Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле

       

       

     

     

       

       
 

      При выполнении задач возникают следующие проблемы, трудности, недостатки.

     В условиях небольшого предприятия соответствующие  решения относительно несложно принимать  «из головы», основываясь на здравом смысле и общем понимании состояния дел на собственном предприятии. Однако на крупных предприятиях, имеющих множество заказов широкого ассортимента от большого числа потребителей, такая информация уже не может быть уместиться даже в самой светлой голове. Для эффективного управления становится необходимой группировка заказов по номенклатуре, их распределение во времени и по поставщикам, что довольно сложно и при решении традиционными методами может приводить к распылению и неэффективному использованию оборотных средств, не говоря уже о возможных срывах поставок, часто влекущих за собой существенные штрафные санкции. Здесь при принятии решений на помощь могут прийти средства автоматизации: компьютерная техника и специальное программное обеспечение.

     Внедрение ИС облегчит работу сотрудников отдела закупок, значительно повысит надежность и скорость обработки информации, а так же, за счет усовершенствования процесса закупки увеличит прибыль организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Формирование  целей и задач  АИС.

 

     Целью разработки АИС является увеличение прибыли предприятия за счет повышения эффективности планирования закупок.

     Для достижения цели необходимо решить 2 задачи:

1. Определение потребности в материале;
2. Выбор поставщика.

     Для того чтобы увеличить прибыль  предприятия необходимо повысить качество работы с клиентами, оперативности закупки товара и доставки товара в кратчайшие сроки, а также точность планирования закупок, т.к. товар является сезонным. Неточное планирование приведет к тому, что товар останется на складе до следующего сезона, который приводит к простою складских помещений и залеживанию товара. Добиться планирования закупки товара можно, решив поставленные перед нами задачи.

     Чтобы рассчитать потребность в материале  в закупках, необходимых для выполнения совокупности заказов, нужно оценить  потребность в товаре при наличии нераспределенных товарных остатков на складе, отчет динамики продажи товара за последние три года. Результатом решения этой задачи будет являться предварительная заявка на заказ. Этот документ используется отделом закупки.

     Следующей важной задачей при закупке товара, является выбор поставщика. Важность объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером. Здесь рассматриваются основные этапы выбора поставщика в совокупности. Такие как сведения о нарушении поставки поставщиками полученные от кладовщиков; широта и постоянство ассортимента; конкурентоспособные цены и приемлемые условия оплаты (товарный кредит, отсрочка платежа); ритмичность поставок, отлаженная логистика; высокий уровень сервиса и качественное обслуживание клиентов (отсутствие брака,  недостачи, пересортицы; скорость выполнения заказа; человеческий фактор (внимательность к клиенту); бонусы (премирование фирмы по результатам работы)); наличие дополнительных услуг (документальное сопровождение товара; резервирование дефицитного товара; возврат бракованного товара; консультирование о товарах; услуги по фасовке мелкого товара; доставка мелкими партиями); возможность предоставления актуальной коммерческой информации; совместный маркетинг продукции, рекламная поддержка. Также учитываются сведения о нарушении поставок, если такие имелись. Результатом решения этой задачи будут являться заявка на закупку товара по поставщикам. Этот документ используется, как отделом закупки, так и директором.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Функциональная  структура АИС.

1. Внешние объекты АИС.

  Совокупность  внешних объектов составляют пользователи АИС. Это персонал отдела закупок, отдела продаж, бухгалтерии а также руководящий состав организации.

Е   – пользователи АИС

Е1 – персонал отдела закупок

Е2 –  персонал отдела продаж

Е3 –  персонал бухгалтерии

Е4 –  руководящий состав

Е5 –  заместитель директора по развитию

Е6 –  менеджер отдела закупок

Е7 –  менеджер отдела продаж

Е7 –  бухгалтер-материалист

 
 

 
 

 
 
 
 
 

2. Структура данных АИС.

     Информационными данными системы являются различные  справочники и законы и инструкции, справочники и методики, заявки, первичные бухгалтерские документы.

