Аудит операций с производственными запасами

В бухгалтерии учет материалов осуществляется по журнально-ордерной форме учета в журнале-ордере № 3. При этом данные о поступлении материалов зачастую отражаются не в соответствующем периоде в связи с задержкой счетов-фактур в инженерной службе подразделения.

По истечении месяца завскладом подсчитывает количество поступивших и количество выбывших материалов и выводит остаток на конец месяца, используя начальное сальдо. Этот остаток должен соответствовать остатку последнего дня месяца. Выведенные остатки заносятся в книгу складского учета (сальдовую книгу), хранящуюся в бухгалтерии.

Поступление материалов отражается на счете 10 «Материалы» и 16 «Отклонения в себестоимости материалов», на котором учитываются транспортно-заготовительные расходы при поступлении горюче-смазочных материалов в корреспонденции со счетом 60 (для Славмаркета) или 76 (для прочих поставщиков).

Дт 10 (16)  Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»)

Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям»  Кт 60

Отпуск материалов со склада осуществляется на основе следующих документов:

- лимитно-заборная карта (форма М-8) составляется при систематическом отпуске материальных ценностей со склада;

- накладная на отпуск  материалов (форма М-11) – заполняется  при эпизодическом отпуске материалов;

- накладная на отпуск  материалов на сторону (форма  М-15) применяется при продаже материальных  ценностей другому юридическому  лицу.

Аудиторская проверка осуществляется как в целом по предприятию, так и по отдельным структурным подразделениям.

Проверка учета материалов на подразделениях состояла из следующих этапов: сверка информации, полученной по данным соответствующих строк бухгалтерского баланса подразделения с данными по субсчетам, входящим в каждую строку, полученную из Главной книги подразделения.

 В следующей таблице  приводится бухгалтерская справка  по проверке поступлений и  списанию материальных запасов  в ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор».

 

                                                                                                                                                       Таблица № 3.3.1

Аудиторская справка по проверке поступлений МПЗ за счет кредитных средств

№ п/п	Содержание операции	Мнение бухгалтера			Мнение аудитора			Нормативный документ	Последствие ошибки
		Дт	Кт	Сумма	Дт	Кт	Сумма
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Январь
1.	Получен кредит в банке	51	66	120 000	51	66	120 000
2.	Деньги перечислены поставщикам в качестве предоплаты	60	51	120 000	60	51	120 000
3.	Начислены проценты за кредит за январь	91	66	2 400	15	66	2 400
Февраль
4.	1 февраля получены материалы  от поставщика	15	60	100 000	15	60	100 000
5.	Оприходованы материалы по учетным ценам	10	15	100 000	10	15	100 000
6.	Начислен НДС по материалам	19	60	20 000	19	60	20 000
7.	Начислены проценты за кредит за февраль	91	66	2 400	91	66	2 400
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
8.	НДС по приобретенным материалам принят к вычету				68	19	20 000	План счетов бухгалтерского учета (Инструкция в части применения счета 68)
Март
9.	Начислены проценты за кредит за март	91	66	2 400	91	66	2 400
10.	Оплачен кредит и проценты по кредиту	66	51	127 200	66	51	127 200
11.	Списано превышение фактической себестоимости материалов над учетной ценой (104 800 – 100 000)				16	15	4 800	План счетов бухгалтерского учета (Инструкция в части применения счета 16), ПБУ 5/01 п.6

 

 

 

 

Аудитор  ____________________________  Иванова И. И.

