Автор работы: Пользователь скрыл имя, 02 Сентября 2009 в 12:34, Не определен
Лекции по курсу Бухгалтерского учета
Лекция
7. Документирование,
инвентаризация, регистры
учета и формы организации
бухгалтерского учета
Документирование является одной из основных отличительных особенностей бухгалтерского учета. Оно позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» обязательным условием отражения хозяйственных операций в системном бухгалтерском учете является оформление их первичными учетными документами, отвечающими соответствующим требованиям.
Первичные учетные документы делятся на внешние и внутренние. Внешние первичные документы поступают в организацию со стороны (из госорганов, от учредителей, вышестоящих организаций, банков, фискальных органов, от поставщиков, покупателей и т.п.). Внутренние первичные документы составляются непосредственно в организации. Они бывают: распорядительные, оправдательные (исполнительные), комбинированные, бухгалтерского оформления. Распорядительные – это такие первичные документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. Оправдательные первичные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся: приходные ордера; акты приемки материалов; акты-приемки выбытия основных средств; первичные документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т.п. Комбинированные – это такие первичные документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных лиц и др. Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов, или при обобщении и обработке оправдательных и распорядительных документов. К ним относятся: справки, ведомости распределения косвенных расходов и др. Кроме того, первичные документы делятся также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные первичные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся: лимитные карты на отпуск материалов со склада; наряды на работу и т.п.
Под инвентаризацией понимается проверка соответствия фактического наличия объектов учета данным бухгалтерского учета. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции документированы и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления. Причинами проведения инвентаризации являются: ошибки при отпуске и приеме ценностей; неисправность оргтехники; наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утруска, распыл); хищения и злоупотребления; контроль за действиями материально-ответственных лиц и др. Основными задачами инвентаризации являются: выявление фактического наличия основных средств, МПЗ и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства; контроль за сохранностью МПЗ и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета; выявление МПЗ, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т.п.; проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, машин оборудования и других объектов бухгалтерского учета; проверка реальной стоимости учтенных в балансе незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности и других статей баланса. В соответствии с действующим законодательством проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях: при передаче имущества организации в аренду; при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в АО или ООО; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности; при смене материально-ответственных лиц; при фактах хищения, злоупотреблении, а также порчи МПЗ; после пожара или стихийных бедствий; имущество предприятия-должника при проведении конкурсного производства; а также других случаях, предусмотренных действующим законодательством. Инвентаризация может быть полной или частичной, а также плановой или внеплановой. Для проведения инвентаризации составляется инвентаризационная комиссия. По результатам проведенной инвентаризации составляется акт, в соответствии с которым вносятся изменения данных бухгалтерского учета.
Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров для отражения хозяйственных операций в определенной последовательности и группировке соответствующими приемами записей. Основными признаками определяющими ту или иную форму, являются: виды применяемых регистров, взаимосвязь между ними; последовательность и способы записи в них; применение средств вычислительной техники. С целью регистрации и экономической группировки сведения об остатках имущества, хозяйственных средств и источниках их образования, из соответствующих первичных или сводных документов записываются в учетные регистры. Учетные регистры – это счетные таблицы определенной формы, соответствующие с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета. Учетные регистры ведутся в различных формах: книг, журналов, ведомостей, карточек, машинограмм и др. Синтетический учет ведется в так называемых синтетических регистрах, а аналитический учет – в аналитических регистрах. Записи в регистрах ведутся как вручную, так и с использованием программных средств. Записи по синтетическим счетам, как правило, ведутся в журналах-ордерах и Главной книге или заменяющих их машинограммах-ведомостях, а по аналитическим счетам – в книгах, машинограммах-ведомостях или на карточках. При ведении аналитического учета на карточках каждая вновь открываемая карточка регистрируется в реестре карточек, с помощью которого можно отследить за их сохранностью.
Наиболее распространенной в нашей стране являются мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная формы бухгалтерского учета. Мемориально-ордерная форма бухгалтерского учета сочетает в себе книжные и карточные разработочные и группировочные учетные регистры. Синтетически учет ведется в книгах или многографных ведомостях. Для аналитического учета используются книги, ведомости, карточки. На каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Он содержит бухгалтерскую проводку, дату ее составления и сумму. Операций в течение месяца отражаются в накопительных ведомостях. Затем по этим ведомостям, раз в месяц составляются мемориальные ордера. Составленные мемориальные ордера записываются в хронологическом порядке в регистрационный журнал, им присваиваются порядковые номера. Мемориально-ордерная форма учета отличается простотой и поэтому является наиболее распространенной. Но она имеет недостатки, связанные с составлением большого количества мемориальных ордеров, неоднократным записыванием одних и тех же данных в различные учетные регистры, раздельное ведение аналитических и синтетических счетов.
В
процессе совершенствования мемориально-