Аудит кассовых операций

       Грубейшим нарушением расчетов наличными деньгами между предприятиями являются неоприходование  и присвоение денежных средств, поступивших  от различных физических, юридических  лиц по приходным ордерам, а также  денежных сумм из банков. Для выявления  случаев присвоения денежных средств производится взаимная проверка операций по кассе и по банку, проверка дебиторской и кредиторской задолженности и может быть сверкой расчетов.

       Документами, подтверждающими движение (оприходование) денежных средств, являются приходные кассовые ордера(приложение №1), отражающие факт поступления денежных средств в кассу с расчетного счета, а также чековые книжки, корешки чековых книжек и выписки банка. Чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью «Аннулировано» и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

       Для оформления выводов аудитору необходимо последовательно просмотреть чековые  книжки предприятия, проверяя в них количество корешков и незаполненных чеков (их должно быть столько, сколько указано на обложке чековой книжки), и заполнить таблицу по форме (см. табл. 4).

       Таблица 4 Реестр корешков чеков, отсутствующих в чековой книжке

       Проверка  правильности и своевременности  оприходования денег, получаемых по денежным чекам из банка, является целью выявления неоприходования денег в кассу предприятия. Для этого просматривается кассовая книга(приложение №3). В случаях, когда встречается надпись «Получено из банка по чеку __», сверяется сумма, указанная в кассовой книге, с суммой, указанной на корешке чековой книжки, и суммой, указанной в выписке банка.

       Кроме того, сличается номер чека, указанный  в приходном ордере, с номером  на корешке чека. Заполняется таблица  по форме, приведенной в табл. 5.

       Таблица 5 Реестр сумм, полученных из банка и полностью не оприходованных в кассу предприятия

       При проверке аудитору следует проанализировать движение денежной наличности, выявить расхождение между суммами фактически произведенных оплат в погашение дебиторской задолженности и суммами, зачисленными в кассу, а также проконтролировать своевременность сдачи выручки в банк и выявить случаи ее расхода на различные цели.

       Если  задолженность сотрудника или стороннего лица (организации) погашена, т.е. деньги были внесены в кассу предприятия, то этот сотрудник (организация) должником  не считается. Но если деньги в кассу  не оприходованы, за ним будет числиться задолженность. При увольнении работники должны погашать свою задолженность.

       В случаях, когда в учете значится задолженность за уволившимися сотрудниками, необходимо проверить эти факты  методом письменных подтверждений  от третьих лиц или методом  устных опросов.

       Наличие на предприятии утвержденного приказом руководителя списка лиц, которым могут  выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные нужды, оформление сотрудниками «заявлений на выдачу денег», указание в разрешительной надписи  руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

       Вместе  с тем лица, получившие деньги на хозяйственные нужды, также должны своевременно отчитаться и произвести полный расчет по выданным в подотчет суммам. Документами для проведения проверки будут приходные кассовые ордера и журнал регистрации приходных кассовых ордеров, журнал-ордер № 7 «Расчеты с подотчетными лицами».

       Если  в кассовом ордере по строке «Основание»  будет значиться «Остаток подотчетных  сумм», в соответствии с которым, производится возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету документы и командировочные удостоверения или авансовый отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается дата составления авансового отчета (последний должен быть составлен не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки), является ли этот день рабочим для данного предприятия, сверяется дата составления авансового отчета, номер приходного ордера, указанный в авансовом отчете, по которому вносится остаток неизрасходованных сумм, с номером, датой и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером «Расчеты с подотчетными лицами».

       В случае выявления расхождений следует  заполнить следующую таблицу  по соответствующей форме (см. табл. 7).

       Таблица 7 Реестр возврата и  оприходования не израсходованных  остатков подотчетных  сумм

       Последовательный  просмотр всех приложенных к отчету кассира за определенный день приходных  и расходных кассовых ордеров  позволит выявить перечень документов, реквизиты которых не совпадают  с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (если таковые имеются).

       Часто на предприятиях используются бланки расходных кассовых ордеров, объединенных с заявлением на выдачу денег на оборотной стороне. Если срок, на который  выдаются деньги, установлен, то аудитор сверяет эту дату с датой составления авансового отчета и датой приходного ордера. Необходимо помнить, что в случае несвоевременной сдачи авансового отчета и невозврата остатка денежных средств эта сумма присоединяется к основному заработку и облагается подоходным налогом.

       Далее следует установить, все ли приходные  и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных  и расходных кассовых ордеров; совпадают  ли эти суммы с теми, которые  указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

       Злоупотребления посредством подлогов возможны в  результате недоброкачественного составления  первичных кассовых документов. Не отражение даты составления документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.

       Признаками  подлога могут служить наличие  среди первичных документов ксерокопий, документов со следами подшивки, изменения  цвета документа из-за давности его  составления, штампов гашения документов.

       Кассовые  ордера и заменяющие их документы  должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выполнены на машине (пишущей, вычислительной), компьютерах. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

       Все ранее проверенные аудитором  документы следует отмечать его  подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы и с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

       Если  в расчетно-платежной ведомости  будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются:

• Главная книга,
• журналы-ордера (по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», по кредиту счета 50 «Касса»),
• журнал регистрации платежных ведомостей.

       Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.

       В соответствии с п. 18 Порядка ведения  кассовых операций в Российской Федерации  по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, кассир должен:

1. в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;
2. составить реестр депонированных сумм;
3. в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.

       Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных  по другим основаниям. Выявление злоупотреблений  с депонированными суммами возможно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.

       При наличии расхождений между документами  следует составить таблицу по прилагаемой форме (см. табл. 8).

       Таблица 8 Ведомость расхождений  между платежными ведомостями и  реестром депонированных сумм