Автоматизация рецептивного туроператора

        Одна из целей автоматизации  – внедрение определенной технологии  управления. Какова будет технология, определяется заказчиком и возможностью  софта. Задача системы автоматизации  состоит в том, что она навязывала  определенную технологию работы  туристической компании. Управленцы  работают с аналитикой, которую  подстраивают под себя.

    2) Необходимость в частичной реорганизации структуры и деятельности туристической компании.

        Прежде чем приступать к внедрению  системы автоматизации в туристической  компании, обычно необходимо произвести  частичную реорганизацию ее структуры  и технологий ведения бизнеса.  Несомненно, можно автоматизировать  все по принципу «как есть»,  однако этого не следует делать  по ряду причин. Поэтому одним  из важнейших этапов проекта  внедрения является полное т  достоверное обследование компании  во всех аспектах ее деятельности. В результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволит уменьшить производственные затраты, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных бизнес-процессов. На основе итогового заключения строится вся дальнейшая схема построения информационной системы. Реорганизация может быть проведена в ряде функциональных рабочих мест, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимого спада активности текущей коммерческой деятельности. Хотя структура может остаться прежней, функции должны поменяться – в этом смысл автоматизации. Если раньше сотрудник искал. Подготавливал данные, то с внедрением автоматизации он будет их анализировать и оптимизировать.

     3) Сопротивление сотрудников предприятия.

        При внедрении систем автоматизации  в большинстве случаев возникает  активное сопротивление сотрудников  на местах, которое является серьезным  препятствием и вполне способно  сорвать или существенно затянуть  внедрение этой системы. Это  вызвано несколькими человеческими  факторами: обыкновенным страхом  перед нововведениями, консерватизмом (например, человеку, занимающемуся  оформлением виз и проработавшему  несколько лет с бумажной картотекой, обычно психологически тяжело  пересаживаться за компьютер), опасением потерять работу или утратить свою незаменимость, боязнью существенно увеличивающейся ответственности за свои действия. Хотелось бы добавить еще один важный  фактор активного сопротивления внедрению системы автоматизации, – это боязнь некоторых должностных лиц туристической компании того, что после внедрения системы все процессы работы станут достаточно прозрачными и возможность каких-то «левых» действий (например, отправка туристов или оформление визы без ведома компании и т.д.) прекратится.

        Руководители, принявшие решение  автоматизировать свой бизнес, в  таких случаях должны всячески  содействовать ответственным, проводящим  внедрение системы автоматизации,  вести разъяснительную работу  с персоналом, а также:

- создавать  у сотрудников всех уровней  твердое ощущение неизбежности  внедрения;

- наделять  ответственного за внедрение  достаточными полномочиями, поскольку  сопротивление иногда (часто подсознательно  или в результате неоправданных  амбиций) возникает даже на  уровне топ-менеджеров;

- всегда  подкреплять все организационные  решения по вопросам внедрения  изданием соответствующих приказов  и письменных распоряжений.

        Руководством должны быть четко  сформулированы и озвучены цели  автоматизации. Это не сокращение  персонала или уменьшение зарплаты. Это повышение «управляемости, технологичности»  компании.

        Персонал должен только увеличиваться  (с увеличением объема продаж), зарплаты должны только расти  (персонал становится более квалифицированным,  сокращаются непроизводственные  потери, изменяются функции работников).

        Необходимо рассказывать, что именно  будет автоматизировать система  для каждого из сотрудников:  кто-то не будет выписывать  документы от руки, кто-то –  рыться по каталогам, кот-то  нажмет кнопку и получит ответ.  Конечно, любая автоматизация делается для руководства – ему все плюсы очевидны, остальным надо их показывать.

     4) Временное увеличение нагрузки  на сотрудников при внедрении  системы автоматизации.

        На этапе внедрения системы автоматизации временно возрастает нагрузка на сотрудников компании. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей им необходимо осваивать новые знания и технологии. В течение некоторого времени сотрудникам приходится как вести дела в новой системе, так и продолжать ведение их традиционными способами (поддерживать бумажный документооборот и существовавшие ранее системы). В связи с  этим внедрение системы автоматизации может затягиваться под предлогом того, что у сотрудников и так хватает срочной работы по прямому назначению, а освоение системы является второстепенным и отвлекающим занятием. В таких случаях руководителю помимо ведения разъяснительной работы с уклоняющимися от освоения новых технологий сотрудниками необходимо:

- повысить  уровень мотивации сотрудников  к освоению системы в форме  поощрений и благодарностей;

- принять  организационные меры к сокращению  срока параллельного ведения  дел.

        Должен быть разработан план  внедрения, который согласовывается  с руководителями автоматизируемых  подразделений. Желательно производить  внедрение в «низкий»  сезон  подразделения, иначе любой сбой, любая недоработка софта приведут  к приостановке внедрения.

        Ведение двойного документооборота неизбежно, но он сводится к минимуму, особенно ручные операции. Документы печатаются из софта и подшиваются как обычно.

