Анализ деятельности ночного портье

Степень проверки, требуемая от портье - это функция от частоты появления ошибок и объема операций, которые необходимо проверить.

Первый из этих факторов зависит от профессиональной подготовки счетных работников, второй - от размеров и разветвленности инфраструктуры гостиницы. Большие гостиничные комплексы обычно требуют более тщательной проверки благодаря большому объему операций.

В компетенцию ночного аудитора обычно входят:

·завершение неоконченных записей;

·правильность заполнения счетов;

·согласование расхождений в статусе номеров;

·составление балансов всех подразделений

·проверка расценок на номера и места;

·проверка заранее заказанных номеров

·подготовка отчетов;

·депозит наличности;

·поддержание системы;

·распределение отчетов.

Рассмотрим эти функции в отдельности.

Завершение неоконченных записей

Главной функцией портье является убеждение в том, что все операции, влияющие на отчетность, записаны в соответствующие счета. Первый шаг в этом направлении завершить неоконченные записи. Хотя большинство работников стараются записывать операции в нужные счета по мере их получения, ночной портье должен подтвердить, что все операции были записаны перед началом проверки. Незавершенные записи приведут к ошибкам в балансе и ночной отчетности.

Портье строго следит, чтобы записи по всем документам операций были завершены. Если, например, гостиница не использует компьютеризированную телефонную учетную систему, незаконченные телефонные издержки должны быть учтены в полном объеме. Портье также может записывать ранее не учтенные операции с наличностью.

Согласование расхождений в статусе номеров.

Расхождения в статусе номеров должны быть решены как можно быстрее. Ошибки в статусе номера могут привести к потерям дохода от недостаточной полноты и оплошностях в записях. Например, если гость выписан, а агент забыл правильно оформить процедуру выезда, то номер будет считаться занятым, хотя на самом деле он свободен.

Ночной портье имеет право удостовериться, что расхождения между дневным отчетом поэтажной службы и системы статуса номеров службы приема и размещения были согласованы к концу дня. Чтобы минимизировать ошибки поэтажные службы должны отчитываться о предполагаемом статусе номеров, которые они обслуживают. Ночной портье должен просмотреть отчет службы приема и размещения и поэтажных служб, чтобы согласовать статус всех номеров гостиницы.

Если служба приема и размещения считает, что номер занят, а в отчете поэтажной службы он числится свободным, то портье должен прояснить истину. В этом случае может быть следующее:

·гость, торопясь, мог уехать, но забыл выписаться;

·гость мог уехать, не собираясь выписываться;

·агент или кассир могли не закрыть лист.

Портье, проверив все обстоятельства, должен предъявить лист для закрытия и определиться со статусом номера.

В компьютеризированной системе процесс выписки автоматически меняет статус номера.

Баланс всех отделений (торговых точек)

Ночной портье сводит баланс всех отделений, используя все первичные документы. Портье подводит баланс всех счетов службы приема и размещения и информации по операциям других подразделений. Документы, получаемые бухгалтером, и другие первичные документы резюмируются и сравниваются. Даже полностью автоматизированные гостиницы, обычно сохраняют первичные документы для разрешения возможных расхождений.

Детальный аудит отдельного подразделения предусматривает проверку всех записей до тех пор, пока ошибка не будет найдена. Процесс аудита может быть запутанным с этой точки зрения. Обычно считается более эффективным сначала свести баланс по всем отделениям, а потом искать отдельные ошибки в записях.

Однако баланс в счетах и итогах подразделений еще не значит, что правильные счета были выбраны для записи. Запись правильной суммы в неправильные счета также приведет к неправильному итогу. Этот тип ошибок бывает незамеченным до тех пор, пока не возникают проблемы со счетами клиентов.

Проверка расценок на номера (места)

Ночной портье может потребовать у службы приема и размещения дать отчет по доходу от номеров. Этот отчет показывает расценки за каждый номер и фактические расценки, по которым номера сданы, что дает возможность минимизировать доход от номеров. Если расценки и фактические расценки не совпадают, то возникает несколько вопросов, которые портье должен решить:

·Если номер занят членом туристской группы или корпоративным клиентом, имеющим льготы, правильно ли применены скидки к расценкам?

·Если в номере только один гость, а фактические расценки равны приблизительно половине, является, ли гость одним из зарегистрированных? Если да, то зарегистрировался ли второй гость.

Правильное использование информации о доходе и учете номеров может стать основой для анализа доходов от номерного фонда, копия этого отчета может быть подготовлена для главного менеджера гостиницы.

Поддержание системы.

Этот шаг применим только к компьютерным системам. Так как компьютер устраняет необходимость ведения всевозможных учетных документов по бронированию номеров, их статусу и т.д., то служба приема и размещения становиться очень зависимой от правильно функционирующей компьютерной системы.

Поддержание отчета должно предъявляться периодически для проверки гладкой работы гостиницы на случай поломки компьютерной системы.

Отчеты в конце дня разрабатываются и печатаются компьютером обычно, по крайней мере, печатаются два гостевых списка: одна копия для бухгалтера, а другая - для управления гостиницы. Отчет о статусе номеров позволяет агентам определить свободные и готовые номера.

Подготовка отчета

Ночной портье обычно несет ответственность за подготовку отчетов, которые показывают эффективность деятельности службы приема и размещения. Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям, балансовый отчет и специальные отчеты могут быть подготовлены для обзора руководством гостиницы.

Конечный детальный и суммарный отчеты по подразделениям подготавливаются и хранятся с первичными документами в бухгалтерии.

