Внешние коммуникации в управлении организацией

Наиболее эффективное  лоббирование ведется большими ассоциациями, представляющие отдельные отрасли, торговые сферы, профессиональные и  другие интересы. Эти группы способны оперировать на каждом из уровней  госрегулирования.

В России при отсутствии закона о лоббировании. Организации  и граждане могут адресовать предложения  по законодательству субъектам права  законодательной инициативы: депутатам  Госдумы, в правительство РФ и  так далее.

Специалисты по отношениям с государством озабочены воздействием надвигающегося законодательства на компанию, отраслевую группу или организацию  клиента. Задачами специалистов оп отношению  с государством являются:

1) улучшение коммуникаций  с персоналом госструктур и государственными ведомствами;

2)    мониторинг работы законодателей;

3)   обеспечение представления интересов организации на всех уровнях государственного управления;

4) влияние на законодательство, затрагивающие сферы работы организации;

5) сделать возможным понимания законодателями деятельности и операций организации.

Выполнение этих функций  требует знания, как работать в госструктурах и умения находить там контакты. Представитель может и не быть зарегистрированным лоббистом, но должен пользоваться доверием у членов госструктур.

Работа с местными органами государственного управления и местной общественностью. Проблемы роста полномочий регионов страны за счет федеральных полномочий, делают актуальной работу специалистов по коммуникации на уровне субъектов федерации.

Работа с местными органами государственного управления отличается от работы на уровне федеральных структур. Местные органы управления гораздо ближе к организации, чем центральные. Надо знать, как распределены полномочия принятия решений между разными уровнями власти при установлении контактов с местными органами управления.

Совещания местных органов  управления обычно менее доступны, чем центральных. И для установления контакта с местными органами и должностными лицами, специалисты по коммуникациям  должны использовать такие возможности  как, например открытие какого-либо производства.

Местные госструктуры работают больше, чем центральные органы, непосредственно с людьми и на местах. Они решают практические задачи обеспечения качества работы школ, служб правопорядка, транспорта. На местном уровне управления госструктуры ведут работу с общественностью  – это и выступления по местному телевиденью и радио, форумы и  встречи с людьми. В этой деятельности, так или иначе, может принять  участие бизнес.

День открытых дверей также  представляет возможность для установления хороших отношений с местной  общественностью. Важно подготовить  условия для посетителей, журналистов, а также проинструктировать персонал для ответов на вопросы. Надо помнить, что сильный положительный имидж компании позволяет ей привлекать лучшие кадры региона.

На местном уровне нередко  создаются группы давления – для  решения проблем экологии, здравоохранения, занятости. Также организация может  объединяться для решения социальных проблем с профсоюзными организациями. Установление согласия между различными группами представляет чистое лоббирование.

Возможны также экскурсии  и открытые встречи с местной  общественностью, сопровождаемые небольшой  экспозицией.

Вся эта деятельность ведется  местными отделениями организации, тогда как деятельность более  крупного масштаба ведется и управляется  из центрального офиса организации.

 

 

1.4.6   Организация отношений с инвесторами

 

Систематические отношения  с публикой инвестиционной сферы  следует строить на основе соответствующей  программы. В организациях со значительной финансовой сферой деятельности такая  программа управляется директором по отношению с инвесторами.

Алешина И.В. отмечает отношения с инвесторами как наиболее эффективные финансовые внешние коммуникации [1, с. 170].

Сейтель Ф.П. считает, что  отношения с инвесторами позволяют  компании привлечь инвестиционный капитал  путем наиболее правильного позиционирования товара [6, c. 341].

А. Пиз и Румянцева З.П. рассмотрели этот вопрос касательно, не углубляясь в аспекты подобных коммуникаций [4, c. 284], [5, с. 399].

Программу надо строить так, что компании конкурируют за капитал  на рынке, поэтому необходимо вести  коммуникации на поле всего финансового  сообщества. Аудитория отношений  с инвесторами включает:

1) финансовых аналитиков, дающих рекомендации по покупке или продаже акций;

2)   брокеров, специализирующихся на акциях институциональных или индивидуальных инвесторах;

3)  СМИ;

4) занятые и другие группы.

