Специфика проведения специальных мероприятий на различных этапах

После определения с формой мероприятия, а также по успешному окончанию поиска исполнителя, необходимо выбрать место проведения, иначе говоря «площадку». Площадка – это набор возможностей, с помощью которого можно как подкорректировать, так и полностью изменить формат того или иного мероприятия. Авторы пособия советуют при выборе площадки всегда лично осматривать её, и не рассчитывать исключительно на мнения исполнителя. Подробный фотоотчёт, дегустация меню, сборка прайс-листов, обзор отзывов – всё это поможет с большей уверенностью определиться с тем или иным местом проведения специального мероприятия.

Далее, необходимо проработать детальный план мероприятия, собрать и подготовить все имеющиеся и необходимые документы. Это и будет четвертым пунктом нашего плана по организации массового мероприятия. Чем масштабнее планируется мероприятие – тем больше усилий необходимо приложить для сбора и подготовки информации. Мы проанализировали данный пункт, и установили, что, например, стандартный план дилерского съезда компании включает в себя такие основные аспекты как: время и дата, тип события, его название, сведения о подготовке, краткое описание самого мероприятия, список участников и ответственных.

Следующим этапом идёт образование команды для мероприятия и распределение ролей. Любой здравомыслящий организатор понимает, что придумать, проработать и реализовать серьёзное мероприятие невозможно без своей специальной команды. Подбор людей должен осуществляться исходя из типа и вида массового мероприятия. Для более успешной организации понадобятся более опытные профессионалы своего дела, но задействовать каждого можно лишь только в одной роли, причём она должна соответствовать данному человеку. К примеру, не рекомендуется ставить молодую девушку для сбора мужчин среднего возраста после спорта и подогретых водкой.  Необходимо обязательно предусмотреть непредвиденные ситуации и использовать для этого специальных людей. К примеру, необходима антуражная группа для выноса призов.

Далее следует поэтапная реализация планов (до начала самого мероприятия). Каждый организатор в праве сам выбрать свою форму контроля хода подготовки мероприятия. Лучше всего использовать график Ганта, с помощью которого восприятие плана мероприятия будет упрощена и удобна. Другими формами контроля могут служить таблички Microsoft Excel или же работа в Outlook. Важно перед началом мероприятия обсудить все действия вместе со своей командой, ещё раз все проговорить и решить сложные вопросы.

-> Теперь рассмотрим работу, которая проходит непосредственно за день, и в день до начала специального мероприятия. Если событие назначено на утро, необходимо приложить максимум усилий, чтобы всё было готово с вечера: осуществлен завоз нужных материалов, произведена установка техники, оплачены счета и т.д. Имея ввиду все эти факторы, Вы, как организатор, сможете облегчить себе часть той огромной работы, которая будет происходить непосредственно во время самого мероприятия. Организатор обязан проверить ряд важных элементов для обеспечения технической стороны массового мероприятия непосредственно в день события. Необходимо проконтролировать имеются ли в наличие: скрепки, булавки, скотч, ножницы, частая бумага, цветная бумага. Также не следует забывать про зарядные устройства для мобильных телефонов, запасные батарейки к микрофонам, аптечка, флэш-память, болванки дисков, и т.д.

Но не стоит забывать, что список необходимых для организатора вещей, напрямую зависит от того, с каким специальным мероприятием придется работать по типу и виду. Например, если массовое событие будет происходить на свежем воздухе, в список добавятся спички, зонтики, и т.п. Используйте список для особых отметок наличия тех или иных элементов.

Убедившись, что всё доставлено и установлено, необходимо хорошо отдохнуть и выспаться. День мероприятия обычно проходит в нервной обстановке, а потому, необходимо привести себя в форму и боевую готовность.

В день мероприятия организатору, как самому ответственному лицу, необходимо появиться первым на месте события. Чем раньше осуществится приезд, тем больше будет времени для решения экстренных вопросов, которые могут всплыть непосредственно в день мероприятия.

После решения всех вопросов, организатору необходимо проследить обеспечено ли визуальное оформление места проведения, проверить оборудование (презентационное, свет, звук и т.д.), проверить места рассадки участников, подготовить навигационные и информационные знаки, расставить цветы, развесить баннеры и т.д.

Все действия, а также списки необходимых вещей должны быть продуманы до начала специального мероприятия.

Если нужные вещи привезены в картонных коробках, необходимо написать на поверхности этих коробок внутренне содержание, пронумеровать их. С помощью этих рекомендаций можно избежать неразберихи и сразу же заметить, если что-то пропало. Возможно, будет достаточно времени привезти пропавшее из офиса.

