. Приказы о направлении работников в командировки не оформляются, при этом следует проверить, не допускается ли под видом командировочных расходов скрытое авансирование работников предприятия.
4. В нарушение Закона РФ «О подоходном налоге с физических лиц»  суточные,   возмещаемые   сверх   норм   работникам предприятия, не облагаются подоходным налогом.
5. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет командировочных сумм в пределах норм и сверх норм не ведется.
6. В нарушение Положения о составе затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг) сметы представительских расходов не разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
7. В нарушение Закона РФ «О налоге на прибыль» и Закона РФ «О налоге на добавленную стоимость» для целей налогообложения учет представительских расходов в пределах норм и сверх норм не ведется.
8. В нарушение п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в суммах, превышающих необходимые.

      По  результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Промежуточные выводы по вопроснику позволяют аудитору сделать основной вывод — о том, что порядок расчетов с подотчетными лицами неудовлетворителен.

     Подобный  вывод может быть основанием для  следующих действий:⁸

• если по результатам опроса сотрудников проверяемого 
  предприятия и данным экспресс-анализа отчетности расчеты с подотчетными лицами составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, то аудитор может планировать проверку этих расчетов в обычном порядке для оценки существенности статьи «Расчеты с подотчетными лицами» в отчетности предприятия;
• если удельный вес расчетов с подотчетными лицами велик, например, приобретение производственных запасов на суммы, превышающие лимит расчетов наличными деньгами; оплата работ и услуг сторонних организаций осуществляется через подотчетных лиц и размер задолженности за подотчетными лицами превышает разумные границы, погашение задолженности не производится, то такие факты могут стать для аудитора основанием для отказа от выражения своего мнения о достоверности отчетности предприятия и соответствии бухгалтерского 
  учета Положению о бухгалтерском учете и отчетности.

      В общем случае по результатам опроса у аудитора оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.

     При проверке расчетов с подотчетными лицами применяются практически все  методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или  нескольких возможных нарушений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

4. Перечень аудиторских  процедур

     Для выявления каждого из возможных  нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур.

     Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет.

     Проверка  своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам и средствам, выданным на хозяйственные нужды, осуществляется в рамках аудита кассовых операций (см. процедуры «Касса 2.2.1» и «Касса 2.2.2» аудита кассовых операций). Если при проведении проверки предприятия установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их работниками продолжительное время, в том числе по истечении трех дней после установленного срока, следует провести проверку использования подотчетных сумм, получить письменное объяснение от соответствующих должностных лиц и подотчетного лица и с учетом этой проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный доход этого подотчетного лица.

     При установлении фактов списания задолженности  подотчетных лиц без представления  соответствующих оправдательных документов,  подтверждающих произведенные расходы, подотчетные суммы,   необоснованно   списанные  с   работников удержания   из   заработной   платы,   на основании статей 7 Закона Российской Федерации «О подоходном налоге с физических лиц» подлежат включению в совокупный налогооблагаемый доход этих работников того календарного года, в котором суммы были ими получены.

     Основные  контрольные процедуры:⁹

• «Подотчет 1.1.1» — проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
• «Подотчет 1.1.2» — проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
• «Подотчет 1.1.3» — проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
• «Подотчет 1.1.4» — проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
• «Подотчет 1.1.5» — проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.

      В случае, когда решением руководителя предприятия сумма, выданная под  отчет, не возвращена и списывается  за счет чистой прибыли предприятия, аудитору необходимо удостовериться в том, что, во-первых, решение о списании действительно существует, во-вторых, что с подотчетной суммы удержан подоходный налог в соответствующем размере и, в-третьих, если решение о списании принято после 1 января 1996 г., то на эту выплату следует начислить взносы в Пенсионный фонд РФ и удержать 1% взносов в Пенсионный Фонд РФ согласно ст. 1 Закона РФ № 207-ФЗ от 21.12.95;

• «Подотчет 2.1.1» — проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.

      Все приложения к авансовым отчетам  во избежание их позорного использования должны быть погашены.

     Проверка  соблюдения порядка гашения первичных  документе проводится в рамках аудита кассовых операций (см. процедуру «Касса 3.1.3» аудита кассовых операций);

• «Подотчет 2.1.2» — проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
• «Подотчет 2.1.3» — проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
• «Подотчет 2.1.4» — проверка правильности возмещения 
  командировочных расходов.

       Для выполнения этой процедуры при командировках по территории РФ аудитор или его ассистент могут использовать таблицу норм возмещения командировочных расходов (табл. 2).

Нормы возмещения командировочных расходов, руб.

   Таблица 2

      В соответствии со ст. 217 гл. 23 и ст. 238 гл. 24 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных в соответствии с действующим законодательством.

     Аналогичные таблицы используются  и при  проверке правильности возмещения командировочных расходов за границей,

• «Подотчет 2.1.5» — проверка правильности ведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
• «Подотчет 2.2.1» — проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.

      При оплате работникам расходов на краткосрочные  командировки как внутри страны, так  и за ее пределы в облагаемый налогом  доход не включаются суточные в пределах норм, установленных законодательством, а также фактически произведенные  и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сбор за услуги аэропортов, страховые и комиссионные сборы, расходы на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (кроме проезда на такси), на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, получению заграничного паспорта и виз, прописке заграничного паспорта, а также по обмену чека в банке на наличную иностранную валюту;

• «Подотчет 2.2.2» — проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:

-проезду  к месту служебной командировки  и обратно, 

-затраты  за пользование в поездах постельными  принадлежностями,