Взаимодействие субъектов и обхектов организаторской деятельности

     Системы с управлением, или целенаправленные, называются кибернетическими. К ним  относятся технические, биологические, организационные, социальные, экономические  системы и др.

     Основными группами функций системы управления являются:

     1) функции принятия решений (преобразования  содержания информации)- выражаются  в создании новой информации  в ходе анализа, планирования (прогнозирования) и оперативного  управления (регулирования, координации  действий). Это связано с преобразованием  содержания информации о состоянии  ОУ и внешней среды в управляющую  информацию при решении логических  задач и выполнении аналитических  расчетов, при порождении и выборе  альтернатив. Эта группа функций  является главной, поскольку обеспечивает  выработку информационных воздействий  по удержанию в существующем  положении или при переводе  системы в новое состояние;

     2) рутинные функции обработки информации  охватывают учет, контроль, хранение, поиск, отображение, тиражирование,  преобразование формы информации и т.д. Эта группа функций преобразования информации не изменяет ее смысл, т.е. это рутинные функции, не связанные с содержательной обработкой информации;

     3) функции обмена информацией связаны  с доведением выработанных воздействий  до ОУ и обменом информацией  (ограничение доступа, получение  (сбор), передача информации по  управлению в текстовой, графической,  табличной и иных формах по  телефону, системам передачи данных  и т.д.).

       Взаимодействие субъекта и объекта управления.

Совместная  деятельность людей предполагает контакты между ними и обмен необходимой  информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут  достигать своих целей. Любая  организация, в том числе и  на уровне малой группы, обязательно  имеет соответствующую систему  коммуникаций (связей), которая обеспечивает обмен информацией между ее членами.

     Для осуществления любой коммуникации необходимы как минимум два человека - отправитель информации (коммуникатор) и ее получатель (коммуникант, или реципиент). Отметим, что вся деятельность по управлению любым трудовым коллективом представляет собой не что иное, как постоянные коммуникационные акты, участниками которых являются его члены.

     В соответствии с основными функциями  современного производственного коллектива можно назвать следующие основные цели осуществляемых в нем коммуникаций:

     решение официальных задач коллектива в  сфере производственной или общественно-политической деятельности;

     удовлетворение  социальных потребностей его членов (в общении, в привязанности, в  информации и т. д.).

     Исходя  из направления потока информации в  организации, различают коммуникации нисходящие - направленные "сверху вниз" (от руководителей к подчиненным), восходящие - направленные "снизу  вверх" (от подчиненных к руководителям), и горизонтальные - осуществляемые между членами трудового коллектива, равными по своему служебному положению.

     Совокупность  горизонтальных и вертикальных связей образует пирамиду коммуникаций, на вершине  которой находится руководитель наивысшего (в данной организации) ранга, а в основании – рядовые  работники, не имеющие подчиненных. В зависимости от количества управленческих уровней выделяются "высокие" или "плоские" пирамиды коммуникаций.

     Взаимодействие  субъекта и объекта управления осуществляется посредством вертикальных коммуникаций (нисходящих и восходящих), которые  мы и будем рассматривать далее.

     При изучении коммуникаций в организации  обычно исходят из модели К. Шеннона, в соответствии с которой можно выделить следующие основные элементы коммуникационной цепи:

• источник информации;
• передатчик;
• приемник;
• получатель информации.

     Рассмотрим  основные элементы коммуникационной цепи применительно к организациям.

     Под источником информации понимается лицо или группа лиц, составляющие определенное организационное целое и располагающие  той или иной информацией. Эти  данные кодирует на основе какой-либо системы знаков отправитель информации (коммуникатор) и передает далее  сообщение соответствующему лицу или  группе в целом. Иногда отправитель  информации является в то же самое время и ее источником, однако их не следует полностью отождествлять.

     Преобразование  данных в те или иные сигналы производится отправителем информации посредством  передатчика, в роли которого могут  выступать биологические органы (например, голосовые связки) или  технические устройства (например, автоматическое электротабло).

     Эти сигналы поступают к приемнику, который, как и передатчик, представляет собой биологический орган или  техническое устройство с функцией декодирования полученного сообщения.

     Коммуникационную  цепь замыкает получатель информации (реципиент) - лицо или группа лиц, учитывающих, так или иначе, в своей деятельности полученные сведения.

     Весь  путь от отправителя информации до ее получателя называется каналом коммуникации (имеется в виду как физическая, так и социальная среда). Следует  отличать каналы от различных средств, используемых при передаче информации. В качестве таких средств выступают  письменные документы, сообщения по телефону, радио, телевидению и т. д. Передача информации может быть осуществлена и непосредственным образом - когда  участники коммуникации взаимодействуют  на основе устной речи лицом к лицу.

     Подчеркнем, что роли участников коммуникации нельзя разделить на активные (отправители  информации) и пассивные (получатели информации). Последние также должны проявлять определенную активность, чтобы адекватно интерпретировать информацию. Кроме того, отправитель  информации и ее получатель могут меняться своими ролями в ходе коммуникационного процесса.

