Специфика проведения специальных мероприятий на различных этапах

К седьмому виду относят досуговые и спортивные мероприятия. Парки развлечений и спортивные площадки ежедневно встречают тысячи людей, желающих отлично провести время.

Ну и восьмой вид включает в себя коллективные поездки с познавательной целью.

По целям, всё те же авторы пособия «Event-менеджмент», подразделяют мероприятия на: [11]

1) Непосредственно-ориентированные на получение прибыли. Такие мероприятия проводятся исключительно в коммерческих целях, организаторами которых являются частные лица или группы лиц. Прибыль образуется в связи с участием в мероприятии данного лица или в результате его действий в процесс event. Здесь основной целью служит завоевание внимания как можно большего количества участников, а также побуждение их к активности.

В данную категорию можно отнести такие виды мероприятий, как массовые экскурсии (аудио-гиды в крупных соборах, парках, заповедниках и тд.), ярмарки, выставки (мероприятия, связанные с продажами), крупные праздники и торжества, спортивные и мероприятия досуга, и др.

2) Косвенно-ориентированные на получение прибыли. Данные мероприятия проводятся частными лицами или группами лиц в рамках реализации собственных целей и решения своих задач. В данном аспекте характер события, кроме, непосредственно, завоевания внимания участников, способствует созданию позитивного впечатления. Такие мероприятия могут осуществлять коммерческий (маркетинг) и идейный характер.

В данном аспекте, к коммерческим событиям косвенно-ориентированным на получении прибыли, в основном, относятся частные мероприятия. К некоммерческим мероприятиям относят благотворительные акции, дни открытых дверей, выступления с докладами и тп.,  цель которых состоит не в получение прибыли, а в донесении информации до массовой аудитории, которая должна вдохновится задумкой автора мероприятия .

Важной составляющей классификация массовых мероприятий также являются и типы специальных массовых мероприятий. [12]

1) По цели проведения данные события делятся на рабочие, информативные и досуговые. К рабочим мероприятиям принято относить обучающие семинары, форумы и конгрессы, которые подразумевают вовлечение всех участников, каждый из которых имеет свои роли, личные цели и задачи.  К информативным мероприятиям, которые больше привязаны к развлекательной форме, принято относить, например, день рождения компании или награждение тысячного покупателя.  К досуговым мероприятиям, ориентированным на общение и развлечение, относятся различные фестивали, выставки, концерты, иными словами массовые торжества. Отличие досуговых мероприятий от информативных и рабочих состоит в том, что они ориентированные на общие массы, не подразумевающие конкретные цели, и не привязанные к какой-либо одной компании.

2) По периодичности мероприятия разделяют на единовременные (one off) и многократные. Проведя исследование, стоить заметить, что большая часть специальных мероприятий имеет непосредственно единовременный характер. Так, например, досуговые мероприятия, чаще всего происходят в пределах одной определенной локации и занимают не более двух-трех дней. При рассмотрении многократных мероприятий, следует отметить, что та или иная акция проводится в различных местах или отправляется в тур по городам. Такое можно пронаблюдать в основном в работе информативных и рабочих мероприятий.

3) По наличию повода к организации мероприятия выделяют естественные и искусственные. К естественным можно отнести выпуск нового товара, изменение  ассортимента, расширение сферы услуг. Искусственные включают в себя конференции, презентации, Дни открытых дверей, фестивали и другие. При работе с искусственными мероприятиями успех во многом зависит от творческих возможностей менеджера по связям с общественностью.

4) По направленности на внутреннюю или внешнюю общественность. Ко внутренним непосредственно относят корпоративную среду той или иной компании. Внешняя общественность – есть те люди, до которых необходимо донести ту или иную информацию.

5) Специализированные мероприятия – иные мероприятия, которые имеют непосредственные отношение к чему-либо. Вариация таких мероприятий зависит от его концепции.

