Аудит кассовых операций

• небрежно заполнены строки отдельных форм (если они заполняются вручную) и отсутствует корректность (смещение строк) если заполняются автоматически);
• не проставлены номера приходных и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов;
• не указаны корреспондирующие счета и субсчета в приходных и расходных кассовых ордерах;
• в строке "Приложение" к приходному кассовому ордеру (ПКО) и расходному кассовому ордеру (РКО) даны не все реквизиты соответствующих прилагаемых документов (накладных, счетов-фактур, доверенностей и т.п.);
• даты квитанций и ПКО не совпадают;
• суммы НДС выделены неверно;
• фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих кассовые документы, написаны неразборчиво, отсутствуют отдельные подписи; нет расшифровки подписей;
• имеются подчистки, помарки, исправления;
• исправления бухгалтера и кассира сделаны не по установленным правилам.

     Анализ  записей в кассовых документах свидетельствует  о том, что большое число ошибок возникает при оформлении авансовых  отчетов и кассовых книг. Например, при проверке авансовых отчетов обнаруживается, что ссылки на даты прилагаемых документов не совпадают с фактическими датами в первичных документах, принятых к учету. При большом количестве прилагаемых документов имеются ошибки в подсчете сумм. Бухгалтеры нередко пренебрегают необходимостью регистрировать все авансовые отчеты в отдельном журнале, что приводит к нарушению последовательности в их оформлении. Часто бухгалтеры (кассиры) не придают должного значения подписям в авансовых отчетах, которые подтверждают соответствующие бухгалтерские записи и управленческие решения.

     Иногда  после составления и утверждения  авансового отчета в тексте на оборотной  стороне формы авансового отчета возникают приписки. Это недопустимо. Следует приложить другой авансовый отчет, сделав пометку "приложение" (или "дополнение") с другими датой, текстом и подписями. При этом должны делаться дополнительные бухгалтерские записи по измененным суммам. Важно, чтобы оба документа (в данном тексте авансового отчета) были понятны и не возникало разночтений. В конце перечня оправдательных документов необходимо поставить знак "Z", что позволит исключить приписки.

     Особо следует остановиться на ошибках, допускаемых  при заполнении кассовых книг. Решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40 утвержден Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации.

     Согласно  п. 23 Порядка подчистки и неоговоренные  исправления в кассовой книге  не допускаются. Сделанные исправления  заверяются подписями кассира, а  также главного бухгалтера организации или лица, его заменяющего.

     Некоторые бухгалтеры (кассиры) отражают операции с денежной наличностью в кассовой книге не за каждый день, а один раз  за ряд дней, например на листе "Касса  за 8-15 июля 2009 г.". Такое отражение  кассовых операций неправомерно.

     В соответствии с п. 24 Порядка записи в кассовой книге производятся кассиром сразу после получения или  выдачи денежных средств по каждому  ордеру или другому заменяющему  его документу. Ежедневно в конце  рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денежных средств в кассе на следующий день и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

     Следует также отметить, что достаточно часто  нарушаются требования п.п. "в" п. 18 Порядка, согласно которому выдача приходных  и расходных кассовых ордеров  или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим денежные средства, запрещается.

     Нередки случаи, когда в кассовых книгах исправляются суммы остатков денежных средств на конец рабочего дня  и количество ПКО и РКО. Это  возникает, если не ведется учет этих ордеров, т.е. отсутствует журнал регистрации  приходных и расходных кассовых документов, что противоречит требованиям п. 21 Порядка. Практика аудита показала, что такой журнал отсутствует в организациях, осуществляющих относительно небольшое количество кассовых операций, и бухгалтеры (кассиры) не регистрируют ПКО и РКО, делая ошибки и внося исправления в кассовую книгу.

     Заметим, что в соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском  учете" внесение исправлений в  кассовые и банковские документы  не допускается. В остальные первичные  учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали первоначальные варианты документов, с указанием даты внесения исправлений.

     Что касается остатков денежной наличности на конец рабочего дня, то в организациях и у индивидуальных предпринимателей сферы торговли (услуг) часто возникает превышение соответствующего норматива. Согласно п. 2.5 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России от 5.01.98 г. N 14-П (в ред. от 31.10.02 г.), далее - Положение, в кассе организации могут храниться наличные денежные средства в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этой организации.

     Лимит остатка наличных денежных средств  в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и  сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим расчеты наличными деньгами. Если организация не представила расчет на остаток наличных денежных средств в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, то лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

     Согласно  п. 2.6 Положения и п. 9 Порядка организации  вправе хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных  лимитов только для оплаты труда  работников, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней, включая день получения денежных средств в кассе (также определение ВС РФ от 4.12.08 г. N КАС08-620).

