ТЕМА: Управление внутренними  и внешними коммуникациями организации

1 Введение

В мире нет ни одной фирмы, которая была бы конкурентоспособной, удерживала позиции на рынке и  при этом смогла бы обойтись без  гибкой динамичной системы коммуникационных связей

Коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях. Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так  и в мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания  предприятия и в конечном итоге  даже банкротству. Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения  за инициативу, труд и т. п., создает условия для свободного выражения своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и стараются использовать весь свой потенциал и интеллект для достижения процветания организации.

На таком предприятии  сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто  обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким  предприятиям легче вынести экономические  и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности. Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные менеджеры.

2 Актуальность

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных  руководителей, их заинтересованностью  в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию.

3 Теория

Существуют широкий  и узкий смысл понятия «коммуникация».

В широком, смысле коммуникация - это процесс обмена информацией.

В узком смысле коммуникация - это общение людей  в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами, информацией.

Коммуникации   являются   важнейшей   составляющей   в    деятельности

руководителя, поскольку  коммуникации -  это обмен информацией  между  людьми.

Без обмена информацией  они не могут вместе работать, формулировать  задачи  и

решать их. 

      Коммуникации – важнейший элемент  обеспечения эффективности управления.

4 Практика

1. Управление персоналом и внутренними коммуникационными процессами в ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО)

Поскольку в  нашей стране появление и становление  коммуникаций произошло не так давно, то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран  и современных российских предпринимателей. 
 

      Управление  людьми для изучаемой организации  имеет большое значение. Без людей  нет организации. Без нужных людей  ни одна организация не сможет достичь  своих целей и выжить. Несомненно, что управление персоналом является одним из важнейших аспектов организации  успешной деятельности ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО).

      Конкретная  ответственность за общее руководство  трудовыми ресурсами в банке  возложено на профессионально подготовленного  работника – менеджера по персоналу. Для активного содействия реализации целей банка, менеджер по персоналу  пользуется не только знаниями и компетенцией в своей конкретной области, но и  осведомлен о нуждах руководителей. Вместе с тем руководители, понимая  специфику управления трудовыми  ресурсами, его механизма, возможностей и недостатков, могут в полной мере воспользоваться услугами менеджера  по персоналу.

      Управление  персоналом в ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО) включает в себя следующие этапы:

      1. Планирование ресурсов: разработка  плана удовлетворения будущих  потребностей в людских ресурсах.

      2. Набор персонала: создание резерва  потенциальных кандидатов по  всем должностям.

      3. Отбор: оценка кандидатов на  рабочие места и отбор лучших  из резерва, созданного в ходе  набора.

      4. Определение заработной платы  и  льгот: разработка структуры  заработной платы и льгот в  целях привлечения, найма и  сохранения служащих.

      5. Профориентация и адаптация: введения  нанятых работников в банк  и его отделы, развитие понимания  у работников того, что ожидает  от него руководство банка  и какой труд в нем получает  заслуженную оценку.

      6. Обучение: разработка программ для  повышения квалификации, которое  требуется для эффективного выполнения  работы.

      7. Оценка трудовой деятельности: разработка  методик оценки трудовой деятельности  и доведения ее до работника.

      Руководство банка следит за тем, чтобы не допускались  случаи совмещения одним специалистом разной по профилю деятельности, так  как это будет сказываться  на деятельности банка в общем. А также не менее важным аспектом является деятельность менеджера по персоналу, который руководит кадровой политикой банка, проводит отбор персонала.

      В некоторых случаях возникают  проблемы с расширением и созданием  полноправных структурных подразделений  из-за нехватки обученных кадров, обладающих знаниями о ведении соответствующих  операций. Поэтому структура аппарата управления исследуемого банка не приобрела  еще законченного вида, что наряду с другими факторами сдерживает развитие определенных видов банковской деятельности.

      ФАКБ  «Инвестторгбанк» (ОАО) является коммерческим предприятием и работает для получения прибыли. Данная организация не может набирать излишний персонал, ибо это увеличивает общие расходы по оплате труда банковских работников. Банк должен нанимать такое число сотрудников, которое было бы достаточным для выполнения имеющегося объема работ и обеспечивало необходимую их загрузку, но в тоже время обеспечивало надежность банка и бесперебойность его основной деятельности, а также внутренних коммуникационных потоков.