Также, авторы учебников выделяют основные цели и задачи проведения специальных мероприятий, среди которых являются:

1) Привлечение внимания общественности и СМИ к компании, ее деятельности и продуктам; формирование паблисити;

2) формирование, поддержание и защита деловой репутации компании,

3) создание, поддержка и развитие «+» имиджа компании или ее продукта;

4) получение обратной связи, что позволяет провести анализ эффективности деятельности и стратегии;

5) демонстрация уровня развития компании, масштабов ее деятельности;

6) создание дополнительного источника информации о компании;

7) взаимодействие с целевыми общественными группами (+поддержание внутрикорпоративных отношений).

Существует также и ряд других классификаций из других источников. Так, автор Сергей Журавлев в своей книге "Частная охрана" в зависимости от целей и задач массовые мероприятия подразделяет на следующие виды: [13]

1)  Общественно-политические (в данную категорию относят съезды партий, демонстрации, митинги, и т.д.).

2) Культурно-спортивные и зрелищные (примером данных мероприятий могут служить концерты, спортивные соревнования, праздничные торжества, дни города, народные гуляния).

3) Рекламно-коммерческие (к таким событиям относятся ярмарки, презентации, распродажи и т.д.).

4) Деловые встречи и приёмы партнеров по бизнесу (данная группа включает в себя собрания акционеров, а также иные встречи и приемы, проводимые в форме шведского стола, фуршета).

5) Иные массовые мероприятия (к ним можно отнести свадьбы, банкеты и другие формы собраний по поводу различных юбилеев, торжеств и так далее).

 

 

 

 

 

 

1.3 Основные этапы проведения  специальных мероприятий

 

В данном параграфе мы рассмотрим разные точки зрения об основных этапах проведения специальных мероприятий, и проанализируем их.

Александр Шумович, автор пособия «Великолепные мероприятия» смог всего в трёх предложениях выделить основные этапы специального события: «Организация мероприятия начинается с исследования, далее наступает период поиска идей для мероприятия, его планирование и реализация, оценка результатов. В свою очередь, оценка результатов становится отправной точкой исследований для следующего мероприятия. Цикл повторяется». [6] Мы, как исследователи, полностью поддерживаем его точку зрения, и теперь, на основе анализа других авторов, рассмотрим более подробно основные этапы проведения специальных мероприятий.

Любое массовое мероприятие и его подготовка проходит через определенные этапы. Организаторы стараются использовать технику авторов пособия «Организация мероприятий в климатическом бизнесе», следуя их классификации: [14]

1. Определение целей и формата мероприятия
2. Поиск исполнителя
3. Поиск площадки
4. Детальное планирование мероприятия
5. Команда для мероприятия и распределение ролей
6. Поэтапная реализация планов (до начала мероприятия)
7. Собственно проведение мероприятия
8. Разбор полетов, организационные выводы

  Проанализируем поэтапно авторов и коротко рассмотрим эти этапы:

1. Определение целей и формата мероприятия является тем самым важнейшим механизмом запуска процесса организации специальных мероприятий. На данном этапе заказчик должен конкретно помнить, что именно он хочет добиться проведением этого мероприятия. После этого необходимо выполнить определение целевой аудитории устраиваемого мероприятия. Затем следует решение задачи, ставящей перед собой вопрос, о том, какой формат мероприятия больше всего подойдет данной группе (конференция, вечеринка, тимбилдинг и тд.). Определив цели и аудиторию, нужно следовать им от самого планирования до конца проведения мероприятия, не отвлекаться на личные выгоды или же выгоды своего руководства.
2. Ко второму этапу относится поиск исполнителя. В случае доскональной проработки первого этапа необходим поиск исполнителя. Организатору необходимо решить, чьим услугами пользоваться: агентством, которое сделает всё под ключ, или просто поставщик «сырья» (номеров, ведущих, оформителей и тд.).
3. После определения с формой мероприятия, а также по успешному окончанию поиска исполнителя, необходимо выбрать место проведения, иначе говоря «площадку». Площадка – это набор возможностей, с помощью которого можно как подкорректировать, так и полностью изменить формат того или иного мероприятия. Авторы пособия советуют при выборе площадки всегда лично осматривать её, и не рассчитывать исключительно на мнения исполнителя. Подробный фотоотчёт, дегустация меню, сборка прайс-листов, обзор отзывов – всё это поможет с большей уверенностью определиться с тем или иным местом проведения специального мероприятия.
4. Далее, необходимо проработать детальный план мероприятия, собрать и подготовить все имеющиеся и необходимые документы. Это и будет четвертым пунктом нашего плана по организации массового мероприятия. Чем масштабнее планируется мероприятие – тем больше усилий необходимо приложить для сбора и подготовки информации. Мы проанализировали данный пункт, и установили, что, например, стандартный план дилерского съезда компании включает в себя такие основные аспекты как: время и дата, тип события, его название, сведения о подготовке, краткое описание самого мероприятия, список участников и ответственных.
5. Следующим этапом идёт образование команды для мероприятия и распределение ролей. Любой здравомыслящий организатор понимает, что придумать, проработать и реализовать серьёзное мероприятие невозможно без своей специальной команды. Подбор людей должен осуществляться исходя из типа и вида массового мероприятия. Для более успешной организации понадобятся более опытные профессионалы своего дела, но задействовать каждого можно лишь только в одной роли, причём она должна соответствовать данному человеку. К примеру, не рекомендуется ставить молодую девушку для сбора 40-летних мужиков после спорта и подогретых водкой.  Необходимо обязательно предусмотреть непредвиденные ситуации и использовать для этого специальных людей. К примеру, необходима антуражная группа для выноса призов.
6. Далее следует поэтапная реализация планов (до начала самого мероприятия). Каждый организатор в праве сам выбрать свою форму контроля хода подготовки мероприятия. Лучше всего использовать график Ганта, с помощью которого восприятие плана мероприятия будет упрощена и удобна. Другими формами контроля могут служить таблички Microsoft Excel или же работа в Outlook. Важно перед началом мероприятия обсудить все действия вместе со своей командой, ещё раз все проговорить и решить сложные вопросы.
7. На данном этапе рассматривается работа, непосредственно, во время самого специального мероприятия. Главное, о чём необходимо помнить организатору: четко следовать планам события и иметь возможные варианты решения важных непредвиденных вопросов. Необходимо иметь в запасе дополнительных (резервных) людей на тот случай, если планы всё же внезапно изменились, или кто-то по несчастливой случайности заболел. Необходимо держать под рукой мобильный, и в любой момент суметь связаться с ответственными людьми из команды. Организатор в период действия мероприятия занимается лишь контролем. Всё вертится вокруг него, необходимо быть спокойным и невозмутимым, следить за графиком и принимать экстренные меры в случае сложной непредвиденной ситуации.
8. Заключительным этапом при организации специальных мероприятий является, так называемый, «разбор полётов» и организационные выводы. Календарное завершение мероприятия для организатора ни в коем случае не является его непосредственным окончанием. Настоящая работа ещё впереди. Обязательным продолжением следует оценка работы членов команды, сбор отзывов о мероприятия и выводы, которые необходимо учесть при организации следующего специального мероприятия.

 Организационные выводы проводятся в несколько этапов и для разных аудиторий по-своему.

Через 1-2 дня после окончания мероприятия организатор со своей командой извлекает подробные планы по мероприятию и шаг за шагом проходят всё мероприятие, как оно развертывалось во времени.  
Для удобства авторы пособия предлагают составить табличку, где будут следующие пункты: название (например, такой этап мероприятия как расселение), проблема (описание проблемы), причина (ошибка исполнителя, ошибка организатора и указание, какого рода именно ошибка), выводы на будущее, примечания и комментарии.

