Аудит кассовых операций

     Наличные  расчеты с клиентами - юридическими лицами оформляются кассовым чеком.

     В бухгалтерском учете приобретение путевок может отражаться на счете 10 "Материалы" (по наименованию, количеству и фактической цене приобретения или условной оценке с дальнейшим списанием при выдаче под отчет) на забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности".

     На  практике часто встречается ошибка - неотражение в приказе об учетной  политике порядка, в соответствии с  которым определяется условная оценка. По этой оценке осуществляется учет бланков строгой отчетности.

     Организация также может получать наличные денежные средства с использованием бланков:

• железнодорожных и авиабилетов;
• квитанций по форме А-7 при расчете за страховки;
• санаторно-курортных путевок или курсовок по форме, утвержденной приказом Минфина России от 10.12.99 г. N 90н "Об утверждении бланков строгой отчетности".

     Форма А-7 не всегда является бланком строгой  отчетности для туристской организации. Продавая страховку как отдельную услугу, необходимо использовать ККТ. При продаже санаторно-курортной путевки организация может не применять ККТ только в случае, если он продает их на основании посреднического договора с санаторием по цене санатория и оформляет данные путевки на бланке санатория. При реализации путевок по цене, дороже той, которая указана в путевке, или при перепродаже путевок по цене, дороже той, по которой они приобретены у санатория по договорам купли-продажи, организация обязана применять ККТ.

     В дальнейшем проверяется правильность отражения в учете и бухгалтерской  отчетности кассовых операций. Поступление  денежных средств и денежных документов в кассу и их выдача должны отражаться дебетовыми и кредитовыми оборотами на счете 50. Денежные документы следует учитывать на счете 50 в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов должен вестись по их видам на счете 50, субсчет 3 "Денежные документы".

     Практика  аудиторских проверок свидетельствует о том, что наибольшее число злоупотреблений по кассе связано с оплатой труда и расчетами с подотчетными лицами. Так, зачастую в организациях составляют двойные ведомости или включают в ведомости «подставных» лиц, завышают итоги сумм к выдаче с целью получения из банка излишних сумм и их присвоения и т.д. Поэтому аудиторы должны обращать внимание на подписи в ведомостях работников отдела кадров. В необходимых случаях можно проверить списочный состав работников в отделе кадров, приказы, договоры, контракты и распоряжения об их принятии на работу; провести фактическую проверку объектов выполненных работ.

     На  заключительном этапе аудита денежных средств организации формируется  пакет рабочих документов аудитора и составляется аудиторский отчет, который представляется вместе с рабочей документацией руководителю проверки. 
 

3. Заключительный  этап проверки денежных средств.

Оформление  результатов аудита операций с денежными  средствами 

     По  результатам проверки проверяющим делаются выводы и вносятся необходимые рекомендации руководству предприятия по устранению имеющихся недостатков по оформлению кассовых операций и операций на расчетных счетах в банках.

     В результате устного опроса аудитором  работников организации было выявлено нарушение п.13. порядка ведения кассовых операций в РФ (нарушение в оформлении приходных кассовых ордеров в организации). А также п.37 порядка ведения кассовых операций в РФ, приказом руководителя предприятия не назначена специальная комиссия для проведения ревизии кассы.

     Данные нарушения признаны аудитором не существенными (т.е. не влияющим на достоверность бухгалтерской отчетности экономического субъекта).

     При проверке целевого использования полученных в банке денежных средств для  целевого использования (выплата заработной платы, на хозяйственные нужды и т.д.) аудитором было произведено сопоставление данных авансовых отчетов, а также расчетно-платежных ведомостей за соответствующие периоды. При увеличении документации, нецелевого использования денежных средств не выявлено. По данным кассовой книги превышения лимита кассы не было; все денежные средства и ценные бумаги хранятся у кассира в специально оборудованном сейфе, в помещении, исключающем проникновение посторонних лиц. При проверке полноты оприходования денежных средств из банка проведено сопоставление данных бухгалтерского учета с выписками банка. При проверке полноты оприходования денежных средств от покупателей, произведена выборочная сверка расчетов, нарушений не выявлено.

     Чековые книжки находятся на хранении у кассира  организации (в сейфе). При проверки своевременности оплаты не обоснованных оплат не выявлено.

     Таким образом, аудит кассовых операций показал отсутствие несоответствия в ведении кассовых в организации ООО «Ассоль Плюс».

     По  проведенной проверке можно сделать вывод, что аудиторское заключение будет положительным.

     Дадим рекомендации по совершенствованию учета денежных средств в организации ООО «Ассоль Плюс».

     В качестве рекомендаций может быть предложена программа организации внутреннего  контроля над наличием и движением денежных средств организации.

     Последовательность учета денежных поступлений в организацию за наличный расчет представлена ниже:

• Бухгалтер-кассир (прием денег в кассу ККМ), по данным счетчиков ККМ делаются записи в книгу кассира-операциониста, (прием денег в кассу организации), составляет отчет кассира и делает записи в кассовую книгу;
• Бухгалтер (учет выручки, полученной наличными).

     Порядок учета поступлений от реализации продукции (работ, услуг) предприятиям по безналичному расчету:

1. финансовый отдел (получение выписки банка и классификация поступлений), передает выписку банка;
2. бухгалтер (разноска информации по синтетическим счетам бухгалтерского учета), передает, составленные первичные документы, приложенные к выписке банка;
3. бухгалтер группы расчетов (разноска информации по аналитическим счетам дебиторов), передает первичные документы, приложенные к выписке банка;
4. бухгалтер (заполнение журнала отгрузки и реализации).