     Размеры расчетов наличными деньгами определены указанием Банка России от 20.06.07 г. N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя" (в ред. от 28.04.08 г. N 2003-У). Нарушением является выдача заработной платы работникам не кассиром, а другим лицом без соответствующих записей, что противоречит п.п. "в" п. 18 Порядка, в соответствии с которым, если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: "Деньги по ведомости выдавал (подпись)". Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается. 

1.2. Планирование  аудита денежных средств 

     До  заключения договора на аудиторскую  проверку осуществляется предварительное  планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.

     Оперативное и эффективное проведение аудиторской  деятельности требует предварительной работы и планирования. Планирование включает в себя составление плана ожидаемых работ и разработку оптимальной аудиторской программы.

     Планирование  аудита должно обеспечивать: получение  необходимой информации о состоянии бухгалтерского учета, отчетности и эффективности внутреннего контроля, времени проведения и объема контрольных процедур, подлежащих выполнению. Планирование включает: разработку графиков; определение сроков и обсуждение их с клиентом; проведение инструктажа с аудиторами; организацию связей с подразделениями клиента; обсуждение стратегии и подготовки к аудиту с клиентом [33,с.19].

     Планирование  аудита должно проводиться в соответствии не только с общими принципами аудита, но и с частными: комплексность планирования; непрерывность планирования; оптимальность планирования.

     Во  время проведения аудита план может  быть пересмотрен.

     Поэтому при планировании аудита аудиторской  фирме следует выделить основные этапы: предварительное планирование аудита; подготовка и составление общего плана аудита; подготовка и составление программы аудита [28 ,с.26-27].

     На  основании плана работ перед  началом аудита руководителем бригады  аудиторов составляется программа проверки, в которой определяются: цель аудита; основные участки работы организации и разделы учета, подлежащие проверке; характер и методы проверки (сплошной, выборочный, фактический, документальный контроль); распределение и закрепление обязанностей между проверяющими аудиторами; сроки выполнения работ; уровень ответственности и оплаты труда аудиторов; форма и порядок оформления результатов аудита.

     Для реализации общего плана аудита составляется Программа аудита. В соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Планирование аудита", аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу. Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета. Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей документации аудита, способствуют документальному оформлению процесса аудита и его результатов.

     Руководство экономического субъекта несет ответственность  за разработку системы внутреннего  контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом  субъекте применяются процедуры  внутреннего контроля, предусмотренные Правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита". Имеются в виду проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно - материальных ценностей [28,с.34-35].

     На  предварительном этапе при проверке правильности отражения в бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки по денежным счетам в Главной книге с балансовыми данными, а затем с регистрами бухгалтерского учета.

     До  заключения договора на аудиторскую  проверку осуществляется предварительное  планирование аудита, которое на практике часто называют предварительной экспертизой состояния дел клиента.

     На  стадии предварительного планирования необходимо выяснить следующие важные вопросы, в результате чего, можно  будет определить, сколько аудиторов  и на какой период требуется для  проведения проверки кассовых операций организации:

     1. Сколько касс в организации;

     2. Имеет ли организация структурные  подразделения и, как осуществляются  расчеты с подразделениями в  части выдачи заработной платы,  сдачи наличности и т.п. Если  организация имеет структурные  подразделения, находящиеся в удаленных от головной организации местах, то передача денежных средств может осуществляться следующими способами:

• Денежные средства перечисляются на счет в банке. Кассир структурного подразделения получает денежные средства и приходует их в кассу структурного подразделения.
• Денежные средства для выплаты заработной платы перечисляются на банковские карточки работников структурного подразделения;
• Денежные средства перевозятся уполномоченными лицами. В данном случае должна быть обеспечена надлежащая охрана, которая будет сопровождать уполномоченного представителя. Поскольку этот вариант не дает полной гарантии сохранности денежных средств его применение нецелесообразно.

     3. Ведется одна или несколько  кассовых книг у организации  и подразделений;

     4. Какие операции проводятся через  кассу (расчеты с подотчетными  лицами, расчеты с персоналом  по оплате труда, расчеты с  покупателями и заказчиками, расчеты  с поставщиками и подрядчиками и т.п.).

     После проведения предварительной экспертизы аудиторская организация определяет объем операций, осуществляемых по кассе организации, а затем метод проверки: сплошной или выборочный [28,с.42].

     Приступая к проверке аудитор должен установить наличие в кассе денежных средств  и денежных документов, отраженных в учете, и наоборот - полноту отражения в учете фактически наличествующих в кассе денежных средств и документов. В кассе организации должны храниться все ее наличные деньги и денежные документы, как правило, в несгораемом металлическом шкафу (в специально оборудованном помещении под кассу), который по окончании рабочего дня должен быть закрыт и опечатан.