Все эти аудитории должны получить прямые коммуникации, так  как все они имеют потребности  и интересы.

Программа коммуникаций с  финансовой общественностью включает не только описание целей и стратегий  их достижения, но и календарь финансовых коммуникаций. Календарь строится в  виде матрицы, где отражены элементы программы, а под элементами понимают изучение восприятия компании, институциональные  встречи, коммуникации с акционерами, консалтинговая деятельность, мониторинг рынка ценных бумаг, работа с учреждениями, отношения с прессой. А в клетках  матрицы отражается конкретное мероприятие.

Источники информации для  инвесторов: финансовые аналитики и  СМИ. Аналитики рынка акций влияют на поведение институциональных и прочих инвесторов. Следовательно, с ними надо работать.

Основу здесь должны играть надежные коммуникации. Для этого  необходимо обеспечить достижимость управления для аналитиков. Кроме того, важны  встречи с аналитиками, презентации  и посещения аналитиками предприятий  и других мест компании.

Аналитики могут быть полезны  компании, объясняя общественности поведение  компании в прессе. Также, они могут  явиться советниками для компании в процессе размещения ценных бумаг  и приобретения пакетов акций  других компаний. Следовательно, отношения  с аналитиками – важная часть  программы отношений с инвесторами.

Финансовая пресса и другие СМИ служат для представления  компанией общественности информации, затрагивающих интересы акционеров. «В США такими источниками являются: телеграфные компании – Don Jons & company, Reuters Economic Service, крупнейшие газеты The New York Times и The Wall Street Journal, а также статистические службы Standart&Poors Corporation и Moodys Investor Servise». ¹⁰ Если крупная корпорация привлекает внимание финансового мира автоматически, то маленькой компании приходится прикладывать усилия, для того чтобы предоставить информацию своим акционерам.

Поскольку профессионалы  инвестиционного сообщества активно  читают прессу, позитивные истории  в СМИ могут быть полезными для компании. Появившиеся статьи о технологических инновациях или эффективных стратегиях компании могут привлечь аналитиков ценных бумаг, брокеров и менеджеров по портфельным инвестициям. Рост известности в деловом мире также способствует размещению деловых новостей компании в телепрограммах.

Мультимедиа, также расширило  свое присутствие в системах информирования участников финансовых рынков.

Но для компании нельзя также исключать, что их заметит  инвестор просто случайно.

Инструменты финансовых коммуникаций. В распоряжении компании такие средства финансовых коммуникаций, как ежегодные отчеты, ежегодные собрания акционеров, брошюры, видеоотчеты, специальные встречи и мероприятия.

Годовой отчет – ключевой инструмент финансовых коммуникаций.

Например, типичный отчет  по Сейтелю [3, с. 404], содержит описание компании, письмо к акционерам, финансовый обзор, объяснения и анализ, обсуждение задач менеджмента, маркетинга и графики.

1) описание компании включает  ее название, адрес штаб квартиры, общее описание сферы деятельности  и обобщение результатов в текстовой и числовой форме;

2) письмо к акционерам затрагивает сведущие вопросы:

а) отчет о достижениях прошедшего года;

б) обсуждение макро- и отраслевой среды, в которой компания вела операции в истекшем году и будет вести в будущем;

 в) обсуждение стратегий роста, общей философии ведения операций в будущем, планы выпуска новой продукции и использования капитала;

 г) общие цели увеличения реализации и возврата на инвестиции. Письмо сопровождается фото председателя и президента компании;

3)  финансовый обзор обычно включает итоги за несколько лет по таким величинам, как продажи, затраты на продукцию, расходование капитала, налоги, чистая прибыль, а также коэффициенты цена\прибль, коэффициенты использования заемных средств, возврат на активы и возврат на собственные средства компании;

4)   объяснения и анализ дополняют финансовый отчет обзором фактов, влиявших на прибыль, на доход по операциям и рост активов;

5)   обсуждение задач менеджмента, маркетинга включает профиль, или краткую характеристику ведущих руководителей, описание рынков и продуктов компании, отражает деятельность компании в решении социальных проблем;

6) графики и фотографии улучшают визуальное восприятие материалов. Они должны быть теплыми, привлекательными и создавать позитивный настрой. Многие читатели имеют мало времени для чтения отчета, и просматривают лишь картинки.