Балансовый отчет показывает количество гостей, которые подошли к ограничению кредита. В компьютеризированной системе компьютер должен быть запрограммирован так, чтобы мог составлять такой отчет по требованию.

Таким образом, роль ночного аудитора в эффективном функционировании гостиничного предприятия велика. Портье имеет широкий спектр обязанностей, в связи с этим, должен быть подкреплен как экономически, так и технически, управляясь с автоматизированными системами. Ночной портье - это служащий отеля, который при возникновении нестандартной ситуации быстро реагирует и знает в какое подразделение гостиницы, к кому нужно обратиться для разрешения вопроса.

Также одной из основных обязанностей ночного портье является обход здания в целях проверки исправности сигнализации и безопасности гостиницы. Во время обхода ночной портье забирает листы заказы завтраков в номер, которые заполняются клиентами и вывешиваются за дверь. В ночное время совершается не менее трех таких обходов. Время каждого заносится в специальный журнал. 
После того как собраны все листы заказы завтраков в номер, ночной портье вводит в журнал информацию о виде завтраков, их стоимости и количестве для каждого номера. К 6:00 утра ночной портье должен подготовить к транспортировке завтраки в вакуумных подносах к дверям номеров. К 7:00 осуществляется пересмена, ночной портье предоставляет рапорт.

Правила передачи смены.

При передаче смены портье, который сдает смену, обязан сообщить вновь заступающему портье следующую информацию:

-Сумму денежных средств в кассе, полученных за проживание гостей;

-Количество гостей, проживающих на момент передачи смены;

-Сумму денежных средств, полученных за дополнительные услуги;

-Информацию о работе дворника, горничных, количестве убранных номеров и номеров, нуждающихся в уборке;

-Информацию о технических неполадках и неисправностях;

-Просьбы и пожелания клиентов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Отчетная документация на примере гостиницы Marriott Moscow Grand

2.1. Общая характеристика  отчетной документации

Отчетная документация сегодня – важнейший критерий успешной работы сотрудника любой фирмы, компании или предприятия. Предоставляя требуемый объем документов работодателю, начальнику или группе ответственных лиц, работник компании может подтвердить свое отсутствие или присутствие на том или ином мероприятии. Необходимость командировок по стране сегодня настолько велика, что практически каждое предприятие отправляет своих сотрудников на конференции, симпозиумы, и другие важные события.

 

В каждой организации объем требуемой отчетной документации разный. Чаще всего от командируемого требуют кассовые чеки, счета, отчеты и прейскуранты цен. Отчетные документы гостиницы тоже играют немаловажную роль. Работники гостиницы обязаны предоставить определенный пакет документации, а также выдать постояльцу необходимый чек или счет в виде квитанции или в форме любого другого отчетного документа.

Отчетная документация, чеки, прейскуранты и т.п., должны подтверждать факт оплаты той или иной услуги. Это следует помнить при оформлении документации или подачи запроса на ее оформление. Узнать о перечне необходимых документов можно в бухгалтерии предприятия, где содержатся необходимые сведения, списки и перечни. Все документы, включая отчетные документы гостиницы, должны быть заверены печатью и подписью, иметь дату и, при необходимости, город Вашего пребывания.

Гостиница, принимающая отдыхающих, командируемых, и других лиц, обязана иметь и предоставлять по требованию гостиничные квитанции, и другие документы, при необходимости, оформленные в соответствии с действующими требованиями законов РФ. Гостиница должна иметь разрешение, согласно лицензии или иной документации на предоставление определенного перечня услуг отдыхающим. Отчетные документы гостиницы являются важным критерием во взаимодействии двух или трех структур, в отношении работающего персонала, начальства, и иных лиц.

Немаловажным критерием успешной работы также является и проверка документации. Она должна производиться в строго установленные сроки, и быть обязательной.

Наличие заверенных и действующих отчетных документов подтверждает те или иные действия любого сотрудника, работодателя, компании или предприятия. Отчетные документы гостиницы являются важным формирующим аспектом взаимоотношений между двумя или несколькими лицами, а также предприятиями или компаниями, где эти документы требуются или необходимы для предоставления определенной отчетности.

2.2. Виды отчетной документации и требования к составлению отчетов

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация состоит из нескольких комплексов документов:

· государственная статистическая отчетность;

· ведомственная отчетность;

· внутриорганизационная отчетность.

Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности установлен Положением о порядке предоставления государственной статистической отчетности в Российской Федерации, утвержденным постановлением Госкомстата от 14 августа 1992 г. №130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются федеральными органами исполнительной власти. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции органов межотраслевой координации, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех учреждений, организаций и предприятий, например Центральный банк Российской Федерации, Государственная налоговая служба Российской Федерации и Министерство финансов Российской Федерации разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Федеральные органы исполнительной власти, выполняющие функции отраслевого управления, разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для учреждений, организаций и предприятий отрасли.

Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой. В заинтересованные органы представляется первый экземпляр подготовленного отчета и электронная копия документа.

Кроме государственной статистической и ведомственной отчетности, в каждой организации составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или поручений вышестоящей организации. Отделы и службы организации систематически представляют отчетность:

· ежедневную, еженедельную – по реализации продукции, остаткам основных товаров на складе (в натуральном выражении), поступлению товаров, наличию денежных средств на счетах и т.д.;

· ежемесячную – по товарам на складах, поступлениям, отгрузке и реализации продукции, дебиторской задолженности, основным видам расходов;

· ежеквартальную (иногда ежемесячную) – составление промежуточных балансов и их анализ в сопоставлении с плановыми показателями;

· полугодовую и годовую – например, отчетность перед акционерами.