Автоматизация офисной деятельности на основе программных продуктов офисного назначения

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 09 Февраля 2012 в 06:58, курсовая работа

Описание работы

Автоматизацию офиса будем понимать как комплексную автоматизацию работы всех офисных подразделений: кадровой службы, канцелярии, бухгалтерии, секретариата, планово-экономического отдела, и др. Целью автоматизации офисной деятельности является повышение эффективности управления предприятием и обеспечение согласованности и бесперебойности работы всех офисных служб. Автоматизация офиса гарантирует комфортные условия работы для всех сотрудников, полностью ликвидирует или минимизирует ручное выполнение рутинных операций, практически исключает случайные ошибки исполнителей, оптимизирует все имеющиеся бизнес-процессы.

Содержание работы

Введение………………………………………………………………………….
Глава 1.Прикладные программные средства офисного назначения…………
1.1. Особенности Windows-приложений………………………………
Глава 2.Принципы работы программных продуктов семейства MS Office….
2.1Текстовом редактор Word……………………………………………
2.2Табличный процессор Excel……………………………………….
Заключение……………………………………………………………………...
Список литературы…………………………………………………………….

Файлы: 1 файл

Автоматизация офисной деятельности на основе программных продуктов офисного назначения..doc

— 76.00 Кб (Скачать файл)

       Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

        

    2.2Табличный процессор Excel.

        С табличным представлением данных  мы сталкиваемся во многих  сферах деятельности, начиная с  бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

        Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

        В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

        Ячейки могут содержать независимые  данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

        Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

  • работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
  • задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях  исходных данных;
  • построение диаграмм по данным таблиц;
  • большой набор встроенных функций;
  • автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);
  • возможность работы с внешними базами данных;
  • управление параметрами текста;
  • вывод таблиц на печать;
  • возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
  • проверка орфографии;
  • поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

       Следует еще раз подчеркнуть,  что электронная таблица позволяет  не только автоматически выполнять  расчеты, но и является очень  эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

        Все эти качества позволяют  считать табличный процессор  обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.

        Основные режимы работы в Excel.

        Режимы работы Excel обеспечивают:

  • ввод и последующее хранение данных и связей между ними;
  • редактирование данных при вводе;
  • автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;
  • построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;
  • автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

        Электронные таблицы являются  обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом – визуально.

       Рассмотрев наиболее распространенные  среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.

        
 
 
 

                                       Заключение.

Возрастающая  интенсивность информационных потоков  и повышение требований оперативности реагирования на поступающую информацию диктуют новые подходы к организации управления в организациях любого уровня.  В современном обществе решение возникающих проблем возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей.    Работа пользователя с программными продуктами должна быть по возможности комфортной и осуществляться в соответствующей программно - технической среде (тип процессора, объем оперативной др.). Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т. п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов    MS Office  строится по типу графического, ориентированного на среду Windows, интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т. п.    Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты MS Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей.  Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.  
 

                             Список литературы

  1. Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство»,Санкт-Петербург, Издательский дом «Питер», 2002г.-410 с.
  2. С.В.Симонович «Информатика. Базовый курс.2-е издание».-СПб.:Питер,2007.-604 с.
  3. А.П. Ершов, А.С. Первин и др. «Изучение основ информатики и вычислительной техники» М. : Просвещение, 1986. – 267 с.
  4. Михеева Е.В., Титова О.И. «Информатика» М.:Академия 2007.-352 с.
  5. В. А. Каймин «Информатик» М.: Проспект 2009.-272 с.

Информация о работе Автоматизация офисной деятельности на основе программных продуктов офисного назначения