Автоматизация офисной деятельности на основе программных продуктов офисного назначения

 

ТЕМА: Автоматизация офисной деятельности на основе программных продуктов офисного назначения. 
 

                                                          
 
 
 
 
 

                    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                     

                                               Содержание.

Введение………………………………………………………………………….

Глава 1.Прикладные программные средства офисного назначения…………

            1.1. Особенности Windows-приложений………………………………

Глава 2.Принципы работы программных продуктов семейства MS Office….

            2.1Текстовом редактор Word……………………………………………

         2.2Табличный процессор Excel……………………………………….

Заключение……………………………………………………………………...

Список  литературы……………………………………………………………. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                              

                                                 Введение.

Автоматизацию офиса будем понимать как комплексную  автоматизацию работы всех офисных  подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела, и др. Целью автоматизации офисной деятельности является повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб. Автоматизация офиса гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.

Автоматизация офиса предполагает оснащение офиса  компьютерами и сетевым оборудованием, современным телекоммуникационным оборудованием, средствами связи, принтерами, ксероксами и др. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Глава 1.Прикладные  программные средства  офисного назначения.

        В настоящее время на рынке  программного обеспечения имеются мощные программные пакеты, получившие название офисных систем. К наиболее популярным офисным системам следует отнести Microsoft Office фирмы Microsoft  и Lotus Notes фирмы Lotus Development. Каждый из офисных пакетов содержит текстовый редактор, электронные таблицы, средства для создания и поддержки баз данных, средства коммуникаций.

        Наиболее распространенным в  России в настоящее время является  пакет Microsoft Office. Это связано с тем, что фирма Microsoft  - автор Windows и Microsoft Office (MS Office) – логично вписывается в интерфейс Windows. Понимая логику работы с Windows, достаточно легко освоить прикладные окна программных средств, входящих в MS Office. Кроме того, совместное выполнение ряда программных средств, входящих в MS Office, позволяет гибко распределять их ресурсы и работу, увеличивать общую производительность.

         В MS Office входят текстовый редактор Word, табличный процессор Excel, средство для создания баз данных Access, а также специальные программы для работы офисов. Среди этих программ Microsoft Outlook – средство доступа к разнообразной информации и её коллективной обработки, PowerPoint – мощное приложение для подготовки и проведения презентаций, FrontPage – приложение для создания Web- страниц и ряд других.

       В связи с тем, что система Windows постоянно модифицируется фирмой-производителем, версии программного пакета MS Office соответственно изменяются вместе с ней. Например, для Windows 95 разработан MS Office 95, который включает Word 7.0, Excel 7.0 и т.д.

              В описаниях данной версии отмечается, что она выходит за границы традиционных настольных систем, превратившись в корпоративное приложение для предприятий любого масштаба. Данную версию офиса можно рассматривать как платформу для создания специализированных решений или клиентское средство доступа к корпоративны данным.

       В целом основная тенденция  в развитии программных продуктов  данного пакета – повышение  «интеллектуальности». С каждой  новой версией офисных продуктов  улучшаются встроенные в эти средства возможности грамматического и лексического контроля. В новой системе меню предполагается отображать только наиболее часто используемые функции, причем каждый пользователь может настраивать структуру меню «под себя».

        Для руководителя офиса (главного бухгалтера, финансового директора и т.п.) необходимо иметь представление о новых возможностях программных средств MS Office для совместной работы многих пользователей. Помимо этого большое значение для организации управления офисом имеет возможность информационного обмена между сотрудниками.

      1.1. Особенности Windows-приложений.

        Наглядность.

        Важным достоинством Windows-приложений является наглядность.

        Во-первых, все инструменты среды,  имеющиеся в распоряжении пользователя, могут быть представлены графически в виде командных кнопок, расположенных на специальной панели. Под инструментами понимаются команды основного меню, позволяющие пользователю производить действия над объектами прикладной системы. На командных кнопках помещается графическое изображение инструмента. В настоящее время изображения на кнопках стандартизированы, так что можно говорить о специальном языке компьютерных обозначений. Каждая среда имеет набор стандартных инструментов, таких как:

Открыть, Сохранить, Удалить, Отменить, Копировать, Вставить.

Кнопки с этими  инструментами размещаются на панели, называющейся Стандартная панель.

       Во-вторых, документы, создаваемые  в приложениях, отображаются на  экране точно в таком виде, в каком будут распечатаны на бумаге. Это особенно важно, когда заранее известно, какого формата должен быть конечный документ.

       Многозадачность.

       Еще одной отличительной особенностью  Windows-приложений является работа в многозадачном режиме. На рабочем столе могут быть одновременно открыты сразу несколько документов, созданных различными приложениями. Можно одновременно редактировать рисунок, писать письмо, производить расчеты.

