Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле

Министерство  образования РФ

Казанский Государственный Технический Университет  им. А.Н. Туполева 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Курсовой  проект 

«Автоматизированная информационная система планирования закупок в оптовой торговле». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                      Выполнила ст.гр. 4652 Валиева А.А.

                                                               Преподаватель: Зарайский С.А.

                                                                       Оценка______________           

                                              Дата______________ 
 
 
 
 
 
 
 

Казань  2006

 

Содержание

Аннотация…………………………………………………………………………3

Введение…………………………………………………………………………...4

1. Цели и задачи АИС………………………………………………………........5
1. Функционирование объекта управления………………………...........5
2. Функционирование системы управления……………………………22
3. Формирование целей и задач АИС…………………………………...24
2. Функциональная структура АИС……………………………………………27
1. Внешние объекты АИС..……………………………………………...27
2. Структура данных АИС…………………………………………….....27
3. Задачи и функции АИС……………………………………………….29
3. Математическое обеспечение АИС………………………………………....32
1. Построение математической модели………………………………...32
2. Разработка методов решения задач…………………………………..33
3. Решение задачи на контрольном примере…………………………..34
4. Информационное обеспечение АИС………………………………………..39
1. Проектирование базы данных………………………………………...39
2. Ведение базы данных………………………………………………….48
5. Технологический процесс обработки данных……...………………………51
1. Технология обработки данных……………………………………….51
2. Обеспечение достоверности и безопасности данных….……………55
6. Программное обеспечение АИС……………………………………...……..57
1. Прикладное программное обеспечение……………………………...57
2. Алгоритмы программ решения задач………………………………...58
7. Техническое обеспечение АИС……………………………………………..61
1. Определение списка задач по обработке данных…………………...61
2. Расчет времени ввода данных при ведении базы данных…………..62
3. Определение времени печати данных………………………………..64
4. Определение загрузки ЭВМ…………………………………………..65
8. Источники…………………………………………………………………….68
9. Приложения…………………………………………………………………..69

Приложение 1. Формы документов…………………………………………….69 

         

 

      Аннотация

      Данная  работа заключается в разработке автоматизированной информационной системы  «АИС планирования закупок в оптовой  торговле в ООО «Большой праздник».

      Цель  состоит в повышении эффективности  планирования закупок.

     В работе рассмотрены следующие задачи:

- Определение  потребности в материале;

- Выбор поставщика. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Главной  задачей фирмы Общества с ограниченной ответственностью «Большой праздник» является извлечение прибыли за счет оптовых продаж товаров потребителям.

     Товар этой фирмы является сезонным (зимний ассортимент – елочные украшения, пиротехнические изделия; весенний ассортимент – садовый инвентарь, семена, удобрения, земля) у которого присутствует ограниченный срок хранения. Поэтому важнейшей задачей является эффективная реализация товаров, которая напрямую зависит от точного планирования закупок.

      Правильное  распоряжение ограниченными оборотными средствами, выбора наиболее подходящего поставщика, расчетом нужного ассортимента в количественном выражении осуществляет отдел закупок.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Цели  и задачи АИС.

 

1. Функционирование  объекта управления.

 

     Оптовая фирма Общество с ограниченной ответственностью «Большой праздник» связана с приобретением и реализацией путем безналичных расчетов товаров сезонного характера (в зимнее время – новогодних; весной-осенью – садовыми изделиями (семена, луковичные, садовый инвентарь, удобрение, земля)) юридическим и физическим лицам для осуществления ими предпринимательской деятельности.

     Согласно  Общероссийским классификатором видов  экономической деятельности, продукции  и услуг (ОК 004-93), утвержденным постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. № 17 (в редакции изменений и дополнений) в понятие оптовой торговли включается деятельность по продаже товаров розничным торговцам, промышленным, коммерческим, учрежденческим или профессиональным пользователям или же другим оптовым торговцам.

     Реализация  товаров в оптовой торговле осуществляется по договорам купли-продажи, поставки. Реализация осуществляться со складов организации.

     При оптовой торговле товары учитываются по покупным ценам, а именно по фактической себестоимости, включающей в себя в соответствии с пунктом 6 ПБУ 5/01 сумму фактических затрат на их приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, особо предусмотренных законодательством Российской Федерации).

     В свою очередь фактические затраты на приобретение товаров складываются из сумм, уплачиваемых в соответствии с договором поставщику (продавцу); расходов на оплату информационных и консультационных услуг, связанных с приобретением товаров; невозмещаемых налогов, уплачиваемых в связи с приобретением товаров.

       Реализация товаров производится  в соответствии с положениями статьи 454 ГК РФ по договору купли-продажи одна сторона (продавец) обязуется передать вещь (товар) в собственность другой стороне (покупателю), а покупатель в свою очередь обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму (цену).

