Теоретические основы системы управления организацией

     Непрерывность осуществления хозяйственных процессов  в организации требует соответственно и непрерывности управления ими, контроля и координации деятельности персонала. Это позволяет своевременно обнаруживать и решать возникающие  проблемы, а следовательно обеспечивать стабильное развитие и функционирование организации.

     Последнее требует оптимального сочетания  централизованного регулирования  и самоуправления отдельных элементов  организации. Поскольку саморегулирование  осуществляется людьми, оно, в свою очередь может без соблюдения такого принципа как учет индивидуальных особенностей и психологии работников, закономерностей межличностных отношений и группового поведения. Это обеспечивает нормальный морально-психологический климат в организации и принятие взвешенных решений, которые будут надлежащим образом исполняться.

     Для того, чтобы управленческий процесс  протекал нормально, необходимо соблюдение такого важного принципа как обеспечение  единства прав и ответственности  в каждом его звене. Избыток прав по сравнению с ответственностью приводит на практике к управленческому  произволу; недостаток же парализует деловую активность и инициативу поскольку даже небольшой «перебор» здесь может повлечь за собой крупные неприятности.

     Важным  принципом менеджмента считается  состязательность участников управления на основе личной заинтересованности в успехе, поддерживаемой с помощью  разнообразных мотиваторов, таких  как материальное поощрение, возможность продвижения по службе, самореализации, получения новых знаний и навыков.

     В современных условиях управленческий процесс не может быть по-настоящему результативным без соблюдения такого принципа как максимально широкое  вовлечение исполнителей в процесс  подготовки решений, причем уже на самых  ранних его стадиях. Он исходит из того непреложного факта, что решения, в которых вложен собственный  труд и идеи, будут реализовываться  с большей активностью и заинтересованностью, чем «спущенные сверху». 

     1.2 Подходы к управлению в организации

     К настоящему времени известны четыре важнейших подхода, которые внесли существенный вклад в развитии теории и практики управления.

     При традиционном подходе рассматриваются  по отдельности работа, персонал, администрирование, мотивация, система управления фирмой и т.д.

     Процессный  подход. Управление рассматривается  как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других – это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных  взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.

     Процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Эти четыре первичные функции  управления объединены связующими процессами коммуникации и принятия решения. Руководство (лидерство) рассматривается как  самостоятельная деятельность. Оно  предполагает возможность влияния на отдельных работников и группы работников таким образом, чтобы они работали в направлении достижения целей, что крайне существенно для успеха организации.

     Планирование  – это один из способов, с помощью  которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих  целей.

     Организовывать  – значит создать некую структуру. Поскольку в организации работу выполняют люди, важным аспектом функции  организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая работу по управлению.

     Задача  функции мотивации заключается  в том, чтобы члены организации  выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями  и сообразуясь с планом.

     Контроль  – это процесс обеспечения  того, что организация действительно  достигнет своих целей.

     Четыре  функции управления – планирование, организация, мотивация и контроль – имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация.

     При системном подходе организация рассматривается как система со своим входом (цели, задачи), выходом (результаты работы по показателям), обратными связями (между персоналом и руководством, внешними снабженцами и менеджерами и т.д.), внешними воздействиями (налоговое законодательство, конкуренты и т.д.).

     Основные  цели при системном подходе:

- исключение противоречивости целей подразделений организации;

- обеспечение единого направления в действиях подразделения;

- поиск критических факторов успеха организации;

- обеспечение факторов устойчивости функционирования организации;

- обеспечение адаптивности - быстрая приспособленность в работе;

- обеспечение совместимости работы подсистем организации;

- обеспечение эффективной работы обратных связей внутри организации.

     Применение  теории системы к управлению облегчило  для руководителей задачу увидеть  организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются  с внешним миром. Руководители должны знать, каковы переменные организации  как системы, для того чтобы применять  теорию систем к процессу управления.

     При ситуационном подходе методы управления могут меняться в зависимости от ситуации. Результаты деятельности организации анализируются в различных практических ситуациях. Ведется поиск наиболее значимых ситуационных факторов, влияющих на показатели хозяйственной деятельности в динамике, прогнозируются последствия. На основании полученных данных планируется будущая деятельность организации. Часто ситуационный анализ проводят методами экспертных оценок, «мозгового штурма», с использованием кейсов – деловых ситуаций, помогающих накапливать практический опыт и принимать правильные управленческие решения. Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на производительность организации.

     Система управления современной организацией должна отвечать следующим основным требованиям:

• обеспечивать высокую производительность управления предприятием;
• обладать высокой гибкостью;
• оперативно реагировать на изменения факторов внешней и внутренней среды предприятия, конъюнктуры рынка;
• быть адекватной сложной технологии производства, требующей соответствующих форм контроля, организации и разделения труда;
• учитывать конкуренцию на соответствующем рынке товаров (услуг);
• учитывать требования к качеству обслуживания потребителей и выполнения договоров;
• способствовать развитию организации;
• обладать способностью саморегулирования, чтобы любые отклонения от нормы (по стоимости, качеству, срокам и др.) быстро фиксировались (в идеале — автоматически) и сразу же вырабатывались и предпринимались контрмеры, возвращающие систему управления в прежнее нормальное состояние.
• обеспечивать внедрение достижений науки и передовой практики;

Это обеспечит правильный подход в управлении организацией и скоординирует работу.

     1.3 Виды организационных структур управления

     Для того чтобы рассказать о видах, нужно для начала разобраться что такое структура управления.

     Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала.

     "Структура  управления организацией", или  "организационная структура управления" (ОСУ) - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Большое внимание руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций.

     В основу структуры управления положена определённая система.

     Линейная – представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. (рис 1.1). Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного  подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредоточивающий в своих руках все функции управления.

     При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному единовременному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность за результаты всей деятельности управляемых объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ, разрабатывает и принимает решения, связанные с управлением данным объектом.

     Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке «сверху вниз», а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого над ним уровня, формируется своего рода иерархия  руководителей данной конкретной организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не   имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника. 

     В линейной структуре управления каждый подчиненный имеет начальника, а  каждый начальник имеет несколько подчиненных. Такая структура функционирует в небольших организациях на низшем уровне управления (секция, бригада, отдел и т.д.).

     В линейной структуре система управления организацией компонуется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, ассортимента выпускаемой продукции и т.п.

     Линейная  структура управления является логически  более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения функциональных проблем, требующих узких, специальных знаний.

     Линейная  организационная структура управления имеет свои преимущества и недостатки. Серьезные недостатки линейной структуры в определенной мере могут  быть устранены многолинейной структурой.

       Достоинством линейной структуры  является личная ответственность  руководителя за конечный результат.  Недостатком является высокое  требование к руководителю.

Рис. 1.1 Классическая линейная структура управления 

     Линейно - штабная – представляет собой такую же «Линейную», только с организацией штаба при управлении. Целью его является информационное обеспечение руководителя и тех подразделений, которыми он руководит. При такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель,  возглавляющий определенный коллектив. Ему при разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов помогает специальный аппарат, состоящий из функциональных подразделений (управлений, отделов, бюро и т.п.). В данном случае функциональные структуры подразделений находятся в подчинении главного линейного руководителя. Свои решения они проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб-исполнителей.