Существует такое мероприятие, как годовое собрание акционеров. Менеджмент акционерной компании должен раз в год встречаться с акционерами на собрании акционеров. Хорошо организованное и проведенное собрание – эффективный инструмент коммуникации с инвесторами. Надо помнить, что частные инвесторы приходят на такое собрание не только из экономических соображений, кто-то, например: хочет общения и развлечения, а кто-то хочет выступить и привлечь к себе внимание. Организация успешного собрания предполагает учет следующих основных факторов: речи менеджеров, голосование, сессия вопросов и ответов.

Есть еще и такие  средства финансовых коммуникаций как, например: Для инвесторов издаются специальные брошуры-руководства [Приложение А, рис. 2] содержащие информацию, необходимую для принятия инвестиционного решения.

Для менеджеров инвестиционных портфелей по всей стране распространяются видео-комплекты с презентацией корпоративных управляющих по сравнительно небольшой цене.

Для усиления стремления инвесторов владеть своими акциями компании могут организовывать встречи с  большим количеством гостей и  участников.

Принципы успешного ведения  коммуникаций с инвесторами [5, с. 238]:

1)  активность до агрессивности. Компании сегодня должны агрессивно бороться за то, чтобы их видели и знали. Инвесторы и аналитики хотят быть информированными;

2) продвижение успеха. Результаты обычно не говорят сами за себя. Компания должна сообщать инвесторам оценку своих акций, конкурентной позиции и рыночной репутации;

3) проактивность. Лояльность инвесторов следует искать в хорошие времена. Когда компания стоит перед угрозой ее покупки, искать расположение инвесторов уже поздно;

4) последовательность. Отношения с инвесторами – непрерывная деятельность, а не серия чрезвычайных экспериментов;

5) сохранение коммуникаций даже для плохих новостей. Компании должны встречаться с инвесторами как в хорошие, так и в плохие времена. Если новости плохи, инвесторы хотят знать, что делает менеджмент для разрешения проблем;

6) инициатива коммуникаций должна исходить из компании и опережать инициативу коммуникаций инвесторов. Компания нуждается в благорасположении инвесторов, поэтому должна ухаживать за ними. компания должна искать возможности информировать инвесторов о себе, вместо того, чтобы заставлять их обнаруживать нехватку такой информации.

 

 

2   Сравнительный анализ различных походов к рассмотрению внешних коммуникаций в управлении организацией

 

В данной курсовой мы рассмотрели  сущность и содержание внешних коммуникаций. Изучая данную проблему, мы ознакомились с работами многих авторов.

Приступая к анализу их подходов к рассмотрению данной проблемы, мы в первую очередь должны отметить, как каждый из них подошёл к  расшифровке понятия внешней  коммуникации.

Алешина И.В.  отмечает их, как самостоятельную функцию менеджмента по установлению и поддержанию связи между организацией и общественностью и в основном направленную на привлечение внешних средств в лице инвесторов.

Сейтель Ф. П. считает, что внешние коммуникации – функция менеджмента, которая оценивает отношения с общественности, идентифицирует политику и действия индивидуума или организации с общественными интересами и реализует программу действии для обретения общественного понимания и принятия.

А. Пиз показывает коммуникацию  - как психологическое явление связи организации с внешней средой направленное на обмен информацией и основывающийся на обратной связи, возникающей между сторонами.

По А. Звенцеву  - внешние коммуникации организации – это действия направленные на нахождение общего языка с местной властью и общественностью с целью создания благоприятной атмосферы для дальнейшего функционирования и развития организации.