     Одним из видов договора купли-продажи  является договор поставки товаров, по которому согласно статье 506 ГК РФ осуществляющий предпринимательскую деятельность поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. Договор поставки заключается с каждым покупателем при первой покупке товара в двух экземплярах (один остается у нас).

     В данной фирме согласно штатному расписанию работает тринадцать человек, из них: управление – директор; отдел закупок –  заместитель директора по развитию, менеджер отдела закупок; отдел продаж – менеджер отдела продаж в количестве трех человек; бухгалтерия – главный бухгалтер, бухгалтер; секретариат – офис-менеджер; склад – кладовщики в количестве четырех человек.

     Поставками  занимается отдел закупок. Алгоритм действий заключается в следующем. Менеджер отдела закупок принимает от предполагаемых поставщиков коммерческие предложения, рассматривает их и если они нам подходят, советуясь с заместителем директора по развитию, заключает с ним договор. Далее вносит все данные в карточку поставщика. Заместитель директора по развитию пользуясь отчетом о нераспределенных товарных остатках на сегодняшний день, отчетом реализации товара за аналогичный заказываемый период, сведениями о максимально допустимой суммы на закупку товара и выбрав наиболее подходящих поставщиков на основании справочника поставщиков где указаны их коммерческие предложения на поставку и сведения о нарушении поставки формирует заявки товара по поставщикам, согласовывает их с директором. Эту заявку отправляет поставщику для осуществления поставки. После того как товар поступил менеджер отдела закупок на основании документов, которые принес кладовщик, приходует товар и фиксирует сведения о нарушении поставки, если такие имеются в журнале поставщиков.

      При покупке товара за безналичный расчет. Алгоритм действий осуществляется следующим образом. Покупатель приходит в офис, где находится весь присутствующий ассортимент товара и просматривает его. На каждом товаре висит ценник, где указано наименование, код товара, цена, фасовка, количество штук в минимальной упаковке. Клиент записывает коды товара на ценнике и подходит к менеджеру. Менеджер отдела продаж проверяет задолженность покупателя, если ее нет, выписывает ему счет на оплату. По этому счету товар резервируется на 3 дня (либо по договоренности), т.е. в течение 3-х дней должна поступить оплата. Если она не поступает, товар автоматически снимается с резерва. Если поступает, продолжает находится в резерве, до того момента пока покупатель не придет выписывать товар, но максимальный срок оговорен. Когда покупатель придет ему на основании счета на оплату выписывают накладную (три экземпляра) и счет-фактуру (два экземпляра). Но при этом менеджер проверяет наличие и правильность заполнения доверенности, личность по паспорту. Менеджер отдела продаж отдает клиенту два экземпляра накладной, одну счет-фактуру, а один экземпляр накладной с подписью и доверенностью и счет-фактуру оставляет у себя. Далее клиент идет на склад получать товар. Кладовщики проверяют наличие накладной (подпись, печать), счет-фактуру, личность получателя по паспорту. Далее собирают и отдают товар, ставят на накладной подпись в графе отпустил, себе оставляют один экземпляр накладной с подписью клиента о том, что к количеству и качеству полученного товара претензий не имеет.

      Также покупатели присылают заявки на товар  по факсу или Интернету, менеджер отдела продаж проверяет задолженность  и если ее нет выписывает счет на оплату и отправляет ее аналогичным  способом.   

Обязанности кладовщика

- быть  в составе комиссии при инвентаризации  товарно-материальных ценностей,  в случае различия между числящихся  остатках и остатков в наличии  отвечать как материально-ответственное  лицо.

- принимать  товар, подписывать приходные  накладные, если все в порядке, а если иначе составлять акт приемки товара. Все эти документы передавать менеджеру отдела закупок.

- отпускать  товар покупателям по расходной  накладной.  

Обязанности менеджера отдела продаж

- обслуживать  покупателей по безналичному  расчету.

- оформлять  соответствующие документы: заявка  на закупку на основании данных  об остатках товаров, оформлять  договор поставки товара, если  покупатель пришел впервые, выписывать  счет на оплату, расходную накладную  и счет-фактуру на основании  оплаты.  

Обязанности менеджера отдела закупок

- принимать  от кладовщиков приходные накладные,  акты приемки товара.

- разрешать  разногласия в случае отклонений  по приходной накладной.

- оприходовать  товар, занести отклонения условий  поставки, если они были в карточку поставщика.

- оформленные  приходные накладные передавать  бухгалтеру.

- принимать  коммерческие предложения от  поставщиков, согласовывать с  заместителем директора и если  они подходят, заключать с ним  договор на поставку и вносить  все сведения в карточку поставщика. 

Обязанности бухгалтера

- принимать  и проверять правильность оформления  от менеджера закупок приходных  накладных, а от менеджера продаж  расходных накладных.

- проводить  инвентаризацию склада на начало  года в составе комиссии, заполнять  соответствующие документы, вносить корректировки в случае отклонений. В случае недостачи, эту сумму делить на количество работников склада и вычитать с заработной платы.