 

 

 

 

                                                                                                                                                                                    Таблица № 3.3.2

Аудиторская проверка по списанию материально-производственных запасов

 

№ п/п	Содержание операции	Мнение бухгалтера			Мнение аудитора			Нормативный документ	Последствие ошибки
		Дт	Кт	Сумма	Дт	Кт	Сумма
1.	Списана краска в основное производство в количестве 400 банок	20	10	66 450	20	10	66 450	ПБУ 5/01 п. 19, методические указания по учету МПЗ
2.	Списано 20 банок краски для ремонта спортзала	26	10	3 500	26	10	3 500	План счетов бухгалтерского учета (Инструкция в части применения счета 10)
3.	Списано 10 банок краски на вспомогательное производство	23	10	1 750	23	10	1 750	ПБУ 5/01 п. 19
4.	Списаны отклонения от фактической себестоимости	26	16	717	26	16		План счетов бухгалтерского учета (Инструкция в части применения счета 10), ПБУ 5/01 п. 6
					20	16
					23	16

 

 

Аудитор  ____________________________  Иванова И. И.

 

В случае отсутствия расхождений по первому пункту следующим этапом является анализ помесячного движения по самому материальному субсчету.

Если в ходе анализа не было выявлено каких-либо ошибок или необычных колебаний, то далее выборочно проверяются несколько первичных документов на предмет их правильного отражения в бухгалтерском учете. Если же в ходе анализа выявляются ошибки, то производится их анализ и более тщательная проверка первичной документации.

Параллельно с этим осуществляется корреспонденция счетов на предмет выявления необычных проводок. В случае наличия таковых, производится их анализ.

Следующим этапом проверки является анализ своевременности отражения в бухгалтерском учете поступления материалов. С этой целью анализируются первичные документы 2011 г.

С предыдущими этапами проверки неразрывно связана информация, полученная из годовой инвентаризации. Так, наличие существенных недостач или излишков может свидетельствовать о слабости системы учета и контроля материалов, а абсолютное отсутствие недостач на больших складах – о недостаточном качестве инвентаризации.

При проведении аудита материалов в ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор», как обладающему наибольшим количеством материалов было уделено повышенное внимание. Здесь была осуществлена не только аналитическая проверка регистров бухгалтерского учета, но и проведен осмотр склада.

В связи с тем, что в начале 2011 г. ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор» вело ручной учет движения материалов, сводный помесячный учет движения материалов по субсчетам не велся. В результате для дальнейшего анализа материалы были рассмотрены в разрезе складов. Данные журнала-ордера № 3 были сверены с Главной книгой.

Далее информация по складам, на которых хранится наибольшее количество материальных ценностей, была рассмотрена в разрезе помесячных приходов и расходов. Затем само материальное движение  (раздельно приход и расход) было сверено с первичными документами (счета-фактуры, транспортные накладные).

Однако при проведении анализа помесячного движения материалов на складах выяснилось, что ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор» не вело сводного учета помесячных поступлений (ситуация, аналогичная субсчетам). Поэтому дальнейший анализ производился путем выборочной проверки первичных документов и сверки их с регистрами бухгалтерского учета.

Следующим этапом проверки является тестирование первичных документов на предмет своевременности отражения операций в регистрах бухгалтерского учета. С этой целью проверяется несколько счетов за последние числа декабря 2011 г. Данные счета обязательно должны быть отражены в том отчетном периоде, к которому относятся транспортные накладные.

После проверки на своевременность отражения операций в учете следует осмотр складов. Он осуществляется следующим образом: из имеющихся у кладовщика инвентарных карточек произвольно выбираются несколько. После этого осуществляется осмотр самого склада. В процессе осмотра склада данные инвентарных карточек сверяются с фактическим наличием материалов на складе. Параллельно с этим среди материалов случайно выбирается несколько наименований, они пересчитываются, обследуются на предмет наличия бирок. Данные по этим материалам по возвращении сверяются с данными соответствующих инвентарных карточек.

Одним из существенных моментов проведения аудиторской проверки материалов является беседа с заведующим складом и кладовщиком. В процессе общения с небухгалтерскими работниками подчас выявляются аспекты, скрываемые или неучитываемые бухгалтерами. В частности в результате разговора с кладовщиком может быть получена информация о залежах, устаревших и непригодных к применению предметах.

По результатам годовой инвентаризации в ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор» не было выявлено недостач или излишков, что и было подтверждено в ходе выборочной проверки.

