Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле

- каждое  утро связываться с клиент-банком  принимать выписку за предыдущий  день. Вводить ее в 1С бухгалтерию, для того чтобы менеджеры отдела продаж знали кто проплатил по безналичному расчету.

- сообщать  директору остатки денежных средств  на утро, и приносить счета  на оплату собранными за предыдущий  день (вода, реклама, канцелярские  товары и прочие) и расчеты на проплату налогов.

- забирать  подписанные счета на оплату  и перечислять денежные средства  по банк-клиенту. 

Обязанности Главного бухгалтера

- вести  учет и контроль для налогового  учета на фирме.

- сдавать  в установленный сроки в инспекцию  межрайонной налоговой службы, пенсионный фонд, фонд социального страхования, государственную статистику отчеты.

- заниматься  всеми вопросами организаторского, претензиционного характера возникшими в ходе работы организации в области бухгалтерского учета. 

Обязанности заместителя директора по развитию.

- производить  закупку товара на основании  отчета о нераспределенных товарных остатках на сегодняшний день, отчета о реализации товаров за аналогичный заказываемый период, сведений о максимально разрешимой суммы на закупку, коммерческих предложений от поставщиков, сведений о нарушении поставки, предварительно согласовав окончательную заявку на закупку товара по поставщикам с директором.

- заниматься всеми вопросами организаторскими, претензиционными вопросами, которые возникают в ходе работы организации.

   

         Контекстная диаграмма состоит из одного блока – планирование закупок в оптовой торговле. Входным потоком является остатки на начало года, приходная накладная, расходная накладная, заявки клиентов, коммерческие предложения поставщиков. Выходным потоком является  заявка на закупку товара по поставщикам.

     Сотрудники  фирмы в своей работе руководствуются следующими документами:

- Гражданский  кодекс РФ;

- Налоговый  кодекс РФ;

- Устав  фирмы;

- Должностные инструкции;

- Нормативные  документы и инструкции по  заполнению;

- Справочник  контрагентов;

- Номенклатурный  справочник;

     Процесс организации закупки товара сотрудники осуществляют с помощью технических  средств обработки информации, таких  как:

- Компьютеры: Pentium III и выше;

- Оперативная  память: не менее 256 Mb;

- Видеокарта: обеспечение режима работы с  разрешением не менее 800*600.

- Монитор:  не менее 15.

     Для обработки заявок от клиентов, выписки  счетов на оплату и первичных бухгалтерских  документов, а также для учета запасов товарно-материальных ценностей, взаиморасчетов с контрагентами используется программа «1С: предприятие-Торговля и склад, редакция 7.7». 
 

   Диаграмма А0 – планирование закупок в оптовой торговле. 

     Учет  движения товара на складах производится бухгалтером, кладовщиками и менеджерами отдела продаж и менеджером отдела закупок. Все они работают на основании должностных инструкций, справочника контрагентов, номенклатурного справочника и нормативных документов и инструкций по их заполнению. Кладовщики на основании приходной накладной принимают товар на склад, и в случае нарушений условий поставки оформляют соответствующие документы и подают сведения менеджеру отдела закупок. Также менеджер отдела закупок при поступлении распоряжения от заместителя директора по развитию формирует отчет о нераспределенных остатках товара на сегодняшний день и отчет о реализации товара за аналогичный заказываемый период.  Менеджеры отдела продаж работают непосредственно с клиентами, они выписывают товар, на основании остатков на текущий момент времени, который формируется при помощи остатков на начало года, приходных накладных, расходных накладных.

     Организация закупки товара производится совместно  с менеджером отдела закупок, заместителем директора по развитию и директором. Заместитель директора по развитию на основании предоставленных отчетах нераспределенных остатках товара на сегодняшний день, продажи товара за аналогичный период от менеджера отдела закупок формирует заявку на закупку товара, который необходим в количественном выражении. Далее производится выбор поставщика на основании коммерческих предложений от поставщиков, также учитываются сведения о нарушении поставки обработанные менеджером отдела закупок. Далее формируется заявка на закупку товара по поставщикам и согласовывается с директором. 

     Диаграмма А1 – движение товара на складах. 

         Движение товаров на складах включает в себя этапы поступления, контроль условий выполнения поставок, учет реализации, расчет остатков товара. Кладовщики принимают товар на основании приходной накладной. Они оперируют на основании должностных инструкций и методики получения товара. Во время получения товара производится контроль условий выполнения поставок (количества, качества) оформляется приходная накладная, а в случае несоответствия также и акт приемки товара и все сведения передаются менеджеру отдела закупок. Учет реализации товара производится на основании выписанной расходной накладной, которую выписывает менеджер отдела продаж клиенту. С этой накладной он идет на склад где получает товар. Выдает товар кладовщик. Расчет остатков товара формируется с помощью остатков на начало года, приходных накладных, расходных накладных, заявок клиентов в результате формируются остатки товаров на складах на каждый день. 