     Основные  направления внутреннего контроля. Все поступления от реализации за наличный расчет следует контролировать и незамедлительно сдавать в банк. Все поступления должны точно классифицироваться и отражаться в учетных регистрах.

     Должно  быть организовано разделение между  кассиром, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными подразделениями для предотвращения возможности возникновения тайного сговора между ними.

     Процедуры внутреннего контроля:

     Процедуры внутреннего контроля при реализации за наличный расчет:

1. все поступления от реализации за наличный расчет, следует подвергать контролю, дабы обеспечить их незамедлительное оприходование и передачу в банк.

     Для контроля за текущими поступлениями  используются различные приемы. Например за наличный расчет, путем:

использования ККМ;

• сверки контрольной кассовой ленты и на ее основе проверки наличия денег в кассе с учетом показаний счетчиков и суммы на начало дня;
• регулярной (с обеспечением мер безопасности) выемки выручки из кассовых аппаратов;
• ведения кассовой книги и ее ежедневной проверки;
• использования кассовых автоматов;

2. персонал, отвечающий за поступление выручки от реализации за наличный расчет должен уметь обращаться с кассовыми аппаратами и пользоваться доверием руководства организации.

3. Проверка кассы должна выполняться ежедневно, при этом необходимо соблюдать следующее равенство: Остаток в кассе на начало дня + поступление в течение дня, отраженное на контрольной ленте кассовой машины = остаток на конец дня + суммы, сданные в течение дня кассиром в кассу организации.
4. Поступившие в течение дня в кассу денежные средства не должны использоваться для совершения платежей за товары или услуги, так как при этом высока вероятность того, что эти выплаты не будут отражены в учете на момент совершения операций, что сделает невозможным выверку дневной выручки. Поэтому требование сдачи в банк всей выручки является обычным почти для каждой организации.
5. Инкассировать выручку необходимо ежедневно. Хранение денег с использованием сейфов снижает риск, связанный с пребыванием денег в помещении организации в ночное время. Инкассация должна осуществляться специально уполномоченными на то лицами с соблюдением необходимых мер безопасности (например, варьирование времени инкассации, маршрутов следования и сопровождающего персонала).
6. Необходимо обеспечить возможность обратной сверки выписки банка с информацией об оплате, произведенной кредитными карточками, а также с данными контрольных лент кассовых аппаратов путем проведения их ежедневного обобщения.
7. Кассиры должны знать, что администрация может проводить внезапные инвентаризации денежных средств в кассе, однако лучше не доводить до них информацию о других мерах контроля, которые предпринимает администрация для наблюдения за поступлением денежных средств.
8. Сверка выписок банка об инкассации выручки, представляемых кассирами, с суммами, показываемыми отделом учета реализации, должна проводиться ежедневно. Все несоответствия необходимо оперативно анализировать. Для обеспечения перекрестной проверки денежные поступления можно проанализировать в разрезе прочих поступлений и поступлений по журналу реализации.
9. При реализации за наличный расчет необходимо, чтобы фактически проданную продукцию можно было идентифицировать по ярлыку или номеру партии. Кроме того, должны быть известны цены на нее либо из этикеток, либо из постоянно обновляемого прейскуранта. Электронная технология упростит этот процесс.
10. В соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 №14-П, организации независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на счетах на договорных условиях.
11. Контроль за соблюдением порядка кассовой дисциплины настолько важен, что в РФ организована система независимых проверок, осуществляемых банками, в которых организацией открыты счета.

     Процедуры внутреннего контроля при реализации за безналичный расчет:

     Эти процедуры должны быть задействованы  организациями, покупателями продукции (работ, услуг) которых являются юридические  лица.

     а) Ежемесячно должна производиться сверка синтетического счета реализации и аналитического счетов конкретных дебиторов. Если предположить, что все поступления были разнесены по счетам, то порядок такой сверки будет следующим:

• подсчитывается сумма сальдо по всем аналитическим счетам дебиторов;
• выясняется, равен ли этот итог сальдо синтетического счета реализации; если да, то никакие дальнейшие действия не предпринимаются; если нет, то проверяются на несоответствие следующие пары показателей:
• общая сумма реализации, отраженная на синтетическом счете 62, и суммы реализации, отраженные на аналитических счетах по каждому дебитору;
• общая сумма поступлений за день, показанная в кассовой книге, и общая сумма денежных поступлений за день, отраженная в ведомости учета по кассе;
• исправляются ошибки и несоответствия на аналитических счетах, синтетическом счете и в Главной книге.

     б) На расчетный счет могут поступать выручка от реализации основных средств, отходов, выручка от реализации инвестиций и т.п. Должны существовать соответствующие разрешения, а кроме того, накладная или заказ (это позволяет правильно идентифицировать поступления). Обо всех операциях по постоянным заказам, о получении авансов, указанных в выписках банков, должно быть известно заранее.

     в) Децентрализованные организации могут выбрать следующую внутреннюю политику: для лучшего управления поступлениями филиалам необходимо немедленно перечислять полученные ими денежные средства на расчетный счет в банке, с которого денежные средства могут быть получены только с разрешения администрации.

     г) Сверка с банком должна проводиться регулярно. Любые отклонения по счетам – расчетному (текущему), депозитному, ссудному – должны быть исследованы в течение месяца. В некоторых случаях необходимо делать корректировку на суммы выплаченных в конце года процентов и т.п., которые еще не прошли по банковской выписке.

     д) Не должно быть временного различия между датой регистрации поступлений денежных средств в кассу организации и датой отражения поступивших сумм выписки банка. Такое различие может быть признаком злоупотребления.