Доставка оборудования на мероприятие похожа на переезд. Работая в одном месте, на несколько дней, совершенно чужая гостиница или санаторий становятся вашим местом работы. Поэтому правило о нумерации коробок касается любых переездов.

Далее мы рассмотрим авторские советы для конференций и семинаров. Регистрационный стол.

Если участников много, необходимо расставить указатели с буквами алфавита (А, Б, В… Я) или блоков (А-Д, Е-З… Э-Я). С помощью этой процедуры, участники быстрее найдут, где искать свою фамилию.

Таблички в президиум.

Следует напечатать их заранее, но иметь с собой шаблон, так как в случае замены докладчика придется их срочно допечатывать. Делать таблички рекомендуется двусторонними. Это продемонстрирует ваше уважение не только к аудитории, но и к докладчикам: они увидят, что о них заботятся не меньше, чем обо всех остальных приглашенных. Докладчики, найдя свои имена на обратной стороне таблички, правильно сядут в президиуме. В случае, если они окажутся не знакомы между собой, таблички помогут им познакомиться.

Организатору необходимо ознакомить регистраторов с правилами поведения за регистрационным столом, так как это лицо мероприятия. Здесь всегда должен быть идеальный порядок, запрещено пить кофе, не должно быть никакого мусора, обрезков бумаги и т. п. Всё, что лежит на столе, должно лежать очень аккуратно, ровно и в полном порядке. Следует проинформировать регистраторов, что с утра, во время проведения регистрации нельзя сидеть. Это возможно только после начала конференции, когда все гости зайдут в зал. Ещё одной важной деталью является наличие специальной ткани или скатерти, которые должны полностью закрывать стол, чтобы не были видны ноги под столом. Это касается как регистрационного стола, так и президиума.

Что касается приветствия, то тут следует прорепетировать с вашим персоналом то, как они будут здороваться с участниками.

Зафиксируйте на бумаге слова, которые должны произноситься. Пропишите это как процедуру. Клиенты, могут и не заметить, что для них подготовили «встречающий» персонал. Но ваши работники будут полностью готовы, и это действительно очень неплохо.

Рассмотрим такую ситуацию, как избегание очередей. Это далеко не всегда возможно, но нужно максимально проработать данную проблемы, подготовиться, чтобы очередей не было (конечно, если очередь не является частью вашего плана). Следует позаботиться о том, чтобы количество регистраторов было не менее одного на 30 приглашенных при регистрации в течение часа. Для эффективности можно открыть дополнительные двери, сделать дополнительные указатели, поставить специального человека в зал, который будет указывать, куда садиться.

Очень интересным и важным моментом является стол решения проблем. К примеру, на мероприятие приходит 300 человек, которых ожидают порядка 10 регистраторов. Участники устремляются  
к регистрационному столу, где, не смотря ни на что, образовывается очередь.

Толпа в данном случае образуется по вине регистратора, который не успел за 30 секунд зарегистрировать человека, или ввиду каких-то других проблем. Но такие проблемы могут исходить от участников данного события. К примеру, если участника нет в списке, или он есть в списке, но его фамилия написана с ошибкой и ему важно эту ошибку исправить. В данном случае регистратор должен быть информирован о том, что необходимо привести извинения участнику. Также, участник может иметь какой-то важный и не очень простой вопрос, который он начинает выяснять  
с регистратором, или еще что-то.

Пока человек будет пытаться разрешить свою проблему, и возникает столпотворение, все остальные участники будут вынуждены ждать, пока все прояснится.

В таком случае лучше всего поставить к регистраторам ответственное лицо, чтобы очередь проходила как можно быстрее, а в случае какой-либо проблемы данный человек смог бы отвести участника к профессионалам, которые смогут решить его проблему. Речь идёт о так называемом столе решения проблем. Если на регистрации могут стоять временные работники, то за данным столом необходимо находится людям из вашей команды, причем очень профессиональные в своём роде. Люди, которые смогут разрешить любой конфликт в экстренную ситуацию. И если у регистратора что-то пошло не так, то ответственное лицо сопроводит гостя к столу решения проблем. Поскольку тут решаются только сложные вопросы, то очереди не возникает (или она будет очень маленькая, из двух-трех человек).

Стол решения проблем должен располагаться отдельно от стола регистрации, желательно не в ряд, чтобы участник не спутал его с обычным регистрационным столом.

Следует добавить, что стол решения проблем не обязательно должен быть именно столом. Это может быть и просто отдельно стоящий в стороне компетентный сотрудник вашей компании.

