Аудит расчетов по оплате труда работников организации

     В случае если один или несколько месяцев  расчетного периода отработаны не полностью, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах.

     Количество  календарных дней в неполном календарном  месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

     В ходе проверки отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных  с начислением и выплатой оплаты труда, аудитору следует:

      в случае начисления оплаты труда за работу в выходной день (основные производственные рабочие) проверить записи по счету 20 «Основное производство» и счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При этом необходимо убедиться в правильности отражения в учете операций, связанных с доплатой, и обоснованность их отнесения в себестоимость продукции;

      в случае начисления оплаты труда рабочим, за работу по исправлению производственного брака проверить записи по счету 28 «Брак в производстве» и счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При этом необходимо убедиться в обоснованности отражения в учете оплаты за изготовление бракованной продукции. Следует обратить внимание на условия, повлекшие за собой изготовление бракованной продукции (период освоения производства, скрытые дефекты и т.д.);

      в случае начисления оплаты пособия по временной нетрудоспособности (других социальных пособий) проверить записи по счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Необходимо убедиться в правомерности возмещения начисленной  оплаты за счет средств Фонда социального страхования. Обязательно наличие листка нетрудоспособности;

      проверку  начисления отпускных за счет резерва  следует начать с изучения принятой учетной политики в части создания резерва на оплату отпусков и размера ежемесячных отчислений. Затем проверяются записи по счету 96 «Резервы предстоящих расходов» и счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

      в случае перечисления денежных средств  с расчетного счета организации на пластиковые карточки сотрудников проверить путем сопоставления данных банковских выписок по операциям, отраженным в соответствующем регистре бухгалтерского учета по счету 51 «Расчетные счета», записям на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

      в случае выплаты денежных средств  из кассы организации - путем сопоставления данных расходных кассовых ордеров, отраженным в соответствующем регистре бухгалтерского учета по счету 50 «Касса», записям на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

      После проверки расчета и начисления заработной платы необходимо установить правильность обобщения и группировки расходов по оплате труда по счетам, центрам ответственности, объектам калькулирования.

     При проверке порядка распределения  средств, направляемых на оплату труда, особое внимание аудитор должен уделить  вопросам, связанным со сферой деятельности работников, источниками, используемыми при начислении оплаты труда.

       При проведении проверки по распределению средств, направляемых на оплату труда, аудитору необходимо ознакомиться с ведомостью распределения заработной платы по соответствующим источникам ее образования (финансирования). Приведенные в ней данные сверяются с выданными нарядами (заказами) на выполнение определенных работ.

     В случае если в проверяемом периоде  работникам организации начислялись и выплачивались премии, носящие систематический характер, например за достижение высоких количественных и качественных результатов труда, за выполнение особо важных заданий, а также вознаграждения по итогам работы за год и выслугу лет, то аудитору прежде всего следует ознакомиться с положением о премировании работников организации, положением о выплате вознаграждения по итогам работы за год и положением о выплате вознаграждения за выслугу лет, регулирующими порядок, размеры и условия их выплаты.

      Если  премии начисляются работникам за непроизводственные результаты (например, за культурно-массовую, спортивную работу, организацию отдыха работников и т.п.), то их сумма включается в состав прочих расходов. Суммы премий, включенные в состав прочих расходов, облагаются налогом на доходы физических лиц и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

2.3. Аудит удержаний из оплаты труда

     Проверка  правильности удержаний из оплаты труда  и иных доходов работников является одной из главных задач аудитора. При этом аудиторской проверкой должны быть охвачены все удержания, предусмотренные законодательством:

      обязательные  удержания (по налогу на доходы физических лиц; по исполнительным листам и надписям нотариальных контор в пользу физических и юридических лиц; по вступившему в законную силу приговору суда);

      удержания по инициативе работодателя (за причиненный  организации материальный ущерб; за допущенный брак; удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм;  удержания по предоставленным займам и ссудам; удержания излишне выданной оплаты труда и др.);

      удержания, инициаторами которых являются работники  организации (удержание профсоюзных  взносов, производимые в пользу физических или юридических лиц на основании письменного заявления работника).

     При проверке удержаний по налогу на доходы физических лиц аудитор должен убедиться в правильности предоставления работникам соответствующих налоговых вычетов – стандартных, социальных, имущественных и профессиональных.

     Особое  внимание аудитор должен уделить  стандартным налоговым вычетам, поскольку они касаются большей части налогоплательщиков. Стандартные налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода отдельным категориям налогоплательщиков, указанным в ст.218 Налогового кодекса РФ. Налогоплательщикам, имеющим право более чем на  один стандартный налоговый вычет, предоставляется максимальный из них.

     Независимо  от предоставления указанных стандартных  вычетов работникам организации, имеющим детей, предоставляется стандартный налоговый вычет на их содержание в размере 1000 руб. за каждый месяц налогового периода на каждого ребенка в возрасте до 18 лет или учащегося дневной формы обучения в возрасте до 24 лет.