 

М –  Информационные элементы модели

М1 - Справочники

М2 – Заявки

М3 – Первичные бухгалтерские документы

М4 –  Отчеты

М5 – Данные о контрагентов

М6 – Данные о товарах

М7 –  Прайс-лист поставщиков

М8 – Заявки клиентов

М9 – Заявка на закупку товара по поставщикам

М10 – Приходная накладная

М11 – Расходная накладная

М12 – Счет-фактура

М13 – Счет на оплату

М14 –  Отчет нераспределенных остатков товара

М15 –  Отчет продажи

  

 
 

 

 
 

 

 

 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Задачи  и функции АИС.

 

      Диаграмма DFD.1 – Диаграмма организации закупки товара 

      Организация планирования закупки товара включает в себя множество этапов: проведение инвентаризации на складе, обработка приходных накладных, обработка заявок клиентов и выписка счетов, расчет остатков товара на определенное число, обработка коммерческих предложений поставщиков, расчет денежных средств на закупку товара, формирование заявок на закупку товара по поставщикам. Каждый этап выполняет определенный сотрудник.

      Менеджер  отдела продаж на основании полученных заявок от покупателей сверяет их журналом остатков товара и если возможна поставка требуемого товара, обрабатывает заявку и выписывает счет на оплату, который хранится в журнале счетов и заявок и отдается клиенту на оплату.

      Бухгалтер, в начале каждого года используя  журнал остатков товара, формирует  отчет об остатках товара числящихся, проводит инвентаризацию на складе в составе комиссии и на основании полученных данных, вводит коррективы в журнал сличительных ведомостей и формирует отчет об остатках товара скорректированных на начало года и передает менеджеру отдела закупок.

      Менеджер отдела закупок контролирует поступление товара, на основании приходной накладной и акта приемки товара полученной от кладовщика и журнала заявки на закупку товара, где отражается заявка на закупку товара, на основании которой поставщик поставил товар. Обрабатывает эту накладную, согласовывая все возникшие разногласия с поставщиком, вводит их в журнал приходных накладных и отражает карточке поставщика сведения о нарушении поставки. В дальнейшем полностью оформленная накладная отдается бухгалтеру, а сведения о нарушении поставки заместителю директора по развитию. Также менеджер отдела закупок, используя журнал остатков товара, формирует отчет нераспределенных товарных остатков товара на сегодняшнее число и предоставляет заместителю директора по развитию, также формирует отчет продажи товара за аналогичный период за последние три года. Следующие данные, которые подготавливает заместителю директора по развитию, производятся на основании полученных коммерческих предложений от поставщиков, которые он просматривает и если заинтересовывает, заключает договор на поставку и вносит в справочник поставщиков, после чего подает сведения вышеуказанному сотруднику при его требовании при формировании заявки на закупку товара.

      Директор  на основании сведений остатков денежных средств на утро и журнала платежных  поручений, которые подготовлены для оплаты, производит расчет денежных средств, и сведения о максимальной сумме на закупку передает заместителю директора по развитию.

        Заместитель директора по развитию на основании сведений о максимальной сумме на закупку, сведений о нарушении поставок поставщиками, отчет нераспределенных остатков товара на сегодняшний день, отчета продажи товара за аналогичный период формирует заявку на закупку товара по поставщикам, которая хранится в журнале заявок на закупку товара. Эта заявка  отдается директору на согласование. После отправляется поставщику, на основании которой поставщик поставляет товар.  

         
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Математическое  обеспечение АИС

3.1. Построение математической модели.

     В автоматизированной информационной системе планирования закупки товара в оптовой торговле сезонного товара основной задачей является определения потребности товара, когда необходимо создать запас с целью удовлетворения спроса. Так как товар является сезонным необходимо точно планировать закупку в противном случае этот товар останется на складе на целый год, что приведет неэффективному использованию оборотных средств, к простою складов и уменьшению срока годности товара. Прогноз спроса товара строится с использованием метода линейной аппроксимации [3, с.68].

      В этой задаче необходимо определить размер заказа i-ого товара на планируемый период (РЗ_i). Определяем желаемый максимальный запас i-ого товара (ЖМЗ_i) на основе отчета о реализации товара за аналогичный заказываемый период последних 3-х лет за минусом текущего запаса (ТЗ_i), т.е. на основании отчета нераспределенных товарных остатков на сегодняшний день.