        По поводу мотивации сотрудников  есть главный тезис: «Вам будет  проще, легче, быстрее, соответственно  возрастут зарплаты и премии». 

     5) Формирование квалифицированной  группы внедрения или назначение  ответственного за внедрение.

        При формировании группы внедрения  или при назначении ответственного  за внедрение необходимо придерживаться  следующих принципов:

- специалистов  для этих работ нужно назначать  с учетом следующих требований: знание современных компьютерных  технологий (и желание осваивать  их в дальнейшем), коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность;

- с особой  ответственностью следует подходить  к выбору и назначению администратора  системы, так как ему будет  доступна практически вся информация.

        Другой подход: ответственные   за внедрение – руководители подразделений. С ними согласовываются цели, функции, сроки – им и отвечать. Они уже назначают ответственных. Администраторов должно быть два. Один отвечает за софт, другой за данные – его функция важна: первичное наполнение справочников, настройка программ  и т.п.

        Все вышеперечисленные задачи, возникающие  в процессе внедрения системы  автоматизации, и методы их  решения являются наиболее распространенными.  Естественно, каждая компания  имеет свою уникальную специфику,  и при внедрении могут появится  различные нюансы, которые требую  дополнительного рассмотрения и  поиска методов их решения.

        Выводы: Перед тем как осуществлять проект внедрения, необходимо максимально формализовать его цели, старательно подойти к выбору программного обеспечения для автоматизации туристической компании. Нужно стараться просмотреть как можно больше систем, и посмотреть их «живьем», а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены – известный парадокс, характерный для программных и интеллектуальных продуктов.

        Важно выбрать то программное  обеспечение, которое максимально  близко по идеологии управления. Потом что-то менять в программном  обеспечении – путь бесперспективный (для этого надо хорошо разбираться  в программировании, проектировании  и знать систему изнутри). Иначе  получится чемодан без ручки  – и выкинуть жалко, и носить  неудобно.

        Необходимо установить высокий  приоритет процессу внедрения  системы автоматизации среди  остальных организационных и  коммерческих процессов, наделить  высокими полномочиями ответственного  для внедрения.

        Важно создать среди всех сотрудников атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий.

       Внедрение системы автоматизации,  по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться  в процессе своей эксплуатации  вместе с прогрессом информационных  технологий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3. Методика выбора программного обеспечения туристической компанией.

        Если решение о необходимости использования программного обеспечения (ПО) в компании принято твердо и окончательно, встает следующий вопрос: какое программное обеспечение выбрать?

        Критериев выбора может быть  несколько:

1. Функциональность программного обеспечения. Его соответствие технологическим процессам, принятым в компании.
2. Стоимость владения программным обеспечением.
3. Перспективы  развития программного обеспечения.
4. Возможность интеграции с другими значимыми модулями, используемыми в компании.

        Рассмотрим данные критерии более  подробно.

     1) Функциональность программного  обеспечения. Его соответствие  технологическим процессам, принятым  в компании.

        Чтобы определить, насколько программное  обеспечение соответствует требования  компании, следует обратиться к  спешному опыту использования  этого ПО в компании аналогичного  профиля (в данном случае критериями  могут быть объем отправляемых  туристов, направление туризма, количество  туристов, количество специалистов, работающих в системе). Здесь надо исметь ввиду, что успешность внедрения оценивается руководителем, менеджерами, IT-специалистом и бухгалтерией по-разному. Поэтому хорошо бы знать мнение всех участников бизнес-процессов (при этом можно сделать акцент на ту категорию работников компании, автоматизация чьей работы является наиболее актуальной).

        Фирмы-разработчики программного  обеспечения охотно идут на  установку ПО для опытной эксплуатации. В течение двух-трех недель  каждый из предполагаемых пользователей  программы может ознакомиться  со своим участком работы. Если  разработчики сами демонстрируют  возможности ПО, особое внимание нужно уделить наиболее актуальным для каждого из участников процессов вопросам.

     2) Стоимость владения ПО.

        Стоимость ПО является конечной суммой, которую надо заплатить в редчайших случаях. При определении стоимости владения ПО необходимо обратить внимание на следующие составляющие. Самая важная из них – стоимость внедрения. Внедрение предполагает настройку системы под конкретные требования или изменение существующей технологии, обучении персонала.

        По мере развития компании  могут происходить значительные  изменения в бизнес-процессах,  - изменение в формах документов, появление новых входных и  выходных форм. Важно знать, какие  вопросы программное обеспечение  позволяет решать силами IT-специалиста туристической компании, а при каких ситуациях неизбежно потребуется участие представителя разработчика. В столь динамичном виде бизнеса, как туризм, вопросу сопровождения ПО следует уделить особое внимание. Следует знать, какое количество специалистов разработчика занимается сопровождением ПО. Исходя из их числа, количества сопровождаемых фирм и времени сопровождения можно определить предел, при котором увеличение количества сопровождаемых фирм приведет к неизбежному ухудшению качества.