     Работнику организации стандартный налоговый  вычет на содержание детей предоставляется на основании его письменного заявления по установленной форме. К заявлению должны быть приложены соответствующие документы: свидетельство о рождении ребенка – для детей в возрасте до 14 лет; паспорт – для детей в возрасте 14 – 18 лет; справка учебного заведения – для учащихся дневной формы обучения; справка органа попечительства и надзора – для детей, опекуном которых является работник организации. Таким образом, аудитору необходимо проверить наличие указанных документов в бухгалтерии организации. Уменьшение дохода работника на соответствующий налоговый вычет без представления работником письменного заявления либо при отсутствии подтверждающих документов является нарушением законодательства о налогах и сборах Российской Федерации. Такие факты аудитор должен отразить в пояснительной записке и, кроме того, потребовать от бухгалтерской службы произвести перерасчет сумм налога на доходы физических лиц с конкретных работников либо обязать их представить соответствующие документы.

     В заключение аудитору следует проверить  достоверность сведений, которые организация предоставляет в налоговые органы, о выплаченных физическим лицам доходах, начисленных и удержанных с этих доходов суммах налога на доходы физических лиц.

     Выявленные  в ходе проверки недочеты и нарушения  аудитор должен отразить в пояснительной записке к аудиторскому заключению. При аудите прочих обязательных удержаний (по исполнительным листам и надписям нотариальных контор; по вступившему в законную силу приговору суда) аудитору необходимо проверить:

      наличие соответствующих исполнительных документов в организации. В частности, к числу исполнительных документов относятся исполнительные листы, выдаваемые судебными органами, судебные приказы, нотариально удостоверенные соглашения об уплате алиментов и т.п.;

      порядок учета и движения документов. Поступившие в организацию исполнительные документы регистрируются и не позднее следующего дня после их поступления передаются в бухгалтерию под расписку ответственному лицу, которое назначается приказом (распоряжением) руководителя организации. В бухгалтерии они заносятся в специальный журнал или картотеку. Аудитору необходимо убедиться в ведении такого журнала с занесением в него соответствующих записей;

      правильность  начисления и взыскания сумм, удерживаемых с доходов работников организации, их соответствие действующему законодательству, согласно которому общая сумма удержаний не может превышать 50% суммы оплаты труда. В исключительных случаях (при удержании алиментов на несовершеннолетних детей) размер удержаний может составлять 70% суммы оплаты труда и приравненных к ней платежей и выдач. Кроме того, аудитору следует удостовериться, что администрация организации соблюдает требования законодательства об освобождении отдельных доходов работников от удержаний.

     Проверка  учета и удержания подотчетных сумм предусматривает проведение комплекса работ.

     В первую очередь аудитор должен убедиться  в наличии и ознакомиться с  приказом (распоряжением) руководителя организации об утверждении списка лиц, которым разрешено получение наличных денежных средств из кассы организации. Далее аудитор проверяет сальдо на начало проведения аудиторской проверки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за каждый проверяемый месяц. Указанная сумма должна соответствовать данным Главной книги.

     В случае удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм из заработной платы оформляется соответствующий приказ (распоряжение) руководителя организации, с которым должно ознакомиться лицо, с которого производиться удержание. Аудитор проверяет наличие такого приказа и подписи в нем подотчетного лица, расчетную ведомость, где должны быть отражены суммы удержаний, и соответствующий регистр бухгалтерского учета, где списывается задолженность работника (дебет счета 71, кредит счета 70).

     Часто на практике удержания за причиненный организации материальный ущерб администрация организации производит на основании заключенного с работником письменного договора о полной материальной ответственности за не обеспечение сохранности имущества и других ценностей, преданных ему на хранение или для других целей. При этом, если при ограниченной материальной ответственности за причиненный организации ущерб работники несут ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не выше своего среднемесячного заработка, то при полной материальной ответственности работник обязан возместить причиненный ущерб в полном размере без каких-либо ограничений.

     Осуществляя проверку, аудитору необходимо убедиться  в наличии договора о полной материальной ответственности с работником, проверить правильность его заполнения и наличие всех необходимых реквизитов сторон. Если с работником, привлекаемым к возмещению причиненного ущерба в полном размере, договор о полной материальной ответственности не заключен либо он заключен с работником моложе 18 лет, то в этом случае работник должен нести ограниченную  материальную ответственность.

     Помимо  договора о полной материальной ответственности  аудитору следует также удостовериться в наличии соответствующего приказа (распоряжения) руководителя, необходимого для того, чтобы произвести удержания за подписью руководителя или уполномоченных на то лиц. Приказ об удержании с доходов работника причиненного по его вине ущерба передается в бухгалтерскую службу организации, которая определяет размер причиненного ущерба по фактическим потерям на основании данных бухгалтерского учета. Аудитору необходимо проверить правильность определения размера ущерба.

     Кроме того, на данном этапе проверки аудитору следует ознакомиться с актами на списание объектов основных средств  и иного имущества, пришедших в негодность по вине отдельных работников, привлеченных к материальной ответственности. Размер причиненного ущерба должен быть уменьшен на стоимость оприходованных в результате демонтажа оборудования отдельных запасных частей, использование которых в производственном процессе в дальнейшем возможно и экономически целесообразно.