     Одна  из первейших проблем, с которыми встречается каждый коммуникатор, заключается  в необходимости привлечь внимание реципиента к предстоящему сообщению. Можно назвать две очевидные характеристики коммуникации, позволяющие удерживать внимание получателя информации. Это новизна и значимость для него данного сообщения. Таким образом, коммуникатору важно иметь ясное представление о том круге сведений, которым располагает будущий адресат информации, и об иерархии его ценностных ориентации.

     Для адекватного понимания какого-либо сообщения необходима определенная общность "тезаурусов" отправителя  информации и ее получателя. В данном случае под тезаурусом понимается вся совокупность информации, которой располагает данный человек. Большие различия в запасе и характере информации препятствуют эффективным коммуникациям. Так, известно, что члены каждой профессиональной группы имеют свой специфический язык, широко используемый в практике их трудовой деятельности. С одной стороны, наличие такого языка помогает специалистам быстрее обмениваться информацией друг с другом, с другой стороны, использование ими элементов своего профессионального жаргона в общении с представителями других профессиональных групп отрицательно сказывается на взаимопонимании участников данных коммуникаций.

     Эффект  коммуникации зависит также от ряда социально-психологических факторов, сопутствующих процессу передачи и  восприятия информации.

     Рассматриваются, например, особенности социальных ролей  участников коммуникации, престижность коммуникаторов, социальные установки  получателя информации, особенности  протекания его психических процессов  и т. д. Имеются экспериментальные  данные А. А. Бодалева, Г. М. Андреевой, О. Г. Кукосяна и других исследователей, свидетельствующие о том, что возрастные, профессиональные и ролевые характеристики личности существенно влияют на процессы восприятия и понимания людьми друг друга.

     Эффективным коммуникациям в производственном коллективе могут препятствовать различные  помехи. Иногда отправитель информации неправильно ее кодирует, например, выражает свое сообщение несоответствующими словами. Процесс передачи информации также может сопровождаться помехами, в итоге чего информация поступает к получателю в искаженном виде. Это бывает, например, тогда, когда информация проходит через большое число иерархических уровней организации. По данным американских авторов, в устном сообщении при каждой последующей передаче теряется около 30% информации. Отметим, наконец, что человек, которому адресована информация, может просто ее неправильно понять.

     Западные  исследователи уделяют много  внимания рассмотрению различных барьеров на пути коммуникаций в организациях (К. Роджерс, Ф. Ротлисбергер). Так, когда речь идет о коммуникациях "лицом к лицу", главным барьером называют тенденцию к преждевременной оценке сообщения, его одобрению или неодобрению, вместо того чтобы сохранять нейтральную позицию в процессе обмена мнениями. К возможным барьерам, препятствующим эффективным коммуникациям, относят также различия в образовании, опыте, мотивации и другие.

     При рассмотрении путей информации в  социальной среде различают формальные (официальные) и неформальные (неофициальные) каналы. Формальные каналы установлены  административно в соответствии с должностной организационной  структурой производственного коллектива. Они связывают людей в этой структуре, как по вертикали, так и по горизонтали.

     К неформальным каналам коммуникаций относятся все те, которые не совпадают  с официально установленными. Можно выделить две основные причины, побуждающие работников использовать неформальные каналы:

     потребность членов организации в социальных контактах, которая в пределах системы  официальных коммуникаций никогда  не удовлетворяется полностью;

     низкая  эффективность отдельных элементов  официальной системы.

     В пределах неформальных групп информация распространяется быстрее, чем в формальных. Однако неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций - в ее большей гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.

     Для эффективного функционирования производственного  коллектива необходимо наличие в  нем систем как формальных, так  и неформальных коммуникаций. Если организация обладает только системой формальных коммуникаций, процесс прохождения  информации будет бюрократизироваться. Если же окажется превалирующей система  неформальных коммуникаций, это приведет к распространению слухов и предположений, мешающих деятельности организации. Таким  образом, нужен определенный баланс данных систем, оптимальное соотношение  между ними. Каждый член организации  занимает определенное место как в формальной, так и в неформальной системе коммуникаций, проявляя при этом соответствующую активность.

     Информация, циркулирующая в пределах производственного  коллектива, направлена не только на оптимизацию (в технологическом, организационном  и экономическом смысле) выпуска  соответствующей продукции. Значительная часть сообщений, передаваемых работниками  друг другу, касается социальной жизни  предприятия. Конечно, деятельность предприятия, рассматриваемая в целом, представляет собой единство двух сторон - производственной и социальной. Поэтому в социально-психологическом плане правомерно говорить о специфической социально-производственной информации, которая отражает все стороны жизни предприятия и способствует оптимальному функционированию производственного коллектива. Задача целенаправленного и систематического обеспечения работников данной информацией решается посредством официальной системы вертикальных коммуникаций предприятия как нисходящих, так и восходящих.

     Факты, накопленные психологией, показывают важность соответствующей информированности  работников на всех иерархических уровнях  организации, что объясняется следующими обстоятельствами.