Автоматизация офисной деятельности на основе программных продуктов офисного назначения

       Редактор Word обеспечивает работу с каждой из этих структур, как с единым целым. Кроме того, этот редактор имеет встроенный инструментарий деловой графики и множество приложений, позволяющих, не выходя их основной программы, генерировать автофигуры, таблицы, создавать диаграммы, структурные схемы и формулы.

    2.2Табличный процессор Excel.

        С табличным представлением данных  мы сталкиваемся во многих  сферах деятельности, начиная с  бытовых нужд и кончая бухгалтерскими или научными расчетами.

        Программное обеспечение, называемое системой обработки электронных таблиц или табличным процессором, позволяет автоматизировать рутинные операции выполнения однородных вычислений и пересчета с изменяющимися исходными данными.

        В ячейки электронной таблицы можно вносить различную информацию: текст, числа и формулы.

        Ячейки могут содержать независимые  данные, которые, как правило, заносятся вручную или загружаются из некоторого файла данных. Эти данные могут использоваться как исходные для вычисления значений других ячеек. В ячейки с вычисляемыми значениями заносят формулы для вычислений. Пользователь обычно видит на экране результаты вычислений по заданным формулам. При каждом изменении ячеек производится автоматический пересчет во всех ячейках, связанных с изменяемыми правилами вычислений.

        Современные табличные процессоры, к которым можно причислить и Excel, предоставляют пользователю следующие возможности:

• работа с «рабочими книгами» (совокупностью таблиц);
• задание в таблицах чисел и формул, пересчет значений вычисляемых ячеек при изменениях  исходных данных;
• построение диаграмм по данным таблиц;
• большой набор встроенных функций;
• автоматическое заполнение ячеек последовательностями (дни недели, месяцы и т.п.);
• возможность работы с внешними базами данных;
• управление параметрами текста;
• вывод таблиц на печать;
• возможность создания макросов (серии команд, сгруппированных вместе для упрощения работы);
• проверка орфографии;
• поиск, сортировка и систематизация информации, то есть использование электронной таблицы в качестве простейшей базы данных.

       Следует еще раз подчеркнуть,  что электронная таблица позволяет  не только автоматически выполнять  расчеты, но и является очень  эффективным средством для проведения численного моделирования. Меняя во всевозможных сочетаниях значения исходных параметров, можно наблюдать за изменением выходных данных и анализировать полученные результаты. Табличный процессор мгновенно предоставляет множество вариантов решений, на основе которых можно выбрать наиболее приемлемое.

        Все эти качества позволяют  считать табличный процессор  обязательным элементом автоматизации учреждений и управленческой деятельности.

        Основные режимы работы в Excel.

        Режимы работы Excel обеспечивают:

• ввод и последующее хранение данных и связей между ними;
• редактирование данных при вводе;
• автоматический пересчет результатов при изменении исходных данных;
• построение диаграмм, представляющих числовые данные в наглядном виде;
• автоматическое изменение диаграмм при изменении данных, по которым они построены.

        Электронные таблицы являются  обязательным атрибутом офисного и программного обеспечения. Во-первых, их можно использовать для хранения и упорядочения данных, то есть как форму отчетности. Во-вторых, электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. В-третьих, по табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные самым доступным способом – визуально.

       Рассмотрев наиболее распространенные  среди пользователей программы нельзя не остановиться на других программах, входящих в пакет MS Office.

                                       Заключение.

Возрастающая  интенсивность информационных потоков  и повышение требований оперативности реагирования на поступающую информацию диктуют новые подходы к организации управления в организациях любого уровня.  В современном обществе решение возникающих проблем возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей.    Работа пользователя с программными продуктами должна быть по возможности комфортной и осуществляться в соответствующей программно - технической среде (тип процессора, объем оперативной др.). Для работы пользователя большое значение имеет пользовательский интерфейс (вид, размер и местоположение основного экрана, функции обработки, доступные через систему меню, панели инструментов и т. п.). Как правило, интерфейс прикладных программных продуктов    MS Office  строится по типу графического, ориентированного на среду Windows, интерфейса с развитыми элементами управления: командные кнопки, выпадающие меню, переключатели и т. п.    Программные продукты должны гарантировать надежную и безопасную работу как для компьютера, так и для информационной системы пользователя (сохранность устройств компьютера, программного обеспечения, хранимых данных). Программные продукты MS Office соответствуют всем современным требованиям, что подтверждается их широким применением в работе пользователей.  Прикладные программные продукты Microsoft Office автоматизируют деятельность специалистов (экономистов, менеджеров, бухгалтеров, агентов и т. д.) предметных областей. Сформировалась тенденция на создание автоматизированных рабочих мест, полностью поддерживающих всю профессиональную деятельность конечного пользователя в компьютерной среде.  
 

                             Список литературы

1. Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство»,Санкт-Петербург, Издательский дом «Питер», 2002г.-410 с.
2. С.В.Симонович «Информатика. Базовый курс.2-е издание».-СПб.:Питер,2007.-604 с.
3. А.П. Ершов, А.С. Первин и др. «Изучение основ информатики и вычислительной техники» М. : Просвещение, 1986. – 267 с.
4. Михеева Е.В., Титова О.И. «Информатика» М.:Академия 2007.-352 с.
5. В. А. Каймин «Информатик» М.: Проспект 2009.-272 с.