Автоматизация рецептивного туроператора

        С апреля по октябрь 2007 года было принято: 3000 человек – турецкие гости и около 4000 человек – гости из России и стран СНГ. Прогноз на 2008 год составляет: минимум 4500 и 5000  человек соответственно. “Deluxe Group” работает в основном с отелями 5 звезд не только на средиземноморском побережье, но и на Эгейском. В регионе, где я проходила стажировку, компания работала с 32 отелями 5 звезд.

        Компания не летает собственными чартерными рейсами, но сотрудничает с ведущими авиакомпаниями РФ – «Аэрофлот», «Красс-аэр», «Сибирь», «Атлант-Союз», «Кавказские минеральные воды», обеспечивающими высокий уровень организации перевозки туристов. Туристы летают на комфортабельных Boeing-757 и Ил-86.

        Компания “Deluxe Group” располагает стабильно работающей дилерской сетью, имеет контакты с 5 российскими, 80 отелями на Анталийском побережье и 5 в Стамбуле, с большинством из которых имеются эксклюзивные контракты на продажу номеров по привлекательным ценам. Так как компания занимается обслуживанием VIP и туристов и корпоративных клиентов, это позволяет получать значительные скидки в лучших отелях Турции, а так же бронировать наилучшие типы номеров, бронировать любое количество номеров в высокий сезон и праздничные даты, организовывать рекламные туры. Для гарантированного и качественного обслуживания туристов практикуется аренда отелей под патронажем компании.

        Эффективное и взаимовыгодное  взаимодействие с партнерами, использование современных компьютерных технологий, позволяющих организовать оперативное получение информации о бронировании отелей, учет чартерных перевозок, формирование внутрифирменной финансовой и аналитической отчетности – важнейшие факторы успешной профессиональной работы компании.

        На сайте компании можно подробно  ознакомиться с предоставляемыми  ею услугами и при желании забронировать любую из вышеперечисленных программ отдыха, не выходя из дома.

        Основными средствами автоматизации  офиса “Deluxe Group” являются 15 персональных компьютеров, объединенных в локальную сеть. Сотрудники компании совместно используют не только оборудование (принтер, модем, накопители для компакт-дисков), но и  информацию. Разные группы сотрудников могут работать одновременно над одним файлом. Другие документы в это же время могут печататься или переводиться, могут быть направлены для одобрения другим специалистам компании. Тем самым документооборот превращается из бумажного в электронный.

        Компания регулярно производит  поэтапную модернизацию компьютеров  («наращивание» оперативной памяти, замену жестких дисков, внедрение  мультимедийных приставок, факс-модемных  и других устройств, закупку  новых моделей ПК). 

        Руководство “Deluxe Group” проводит тщательный отбор кадров и уделяет большое внимание повышению квалификации и переподготовке сотрудников.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2. Стандартное  программное обеспечение.

        На всех компьютерах в офисе установлено стандартное программное обеспечение – пакет MS Office, которое используется каждым работником офиса.

        Программа MS Word используется в основном для ведения деловой переписки, оформления прайс-листов, путевок, различных бланков и прочей документации.

        Программа MS Excel используется для расчета стоимости туров. Для оперативного расчета туров в MS Excel сотрудниками компании “Deluxe Group” разработан шаблон расчета цен. Обычно в таблицах отражаются следующие данные (в стоимость тура) включены: стоимость проживания в сутки; количество дней; сумма «Итого» (стоимость проживания в сутки, умноженная на количество дней); трансфер; медицинская страховка; стоимость авиаперелета. Далее сумма «Итого» (или себестоимость тура), которая включает в себя: (стоимость проживания в сутки, умноженная на количество дней) + трансфер + медицинская страховка + стоимость авиаперелета. Далее к себестоимости тура прибавляются комиссионные для турагентств + накладные расходы фирмы. Последняя графа «Итого» суммирует данные: стоимость проживания в сутки + количество дней проживания + трансфер + медицинская страховка + стоимость авиаперелета + комиссионные турагентствам + накладные расходы “Deluxe Group”.

        Маркетолог компании с успехом применяет программу MS Excel для маркетингового исследования рынка, составления таблиц, сводок, написания всевозможных отчетов, циркуляров и прочей документации, которые могут содержать также рисунки и диаграммы.

        Программа MS Access применяется для создания и ведения всевозможных баз данных, содержащих информацию о партнерах – турагентах и поставщиках. Несмотря на большие объемы баз данных, умелый пользователь может в считанные минуты найти интересующую его информацию.

        Программа MS PowerPoint используется сотрудниками для показа презентаций о своей компании, выбранном направлении или отеле, где собирается отдохнуть клиент.

        Исходя из опыта, программа MS Word применяется большинством работников, MS Excel использует треть сотрудников, а MS Access и MS PowerPoint – единицы. Это обусловлено тем, что большую часть дня менеджеры, составляющие основной процент пользователей, занимаются оформлением заявок, прайсов и прочей документации при помощи программы MS Word. Программу MS Excel используют менее интенсивно, в основном для калькуляций. Готовые базы данных MS Access используются в основном как справочный материал. MS PowerPoint применяется только двумя сотрудниками офиса, что объясняется отсутствием достаточного количества разработанных презентаций. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Специальное  программное обеспечение.