В конце таблицы помимо предварительных общих выводов, делаются выводы по отдельным членам команды. Задача данного этапа – подготовка заседания с конкретной оценкой работы всех, а также подготовка предварительных выводов для корректировки концепции мероприятия, его планирования и проведения. После это осуществляется уже общее обсуждение прошедшего мероприятия, и собираются мнения на будущее. 
 Обсуждению подвергается как концепция, так и форма мероприятия, что в удалось или не удалось достичь, затем необходимо осуществить поэтапный виртуальный прогон мероприятия во времени с общей оценкой работы групп лиц и конкретных персон. По ходу обсуждаются варианты улучшения концепции и работы.

Данное заседание проводится при содействии руководства, которое подтверждает своим авторитетом выводы организаторов. Все, что говорится на собрании, тщательно записывается и потом анализируется самими организаторами.

Далее наступает этап редактирование документа «Разбор Полетов» на основе собранной информации на собрании, а также на основе сбора отзывов от участников.

Для сбора отзывов можно разослать небольшую анкету как общего содержания, так и конкретно по интересующим вопросам. 

После написания документа было бы хорошо привлечь к разбору полетов стороннего специалиста, имеющего опыт в планировании и проведении специальных мероприятий. Критика человека со стороны может быть гораздо эффективнее собственного расследования.

Наибольшее внимание следует уделять отрицательным и конструктивным отзывам. Что касается положительных отзывов, то здесь необходимо понять, что именно удалось выполнить на отлично и является это случайностью или закономерностью. 

После подготовки развернутого документа делаются выводы, которые посвящены уже не деталям проведения конкретного мероприятия, а таким вещам, как правильность выбора концепции мероприятия и его формы проведения, организация планирования, формы документов, количество и качество организаторов, выбор место и фирмы для сотрудничества. 
 По окончанию работы последуют конкретные выводы. Группировать их необходимо, деля на соответствующие тематические блоки, например, такие как:

1. Планирование мероприятия
2. Формы документации
3. Приглашения, количественный состав
4. Организация приезда / отъезда
5. Организация развлекательной части
6. Организация информационной части
7. Находки мероприятия
8. Общие пожелания и предложения
9. Выводы по персонам и группам персон (или по фирме-организатору)

Понятно, что конкретное наполнение пунктов может быть различным.  
Сама форма делается для удобства при следующем планировании и проведении мероприятия. Главное, чтобы в следующий раз перед началом мероприятия были бы сделаны правильные выводы и Вы не наступили второй раз на свои любимые грабли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Специфика проведения  специальных мероприятий 

2.1 Особенности подготовки  проведения специальных мероприятий

 

В данном параграфе рассмотрим особенности работы специалиста по связям с общественностью при подготовке организации специальных мероприятий. Если рассматривать данную работу целиком, то её можно сравнить с айсбергом: видна только верхушка, а огромная часть подготовки скрыта от посторонних глаз вплоть до самого мероприятия.

В первую очередь необходимо рассмотреть, так называемую, «верхушку» айсберга – подготовку с самого первого дня работы и до того дня, когда непосредственно проходит само специальное мероприятие.

Определение целей и формата мероприятия является тем самым важнейшим механизмом запуска процесса организации специальных мероприятий. На данном этапе заказчик должен конкретно помнить, что именно он хочет добиться проведением этого мероприятия. После этого необходимо выполнить определение целевой аудитории устраиваемого мероприятия. Затем следует решение задачи, ставящей перед собой вопрос, о том, какой формат мероприятия больше всего подойдет данной группе (конференция, вечеринка, тимбилдинг и т.д.). Определив цели и аудиторию, нужно следовать им от самого планирования до конца проведения мероприятия, не отвлекаться на личные выгоды или же выгоды своего руководства.

Далее выполняется поиск исполнителя. В случае доскональной проработки первого этапа необходим поиск исполнителя. Организатору необходимо решить, чьим услугами пользоваться: агентством, которое сделает всё под ключ, или просто поставщик «сырья» (номеров, ведущих, оформителей и тд.).