Специфика проведения специальных мероприятий на различных этапах

5) Неотъемлемой  частью работы во время мероприятия  является поддержание порядка. В данном случае следует обратить внимание на регистрационный стол, который должен являться образцом порядка  
от самого начала до самого конца специального мероприятия. Организатор обязан проследить и проинформировать регистраторов, чтобы нигде не было мусора, кофе, и прочих вещей, не предназначенных для данной локации. Стол организаторов – это святое место мероприятия. [шумович ]. Также,  
урны должны быть на выходе из зала и здания, чтобы лишний мусор участники смогли выбросить самостоятельно. В случае если мероприятие не очень официальное, и проходит на открытом воздухе, необходимо позаботиться о том, чтобы количество урн соответствовало аудитории по периметру, или же назначить ответственное лицо, которое будет следить за количеством мусора и менять заполнившиеся мешки в баках.

6) Далее, рассмотрим работу, связанную с  анкетированием участников специального мероприятия. Если имеется потребность узнать о том, как участники восприняли прошедшее мероприятие, необходимо провести анкетирование. Для более качественного и высокого результата оценки мероприятия, объём анкеты не должен занимать большого количества времени. Лучше всего, если это будет десяток вопросов, которые смогут уместиться на одной странице. Необходимо формулировать вопросы как можно более понятным языком, чтобы ответить на них смогли все: от начальника до рядового служащего. Также, следует помнить  
о своевременности анкетирования участников. В зависимости от целей организатора, оно может проводиться во время мероприятия, сразу после его окончания, или же несколько месяцев.

7) Заключительным  пунктом работы специалиста по  связям  
с общественностью при организации массового мероприятия является контроль и обеспечение фотосъемки, а некоторых случаях и видеосъемки.  
В случае если на массовом мероприятии есть важные памятные моменты необходимо пригласить профессиональных фотографов и видеографов. Профессиональных именно потому, что с развитием современных технологий, любой обладатель фотоаппарата или смартфона, сможет без труда сделать съемку. Но данные материалы, в основном, идут в архив этого пользователя. При найме специального работника, организатор сможет быть уверенным, что его мероприятие будет иметь достаточное количество материала для публикации, например в СМИ, или же на сайте той или иной компании. Участникам события тоже будет приятно увидеть себя на фотоотчёте. Что касается видеосъемки, то тут зависит степень важности мероприятия. Если его планируется пустить в эфир по телевизору, необходимо снимать всё от начала до самого конца, чтобы потом, в случае необходимости, сделать нарезку отснятых видеокадров. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Особенности оценки  проведения специальных мероприятий

 

Что необходимо сделать после окончания специального мероприятия? Если организатор думает, что с завершением события можно идти домой, он ошибается. На этот, счёт автор пособия предлагает свой план, которого желательно придерживаться на заключительном этапе работы над массовым мероприятием. [4]

Первое, что необходимо сделать – написать окончательный финансовый отчет. Это делается потому, что после завершения мероприятия в любом случае окончательные цифры отличаются от предварительных. Следует  постараться сделать это максимально быстро. Когда мероприятие прошло и больше нет внешних стимулов торопиться, появится желание вернуться к отчету лишь через некоторое время. А это очень рискованно, так как вряд ли когда-то появится столько свободного времени. Желательно в кротчайшие сроки быстро расплатиться с поставщиками и ещё быстрее собрать деньги с должников.

Вторым этапом следует проанализировать оценочные анкеты участников. Если в анкете стоит галочка, ниже чем «хорошо», это сигнал необходимости предпринять какие-то действия. Если Клиенты остались довольными, следует запоминать свои плюсы и приумножать их в следующие разы для достижения еще большего эффекта. Самое главное, сделать общие выводы на будущее.

Далее, важно подготовить выводы, результат работы мероприятия, достижения или задачи. Необходимо оценить, насколько успешны результаты мероприятия, реализованы ли цели и задачи мероприятия. Если заказчик, и гости события остались довольны, то следует поступить так же, как и оцениванием анкетирования. Всё лучшее – развивать, всё худшее – исправлять.

Четвертным этапом будет подготовка статистического анализа состава участников, публикация фото-отчёта о мероприятии. Для этого может понадобится сайт вашего мероприятия, или же в случае его отсутствия, можно использовать для этого социальные сети и поисковики. В любом случае размещение фотоматериалов позволяет людям увидеть отрывки из проделанной работы, а так же проанализировать общую картину специального мероприятия.

Следующим этапом необходимо подготовить окончательную и уточненную базу с контактами всех участников мероприятия. Это понадобится для личной рассылки финального благодарственного письма.

Шестой этап будет включать в себя проведение анализа самого проекта с точки зрения организации и рекомендации для следующих мероприятий. Это скорее относится к внутреннему документу. Тем не менее, важно заранее утвердить все необходимые формы отчетности. В случае мероприятия с огромным числом участников используйте специализированные компьютерные программы.

Необходимо быть уверенным, что отчеты: версии материалов  
в интернете, презентации, меморандумы, фотоотчеты, и другие – доступны соответствующим категориям участников, задействованных в том или ином вопросе.

По окончании мероприятия важно постараться, как можно раньше подвести все необходимые итоги. Это поможет сохранить у действующих лиц интерес к прошедшему мероприятию и настроит людей на участие  
в следующих событиях, организованными вашим заказчиком, или вами, как организатора.

