Аудит кассовых операций

      В первую очередь, надо проверить наличие с кассиром договора о полной материальной ответственности¹.

      Кассир  в соответствии с действующим  законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность  за сохранность всех принятых им ценностей  и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

      Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

      На  предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. Исходя из этого следует, проверить происходила ли замена кассира другим лицом в течение проверяемого периода и заключен ли договор с заменяющим кассира лицом договор о полной материальной ответственности.

      Если  штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира, его обязанности могут быть возложены на другого штатного работника с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

      Также следует установить, вся ли первичная учетная документация по учету кассовых операций составляется по унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.).

      Инвентаризация  кассы

      Прибыв  на место проверки, аудитор, в случае аудита текущего отчетного периода, может сразу провести инвентаризацию денежных средств, хранящихся в кассе. Такого мнения придерживаются большинство специалистов, особенно имеющих опыт ревизорской деятельности.

      Однако  другие специалисты (с доводами, которых  согласен автор данной работы) такие  как Сотникова Л.В, Барсукова И.В придерживаются несколько иного мнения в, силу того, что аудит — один из видов последующего контроля, выполняется по договору с хозяйствующим субъектом и может проводиться за любой, сколько угодно отдаленный период. Поэтому, если внезапная ревизия кассы проводится на момент выхода аудитора на предприятие, то даже выявленное прямое хищение денежных средств будет характеризовать состояние внутреннего контроля и честность персонала предприятия именно на этот момент и никакого отношения к состоянию внутреннего контроля в тот период, за который проводится проверка, иметь не будет. Вместе с тем в соответствии с международными стандартами и проектами отечественных аудиторских стандартов аудитор несет ответственность за проверку правильности отражения в финансовой отчетности событии, происшедших после даты составления баланса

      Ее  проводят в присутствии кассира  и главного бухгалтера организации.

      При наличии нескольких касс аудитор  опечатывает их, чтобы нельзя было покрыть недостачу денег из других источников, изменить остаток денег, выведенный в кассовой книге. Кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчет и документы по операциям последнего дня, а также дает расписку в том, что все приходные и расходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации в кассе нет не оприходованных или несписанных в расход денег.

      Результаты  инвентаризации оформляют актом, составленным по унифицированной форме, который  подписывают кассир и главный  бухгалтер организации (приложение № 5). Акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору для дальнейшей проверки.

      Одновременно  с инвентаризацией проводится проверка условий хранения денежных средств, в ходе которой аудитору необходимо выяснить:

      - обеспечена ли сохранность денег  при доставке из банка и  во время выдачи заработной платы;

      - имеется ли для хранения денег  и других ценностей в кассе  сейф или несгораемый шкаф;

      - застрахована ли касса организации;

      - соблюдаются ли правила хранения  ключей от сейфа (несгораемого шкафа);

      - соблюдается ли установленный  лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.

      Проверка  соблюдения лимита остатка  наличных средств  в кассе

      В кассе предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих предприятий². Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

      К аудиторской проверке должна быть представлена справка банка об установлении лимита остатка наличных денежных средств в кассе.

      По  предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях  банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя предприятия.

      По  представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям предприятия, расположенным вне места его нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.

      При наличии у предприятия нескольких счетов в различных учреждениях банков предприятие по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе.

      После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка предприятие направляет уведомление об определенном ему лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты ему соответствующие счета.

      При проверке предприятия учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе. По предприятию, не предоставившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

      Штрафы  за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций³:

• на должностных лиц в размере от 40 до 50 минимальных размеров оплаты труда(МРОТ);
• на юридических лиц - от 400 до 500 МРОТ.
• За невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.

      Для проверки соблюдения лимита остатка  денежных средств в кассе предприятия, установленного банком, необходимо провести сплошную проверку кассовых отчетов, выявить  отклонения от лимита и оформить все  выводы по форме, представленной в табл. 1.

      Таблица 1 Реестр кассовых документов с превышением лимита наличных денег

 

      В ходе аудита надо провести проверку на предмет соответствия расходования наличных средств из выручки, поступившей в кассу, предусмотренного расчётом на установление лимита остатка кассы, установленным Банком.

      Результаты  следует занести в таблицу 2:

      Таблица 2 Реестр кассовых документов с не целевым использованием денежных средств:

      Проверка  правильности, своевременности  и полноты оприходования  наличных денежных средств

       При проведении аудита необходимо уделить  особое внимание правильному, всесторонне  грамотному заполнению первичных документов, наличие и подлинность подписей в кассовых ордерах. (приложение № 1, №2)

       Проверить наличие первичных оправдательных документов, оформленных должным  образом для каждой кассовой операции.

       Типичные  ошибки при заполнении приходного и расходного кассовых ордеров:

• не указывается название организации;
• не проставляются или исправляются номера кассовых ордеров, не соблюдается правило сквозной нумерации с начала года;
• неправильно указывается или не указывается дата;
• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• после совершения операции на ордере не проставляются отметки «погашено» или «оплачено»;
• отсутствуют необходимые подписи и печати;
• отсутствуют росписи получателей денежных средств.

       Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге (приложение № 3). Каждое предприятие должно вести только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

       Типичные  ошибки при заполнении кассовой книги:

• не проставляется или неправильно указывается корреспондирующий счет;
• не всегда проставляется сумма остатка денег на начало дня;
• ошибки при подсчете итоговых сумм и остатка;
• иногда записи ведутся помесячно, вместо того, чтобы вести их ежедневно или раз в три-пять дней;
• в практике встречаются случаи когда ведется не одна кассовая книга, в соответствии с законодательством, а несколько, чаще в каждом структурном подразделении своя. (Однако данное нарушение в аудиторском заключении не указывается)

      Проверка  соблюдения предельного  размера расчетов наличными деньгами с юридическими лицами

       Предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей⁴. Пытаясь обойти запреты, отдельные предприятия разбивают сумму платежа и проводят ее по разным ордерам.

       Организации, предпочитающей расплачиваться наличными деньгами, необходимо оплачивать сделку в течение нескольких дней с расчетом, чтобы сумма платежа в один день не превышала установленного предела.

       Таким образом, выявляя нарушения кассовой дисциплины, аудитор может оценить  величину финансовых санкций, которые  могут быть наложены на предприятие в целом в случае его проверки, и сопоставить ее с финансовым результатом деятельности предприятия.

       Проверка проводится с целью установить, совершаются ли на предприятии расчеты с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину. Для этого применяется метод сплошной проверки (просмотра) расходных кассовых ордеров, а также отчетов кассира, кассовых книг, договоров с юридическими лицами.

       Результаты  фиксируются по форме, представленной в табл. 3.

       Таблица 3 При проверке операций по кассе необходимо зарегистрировать все случаи нарушения лимита расчетов