При регистрации и во время следует обратить особое внимание на категорию участников. Каждую категорию следует встречать отдельно определённым людям. На мероприятиях, как правило, люди подразделяются на три категории:

1. VIP, спонсоры, докладчики;
2. все остальные участники;
3. пресса.

Особое внимание необходимо уделить встрече прессы. Это связано  
с тем, чтобы создать журналистам положительный образ о мероприятии. Журналисты будут использовать фотографии, видеоматериалы для написании будущей статьи, а потому, они должны находится на тех местах, на которых им бы было удобнее всего выполнять свою работу.

VIP-участники  – это люди, которых потом необходимо  отвести в какое-то специальное место, поэтому для каждого VIP'а следует прикрепить ответственное лицо, который встретит данного человека и покажет ему его место в зале и т.д. [4]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Особенности проведения специальных мероприятий

 

В данном параграфе мы рассмотрим работу специалиста по связям  
с общественностью во время проведения массового мероприятия [4]. В ходе исследования, нами было установлено, что работа во время мероприятия является, с одной стороны, самой незначительной, так как большая часть происходит именно в период подготовки, до проведения специального мероприятия. Однако, при этом следует учитывать, что эта работа является  
и самой сложной ввиду того, что всё действие проходит в реальном времени, и в случае экстренных ситуаций на размышление и устранение неполадок потребуется всего несколько минут.

Далее, мы рассмотрим работу специалиста по связям  
с общественностью на различных этапах. Александр Шумович разработал свою классификацию, которую мы взяли за основу данного параграфа.

1) Самой  важным составляющим работы является  общая координация мероприятия. Необходимо всё время контролировать, чтобы всё было  
в порядке, проходило в штатном режиме. В зал, где проходит само мероприятие, направьте своего человека, который будет следить за уровнем освещенности (добавляет или убавляет уровень света), за температурой помещения (должно быть чуть-чуть прохладно), за уровнем внешнего шума (например, ремонт в соседнем здании не должен мешать вашей встрече). Если на мероприятии задействованы несколько залов в помещении, необходимо направить в каждый зал по одному такому человеку из команды организатора. Если же мероприятие проходит на открытом воздухе, необходимо заняться мониторингом метеоусловий. В случае похолодания, необходимо усилить подачу чая и горячих обедов, увеличить порции.  
В случае дождя, необходимо обеспечить участников специального мероприятия дождевиками, или заранее подготовить павильон  
с непромокаемой крышей.  При возникновении технических проблем  
у докладчика или участников (например, не работает микрофон), член команды, отвечающий за данную локацию, сможет их оперативно решить, быстро заменив неисправное устройство. Только после этого следует приступить к починке оборудования, которое вышло из строя.

2) Второй  частью работы специалиста по  связям с общественностью будет  являться контроль и управление сервисом места, где проходит мероприятие. Работа, в целом, состоит по тому же принципу, который нами был проанализирован выше. Организатору, просто, необходимо следить за тем, чтобы всё шло точно по сценарному плану, и вносить оперативные коррективы, если того требует ситуация.

3) Следующим  пунктом рассмотрим техническое ассистирование массового мероприятия. Например, при просмотре слайдов некоторые докладчики любят, чтобы был человек, который им ассистировал нажатием клавиши мыши. Докладчики стильно говорят такому человеку: «Следующий слайд, пожалуйста». Но это касается опять же не всех выступающих.  
И поэтому, для таких случаев необходимо приобрести, и всегда держать под рукой радиомышь или специальный пойнтер, чтобы докладчик самостоятельно мог переключать слайды.

4) Далее  обратим внимание на координацию перемещений участников (на обед, на кофе), управление паузами. В случае если специальное мероприятие проходит на высоком уровне, необходимо иметь специальный инструмент. Например, это может колокольчик на ручке длиной около 40 сантиметров. Мы звоним в него по окончании перерыва. При помощи данного инструмента срабатывает стереотип школьных лет: люди понимают, что перерыв закончен, и необходимо возвращаться в зал. Громкости колокольчика хватит, чтобы без труда переместить в зал заседаний сотни участников всего за несколько минут. Также, объявления на перерыв  
и с перерыва могут быть озвучены ведущим данного мероприятия, или же кем-то из руководящих лиц той или иной компании. Также, в качестве объявления окончания перерыва, можно использовать инструментальную фоновую музыку. В начале перерыва она будет включена, в то время как, её окончание будет означать о скором продолжении мероприятия.  
На обеденном перерыве, если организатор захочет проявить ещё большую оригинальность, можно использовать «три звонка» как в театре. Здесь, как и случае с колокольчиком, тоже сработает стереотип о скором продолжении мероприятия.