Руководитель команды организаторов после мероприятия должен подготовить финальный отчёт. А вся команда должна обсудить прошедший проект на общем собрании. Здесь в ход пойдет так называемый разбор полетов. В таких случаях будет правильно, если на этом собрании первым начнет высказывать мнение самый младший из членов команды или новый работник и далее – по старшинству. Это делается для того, чтобы мнение старших и авторитетных работников не повлияло мнение молодых. А их оценка как раз очень любопытна, так как они смотрят на прошедшее мероприятие свежим взглядом.

Но всегда следует помнить о таком факторе, как рабочее «похмелье». Иногда после очень сложного и большого проекта подвести итоги в краткие сроки довольно тяжело. Всё это связано с тем, что наступает некое рабочее «похмелье». С ним необходимо бороться с первых минут.

Очень важная часть, касающаяся завершения мероприятия – финальное благодарственное письмо. Нередко, происходит так, что повторно поблагодарить кого-то из участников специального события забывают. Любому человеку будет приятно, когда о нём помнят и после того, как он заплатил деньги (или сделал свою работу). Для такого письма потребуется всего несколько минут, но хорошее впечатление, которое сложится о вас  
у того человека, останется с ним на всю жизнь. Например, докладчикам нужно написать «спасибо, что выступили»; для участников – «спасибо, что приняли участие»; в письме партнерам достаточно указать фразу – «спасибо, что поддержали». Эффект от таких писем будет сильнее, если они будут сделаны не под копирку, а от себя лично с душой и теплотой.

Особое место среди тех, кому необходимо разослать письма, занимают подрядчики. Вы платите им деньги, для них именно вы – Клиент, и, по большому счету, они должны благодарить вас за то, что вы сделали у них заказ. В этих компаниях тоже работают люди, и им тоже будет приятно услышать теплые слова о своей работе. Относитесь к своим подрядчикам так же, как к Клиентам, так же любите их. И вы всегда будете получать лучший сервис. Кроме того, в благодарственном письме вы можете мягко отметить некоторые ошибки, указав, что нужно будет исправить в будущем.

Взяв за основу всё вышеперечисленное, следует сказать себе, как специалисту по связям с общественностью, что мероприятие – закончено. Далее, необходимо хорошо отдохнуть, и заниматься следующими мероприятиями с учётом всех замечаний, совершенствуясь с каждым разом.

Заключение

 

Нами были рассмотрены особенности проведения массовых мероприятий для воздействия на общественное сознание. В ходе исследования мы исследовали сущность феномена массовые мероприятия; определили виды и типы специальных мероприятий; рассмотрели основные этапы проведения специальных мероприятий; изучили деятельность специалиста по связям с общественностью на этапе подготовки специальных мероприятий; исследовали деятельность специалиста по связям  
с общественностью во время организации специальных мероприятий; проанализировали деятельность специалиста по связям с общественностью после проведения специальных мероприятий.

Исходя из исследуемого материала, следует сделать вывод, что работа специалиста по связям с общественностью при организации специальных массовых мероприятий в качестве инструмента управления общественным сознанием играет важную роль. Так, тщательно спланированное и хорошо проведенное специальное мероприятие оставляет положительные воспоминания среди участников данного мероприятия, докладчиков, исполнителей и заказчиков. Следует также отметить, что специалист по связям с общественностью в качестве организатора – это мозг мероприятия. Он тот, кто сможет собрать всё воедино, тот, кто контролирует все процессы, которые касаются данного события, тот, кто в случае экстренной ситуации сможет быстро решить все вопросы, тот, без которого мероприятие  
просто-напросто не состоялось бы.

Массовые мероприятия существуют уже не одну тысячу лет, но каждый раз проходят с новизной, вследствие развития общества в социальном, духовном и техническом планах.  Множество типов и видов мероприятий позволяют специалисту по связям с общественностью проводить работу в любом месте и для любой публики.

Знание теоретической базы этапов подготовки и проведения специальных мероприятий, стремление работать за идею, а также хорошо отобранная команда помощников, гарантируют максимальных успех для специалиста по связям с общественностью при организации данных событий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы:

 

1) Е. В. Ляпустина – «Гладиаторские бои в Риме: жертвоприношение или состязание?» 1994. [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://ancientrome.ru/publik/article.htm?a=1415792748

2) афины

3) масленица

4) Александр Шумович – Великолепные Мероприятия. Технологии  
и практика event management. 2007 год.

5) Толковый словарь Ожегова: [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/ogegova/105982

6) Толковый словарь Ушакова: [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/ushakov/858730

7) Словарь бизнес-терминов: [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://dic.academic.ru/dic.nsf/business/19939

8) Основы духовной культуры (энциклопедический словарь педагога).— Екатеринбург. В.С. Безрукова. 2000.: [Электронный ресурс] / Точка доступа:

http://spiritual_culture.academic.ru/1232/%D0%9C%D0%B5%D1%80%D0%BE%D0%BF%D1%80%D0%B8%D1%8F%D1%82%D0%B8%D0%B5

9) Тарас Анатолий - Безопасность бизнесмена и бизнеса. Практическое пособие. [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://bookap.info/okolopsy/taras/

10) [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://patlah.ru/biznes/biz-04/pr/pr-12.htm

11) У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, Р. Мозер, М. Целлер. – «Event-менеджмент». 2007

12) [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://ob-svyazy.ru/otvety-svyazi-s-obshchestvennostyu/125-klassifikaciya_meropriyatij_v_so.html

13) [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://sec4all.net/modules/myarticles/article.php?storyid=326

14) [Электронный ресурс] / Точка доступа: http://www.adv2adv.ru/publications/organisation_actions/basic_stages_and_features/