     Диаграмма А2 – организация закупки товара. 

     Заместитель директора по развитию, руководствуясь должностной инструкцией, методикой  определения потребности в материале, номенклатурным справочником, справочником контрагентов и полученным отчетом нераспределенных остатках товара на сегодняшний день, отчетом о реализации товара за аналогичный заказываемый период формирует предварительную заявку на заказ. Далее производится выбор поставщика. Основным критерием при выборе поставщика является коммерческие предложения поставщиков, основными пунктами которых является прайс-лист поставщика; данные о условиях поставки; приемлемые условия оплаты (товарный кредит, отсрочка платежа); широта и постоянство ассортимента; ритмичность поставок, отлаженная логистика; наличие дополнительных услуг (документальное сопровождение товара, резервирование дефицитного товара, возврат бракованного товара), рекламная поддержка, наличие или отсутствие договора на поставку. Также учитывается сведения о нарушении поставки (отсутствие брака, скорость выполнения заказа, человеческий фактор), которые предоставляется менеджером отдела закупок.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

     

2. Функционирование  системы управления.

    Задачи АИС:

1. Определение потребности в материале.

        Входные данные:

• отчет нераспределенных остатках товара на сегодняшний день;
• отчет о реализации товара за аналогичный заказываемый период.

        Выходные данные:

• предварительная заявка на заказ.

2. Выбор поставщиков.

        Входные данные:

• предварительная заявка на заказ;
• сведения о нарушении поставки.
• коммерческие предложения поставщиков.

  Выходные  данные:

• Заявки на закупку товара по поставщикам.

 

     Первая  задача в настоящий момент выполняется  следующим образом. Заместитель директора по развитию ориентируясь на предоставленный отчет нераспределенных остатках товара на сегодняшний день и отчета о реализации товара за аналогичный заказываемый период (т.е. на тот период на который товар заказывается) предоставленный менеджером отдела закупок формирует предварительную заявку на заказ.

     После того, как выполнена первая задача, заместитель директора по развитию приступает к выполнению второй задачи. Получив предварительную заявку на заказ. Он начинает заниматься одной из основных проблем (второй задачей), возникающих при закупке товара, является выбор поставщика. Важность ее объясняется тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков одинаковых товаров, но главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером оптовой фирмы. Поэтому здесь учитываются сведения о нарушении поставки поставщиками полученные от кладовщиков и занесенные в карточку поставщика менеджером отдела закупок. Также рассматриваются коммерческие предложения поставщиков, основными критериями является:

- широта  и постоянство ассортимента;

- конкурентоспособные  цены и приемлемые условия  оплаты (товарный кредит, отсрочка платежа);

- ритмичность  поставок, отлаженная логистика;

- высокий  уровень сервиса и качественное  обслуживание клиентов:

▪ отсутствие брака, недостачи, пересортицы;

▪ скорость выполнения заказа;

▪ человеческий фактор (внимательность к клиенту);

▪ бонусы (премирование фирмы по результатам работы).

- наличие  дополнительных услуг, таких как:

▪ документальное сопровождение товара;

▪ резервирование дефицитного товара;

▪ возврат бракованного товара;

▪ консультирование о товарах;

▪ услуги по фасовке мелкого товара;

▪ доставка мелкими партиями.

- возможность  предоставления актуальной коммерческой  информации;

- совместный  маркетинг продукции, рекламная  поддержка. 

     Далее заместитель директора по развитию выбирает наиболее подходящих поставщиков, формирует заявку на закупку товара по поставщикам, которая в дальнейшем согласовывается с директором.  

     Документами, используемыми для выполнения задачи закупки (т.е. получаемые документы) являются совокупность документов, которые в последующем формируют нераспределенные остатки товаров на сегодняшний день, такие как остатки товара на начало года, приходная накладная, расходная накладная, заявки клиентов (см. альбом форм документов). В процессе организации закупки создается  документ, который используются для закупки товара - это заявка на закупку товара по поставщикам. Все документы должны быть оформлены должным образом в соответствии с требованиями  сотрудничающих организаций, и требованиями налоговой инспекции.  Образцы правильно оформленных документов представлены в альбоме форм документов.

Структура документов.