        Стандартного программного обеспечения недостаточно для автоматизации рабочего процесса в современном туристском офисе. Требуется и специальное программное обеспечение. В “Deluxe Group” с успехом применяют многообразные специализированные программы.

        Программный комплекс “Sejour”:

        Программный комплекс для автоматизации  туристского офиса “Sejour”, разработанный компанией “Sunbilgisayar”, гарантирует сотруднику туристского офиса наличие любой информации о каждом туре, каждом клиенте, каждом партнере и их взаиморасчетах; точность выполнения калькуляций тура; мгновенное заполнение любых стандартных форм документов (анкет, листов бронирования, ваучеров, румминг-листов и т.д.).

        “Sejour” используют практически все туроператоры, работающие в Турции по приему туристов, наиболее известные из них: Tez tour, Sunrise tour, Mostravel, GTI, Natalie Tours, Нева.

 Основные возможности программы (интерфейс на английском языке, очень прост в использовании):

1. Описание услуг, предоставляемых туристам: гостиниц, страхования, визовой поддержки, дополнительных услуг; квотирование услуг: номеров гостиниц, мест транспорта и мест тура; предоставляет всю необходимую информацию о туристах – индивидуальных и корпоративных.

 
 
 
 

2. Passenger traffic – позволяет получать информацию о клиентах (дате и времени их прилета/вылета), видах заказанных трансферов (заказан ли они вообще), а так же позволяет внести данные о гиде, обслуживающем клиентов (время, когда гид назначает инфо-коктейль, место проведения).

                        

  

3. Tours – заполняются поля, основываясь на данных по продажам гидами экскурсионных билетов. Эти поля: наименование тура, фамилия клиента, отель, номер комнаты, время начала экскурсии, стоимость, номер билета (на чье имя он зарегистрирован). Благодаря этому все туры  классифицируются в отдельные группы, что позволяет сэкономить массу времени по поводу организации транспорта, гида и времени.

 
 
 
 
 
 
 

     Благодаря этому окну можно составлять статистику продаж экскурсий, а набрав имя гида в определенном окне – получить подробную информацию о сроках и  количества продаж. Система автоматически  выполняет всю калькуляцию по подсчетам общего количества полученных денег, аннулированных билетов, и возвращенных денег в связи с этим,  а также комиссионные гиду (см. рис.).

       
 
 
 
 
 
 
 

4. Operation – в этом окне отображаются все транспортные компании, с которыми сотрудничает туроператор, виды транспорта, которые они предоставляют, а также цены в зависимости от типа транспортного средства и выбранного маршрута. Выбрав меню Coach manager menu, менеджер получает всю информацию о ТС и их стоимости на группу и из расчета на 1 человека, подсчитанной автоматически.

5. Hotel Reservation Reports and Statistics – позволяет отслеживать статистику о наполняемости отеля за определенный период времени. Главное условие – контракты с отелями должны быть внесены заблаговременно, а также резервации должны вводиться каждый день. Отчет можно просмотреть в любое время и за любой период. Информация выводится в виде графиков, что существенно облегчает ее понимание, а так же дает возможность затем предоставить ее в качестве слайдов на презентациях либо собраниях.

 

 

6. Tour Reservation Reports and Statistics – с помощью этой функции можно отслеживать работу каждого гида и агентства в целом в плане обслуживания туристов (с точки зрения их посещаемости туров), то есть наглядно увидеть статистику-  сколько человек заехало за определенный период и сколько выезжали на экскурсии.

 

7. Invoice Control – позволяет вести учет расчетов с отелями за предоставленные услуги; формирование итоговых отчетов и списков: для гостиниц; статистический анализ. Доступ к этому меню имеет ограниченный круг лиц в компании.

8. Airline Arrival/Departure – дает возможность в режиме онлайн просмотреть табло вылетов и прилетов различных аэропортов, информация обновляется в зависимости от выбора направления. Благодаря этой функции становится возможным быстро изменить время трансферов в случае изменения времени вылета/прилета.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Дополнительные  возможности программы:

- Гибкая система администрирования: назначение прав доступа, как отдельным пользователям, так и группам пользователей, назначение правил контроля менеджеров по продаже, индивидуальные настройки интерфейса каждого пользователя и др.;

- Встроенный редактор печатных форм, настраиваемые документы, списки, отчеты в редакторах MS Word, MS Excel; дружественный, понятный интерфейс пользователя. 

        Исходя из собственного опыта,  можно выделить следующие недостатки:

- база  данных у программы “Sejour” очень обширна, и очень часто выдается информация по отелям и агентствам, но общая, то есть не разбитая по параметрам (например, по звездности отелей, но числу мест).

- при  резервациях, сделанных на семьи,  где один из членов приезжает  и уезжает в течение отдыха  несколько раз, в  “Sejour” это не отображается, указаны только первая дата прилета и последняя дата вылета этого человека.

- в городе  Анталья находится фирма, занимающаяся  обслуживанием данной программы,  и очень часто, что в течение  высокого сезона они выпускают  3-4 обновленных версии,  и агентства  вынуждены обновлять свои системы,  что доставляет массу неудобств  в работе, особенно в высокий сезон, а нередко приводит и к ошибкам. 
 
 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

        Перед тем как осуществлять проект внедрения, необходимо максимально формализовать его цели, старательно подойти к выбору программного обеспечения для автоматизации туристической компании. Нужно стараться просмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены – известный парадокс, характерный для программных и интеллектуальных продуктов.