В результате аудиторской проверки  деятельности ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор» были выявлены следующие недостатки:

Отражение в учете счетов поставщиков и подрядчиков не в соответствующем периоде.

При анализе первичных документов и регистров бухгалтерского учета было выявлено, что отражение в учете полученных товарно-материальных ценностей и принятых работ производится значительно позднее даты, зафиксированной первичными документами. Данная ситуация объясняется бухгалтерами задержкой в получении первичных учетных документов (накладных, счетов-фактур), служащих основанием для отражения операций на счетах бухгалтерского учета. При обсуждении этого вопроса с главным бухгалтером подразделения выяснилось, что в основе проблемы лежит неправильный документооборот общества. В соответствии с решением правления общества является общество «Славмаркет». Согласно договору, поставщик имеет право предоставлять счета-фактуры (на основании которых и осуществляются бухгалтерские записи) в течение 30 дней с момента поставки. Поскольку вероятность неплатежа или непоставки в данном случае отсутствует, то «Славмаркет» обычно присылает  счета-фактуры ближе к окончанию срока, установленного договором. В свою очередь ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор», не зная точной цены поступившего товара, не учитывает его в бухгалтерском учете.

Потенциальный риск:

- искажение сумм (сальдо и оборотов) по счетам учета материальных ценностей, незавершенного строительства и кредиторской задолженности и, следовательно, возникновение определенных затруднений при сверке задолженности с поставщиком;

- искажение показателей  формы № 1 «Бухгалтерский баланс», характеризующих производственные  запасы (стр. 210) и кредиторскую задолженность (стр. 620), а также формы № 2 «Отчет  о прибылях и убытках» по  строке 020 «Себестоимость выполненных  работ, оказанных услуг»;

- искажение исчисленных  на основе показателей формы  № 2 (по оплате) «Отчет о прибылях  и убытках» налогов;

- неадекватное отражение  данных в книге покупок и  соответствующие претензии со  стороны налоговых органов по  налогу на добавленную стоимость;

- занижение налогооблагаемой  базы по налогу на имущество;

- некорректное составление  договора поставки.

Согласно договору поставки, поставщик (Славмаркет) имеет право предоставлять в ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор» счета-фактуры в течение 30 дней с момента поставки материалов, что, как уже отмечалось выше, существенно усложняет работу складского подразделения.

В соответствии с Налоговым Кодексом Российской Федерации (часть вторая), счета-фактуры на поступившие товарно-материальные ценности должны предоставляться покупателю не позднее 5 дней со дня отгрузки товара. Счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или к возмещению.

Потенциальный риск:

- несвоевременное принятие  предъявленных сумм налога на  добавленную стоимость к вычету  или возмещению;

- несовершенство складского  учета материалов.

При проведении аудита материалов на складе были выявлены следующие недостатки в области ведения складского учета:

Несвоевременность отражения поступивших на склад материалов в инвентарных карточках. Данная проблема имеет объективные и субъективные причины. К объективным можно отнести тот факт, что в момент проведения проверки в ЗАО «Скопинский завод - ИталДекор» поступало существенное количество материалов как от сторонних организаций, так и от других подразделений общества. К субъективным же относится то обстоятельство, что сверка складских и бухгалтерских данных происходит только в момент закрытия квартала или к моменту проведения инвентаризации, в прочее же время внесение данных о поступивших материалах в инвентарные карточки существенно отстает от фактического оприходования материалов на склад.

При осмотре склада было обнаружено, что полки, на которых рас положены материалы, не пронумерованы, что затрудняет быстрый поиск материалов на складе.

Также было выявлено, что в инвентарной карточке не указано, где конкретно (№ полки, ряда) расположен материал, что тоже затрудняет процесс его поиска.

На поступивших недавно материалах отсутствуют бирки, позволяющие произвести однозначное определение материала на складе. Среди объективных причин отсутствия бирок можно привести два фактора: либо к данному материалу нет сопроводительных документов, либо по материалу наблюдалась пересортица.