        Следует, однако, уточнить понятие  одновременности. Все вышеперечисленные  задачи могут быть запущены на выполнение. Пользователь не может одновременно задействовать один и тот же орган восприятия информации для двух разных задач. Соответственно в таких случаях человек работает последовательно, например, сначала рисует, потом пишет.

       Организация обмена данными.

       Другой важной особенностью прикладных  сред Windows является возможность обмена данными между приложениями. Системная среда предоставляет два различных способа для обмена данными между приложениями: через буфер обмена и по технологии OLE.

       Обмен через буфер позволяет  либо переместить объект документа  на новое место, либо поместить  на новое место или в новый  документ копию объекта, не  сохраняя связи с приложением,  в котором этот объект создавался.

        Создание составных документов.

        Организация обмена данными между  прикладными средами обеспечивает  их интеграцию. Под интеграцией  прикладных сред понимается такое их объединение, когда становится возможным совместное использование объектов каждой из этих сред.

        Например, пользователь должен сделать справку по группе сотрудников отдела продаж и привести в справке их фотографии. Очевидно, что основой отчета станет текстовый документ. Помимо этого в распоряжении пользователя имеется база данных по сотрудникам, где производится поиск данных о работниках отдела продаж. Результат поиска (выборка) помещается в текстовый документ, в котором помимо собственных объектов присутствуют выборка из базы данных и фотографии.

        Интерфейс прикладной системы.

        Приложения, работающие в среде Windows, имеют очень похожий графический интерфейс. Научившись пользоваться одной программой данного класса, можно быстро освоить и остальные. Разобравшись в её особенностях и немного попрактиковавшись, можно почувствовать себя вполне уверенно. Как бы ни отличались внешние интерфейсы прикладных сред, все они состоят из однотипных по своему назначению элементов.

       В интерфейсе каждой из них  можно выделить четыре зоны:

• строка заголовка прикладной среды, где размещаются инструменты управления оконным интерфейсом приложения, и отображается имя среды;
• зона управления, где размещаются средства управления приложением и документами;
• рабочее поле, где размещаются редактируемые документы;
• справочная зона, где размещается информация о режимах работы приложения и подсказки пользователю.

       Итак, все программы, создаваемые  для Windows, имеют стандартный оконный интерфейс. У них формируются однотипные справочные зоны и зоны управления. Вид рабочего стола изменяется  в зависимости от назначения прикладной среды. 

Глава 2.Принципы работы программных продуктов семейства MS Office.

       Несмотря на разнообразие появившихся  версий программных продуктов семейства MS Office, в них заложены единые принципы построения работы с ними. Это позволяет, овладев одним средством, в дальнейшем достаточно легко освоить его новые версии. 

2.1Текстовом  редактор Word.

Текстовые процессоры, ярким представителем которых является текстовый редактор Word, -  это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

       Текстовые процессоры, ярким представителем  которых является текстовый редактор  Word, -  это универсальная программная среда для работы с текстовыми документами.

       История разработки подобных программных средств базируется на стремлении упростить работу с различными видами документов (печатными изданиями, документами, докладами, диссертациями, рефератами и т.д.)

       Создан широкий спектр программ, ориентированных на решение этих  проблем. Одни предназначены для оформления небольших документов простой структуры, другие – для набора и подготовки к типографскому изданию книг и журналов.

        Текстовый редактор Word предоставляет человеку разнообразные возможности, как при подготовке текстов, так и при манипулировании с готовыми текстовыми документами, сохраненными на различных носителях. Из фрагментов готовых текстов можно формировать новые тексты; в тексты можно внедрять различные объекты, созданные в других приложениях; текстовые документы можно передавать по линиям связи локальных и глобальных компьютерных сетей.

Word имеется широкий выбор средств автоматизации, упрощающих выполнение типичных задач:

• работа с макропоследовательностями символов;
• автозамена опечаток при вводе;
• автоматическое форматирование текста при вводе (автоформат);
• автоматическое предложение полного варианта даты, а также слова или фразы из списка автотекста после ввода нескольких или первых букв (автозавершение);
• автоматический анализ документа с целью выделения его ключевых положений, на основании которого составляется автореферат;
• возможность создания стилей;
• автоматическое предоставление советов и справочных сведений, которые могут понадобиться по ходу выполнения задачи (помощник);

наличие мастера  писем, календарей, повесток, резюме, конвертов, факсов, облегчающих работу по созданию документов

Основным объектом Word является текст, представляющий собой символьную информацию, а именно:

• символы;
• слова;
• символьные абзацы;
• фрагменты текста 9выделенные блоки).