      Эффективное управление персоналом невозможно без  адекватной информации, характеризующей  различные аспекты состояния  персонала организации. Статистика человеческих ресурсов представляет информацию о различных сторонах управления персоналом – производительности, издержках на рабочую силу, профессиональном обучении, динамике рабочей силы. Ниже приводятся показатели статистики, которые  руководство ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО) использует для анализа персонала, выявления и разрешения управленческих проблем.

      В исследуемом банке отслеживается  возрастная структура персонала  по категориям сотрудников, отдельным  подразделениям, специальностям.

Таблица 9 – Возрастная структура персонала  ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО)²¹

          Данная структура показывает, что  наибольшую долю по возрасту  занимает персонал от 20-30 лет (29%), а это означает,  что в банке  работают в основном молодые  и  энергичные люди. В банке они занимают должности от кассиров и операционистов до начальников отделов. Это выпускники экономических вузов и колледжей последних лет. Они слабо знают практическую технологию старого банковского дела, легко осваивают новое (работа в вузе с литературой еще не забыта), рождают новые идеи. Вместе с тем в этой группе значительная часть специалистов не может реализовать свои идеи, часто вследствие нерешительности, неумения брать на себя ответственность.

      А также персонал в возрасте от 31-40 лет (37%). Находясь в самом активном трудовом возрасте, они столкнулись  с необходимостью обновления знаний, отказа от некоторого прежнего опыта  и необходимостью приобретения нового. Для них необходимо преодоление  психологического барьера, связанного с переходом на новые методы работы, причем в условиях нестабильной экономической  ситуации.

      В период реформирования эта группа пополнилась  специалистами из вузов, промышленных и строительных предприятий. С одной  стороны, они слабо владеют банковской технологией. Но с другой – они  примыкают к первой группе по признакам  отсутствия практического опыта  работы в банке.

      Специалисты, которым за 40 лет. Многим из них уже  сложно осваивать новое в банковской технологии, особенно операции, связанные  с компьютерной техникой. Они нередко  останавливаются в своем развитии. Однако их ценность в том, что они  хорошо знают экономику региона, быстро устанавливают личные контакты.

      Наличие в банке персонала в возрасте старше 50 лет, и даже пенсионного, является сдерживающим фактором развития персонала  в целом. Управление ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО) разработало систему стимулирования ухода на пенсию специалистов пенсионного возраста.

      Знание  данной динамики позволяет эффективно управлять процессами планирования потребностей организации в рабочей  силе, подготовки резерва, профессионального обучения. Позволяет продвигать по служебной лестнице более молодых кадров, способных к обучению новым методикам.

      Посредством группировки можно анализировать  уровень образования персонала  банка.

Таблица 10 – Образовательная структура  персонала ФАКБ «Инвестторгбанк» (ОАО)²²

     

      Из  данный схемы видно, что банк обладает высококвалифицированными ресурсами, которым по силам справляться  с возложенными на них обязанностями. Основная доля персонала имеет высшее образование (61%), а также 7% персонала имеют более 1-го образования и 22% находятся на обучении в ВУЗе, что говорит о серьезности и надежности такой организации, как коммерческий банк. Анализируя эти данные и фактическую работу персонала, руководство банка принимает ряд важных управленческих решений, таких как повышение квалификации определенных сотрудников, проведение специальных тренингов и другие мероприятия по повышению уровня специализации персонала.

      Данные  исследования также дают возможность  сделать выводы о качестве коммуникаций внутри организации. При анализе  данных о персонале получилось, что  основная доля – это рабочие от 20 до 40 лет, имеющие высшее образование, поэтому, можно сказать, что серьезных  барьеров в общении персонала  не должно возникать. Общаясь непосредственно  по рабочим вопросам, персонал находит  взаимопонимание друг с другом.

      Но, несмотря на высокий  уровень образованности персонала банка, в  рабочем коллективе нередко возникают те или иные барьеры в общении, которые влияют на успешность коммуникации и деятельность банка вцелом.  Для устранения коммуникационных барьеров руководство банка приняло решение о проведении таких мероприятий, как личные беседы с сотрудниками, обсуждение организационных проблем и т.д.