Учет труда и заработной платы

Для учета использования рабочего времени и расчету заработной платы применяется табель учета использования рабочего времени (форма № Т-12 и Т-13). Он необходим также для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени получения данных об отработанном времени. В табеле ежедневно регистрируются явки работников на работу, ухода с работы, опоздания и неявки с указанием причин, а также часов простоя и сверхурочной работы.

При сдельной форме оплаты труда, кроме отработанного времени, необходимо знать выработку. Для этого служат: наряды; маршрутные листы;рапорты (карточки, ведомости) учета выработки; акты приемки-сдачи работ (продукции, услуг) и др.

Бухгалтерия организации на основании первичных документов открывает на каждого работника лицевой счет (форма № Т-54 и Т-54а) с указанием справочных данных для накапливания из месяца в месяц о заработной плате с последующим использованием его показателей для расчета среднего заработка, при определении сумм отпускных, оплате больничного листа и т.д. Лицевые счета на каждого работника открываются ежегодно.

Основными документами по начислению заработной платы являются:

• приказы, распоряжения, нормативные акты, инструкции, положения об оплате труда и о премировании работников, разработанные организацией;
• табель учета рабочего времени, наряды, маршрутные листы, карточки и справки выработки, акты приема выполненных работ, штатное расписание;
• копия свидетельства о рождении ребенка, справки с места учебы детей сотрудников для получения льгот по налогу на доходы физических лиц;
• листки нетрудоспособности;
• листки о простое, акты о браке, табели (справки) и приказы о работе в ночное и сверхурочное время и праздничные дни;
• приказы на предоставлении работниками отпусков (очередных, учебных), на оплату перерывов в работе кормящих матерей и др.;
• кассовые документы на выдачу аванса работникам организации.

Для персонала, не состоящего в штате организации, основание для начисления и выплаты заработной платы являются договоры подряда, поручения, трудовые соглашения.

В бухгалтерии на основании первичных документов производится начисление заработной платы. Начисленная заработная плата отражается либо в расчетной ведомости (форма №Т-51), либо в расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).

Расчетная ведомость рекомендуется для применения в крупных организациях. Форма представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Расчетная ведомость является основанием для заполнения платежной ведомости (форма № Т-53).

Платежная ведомость применяется для выдачи заработной платы. В ней указывается: фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер; сумма к выплате; общая сумма выплаченной и депонированной заработной платы;разрешительная надпись руководителя организации на выдачу заработной платы, а при необходимости в графе «Примечание» записывается номер предъявленного документа.

В организациях с небольшой численностью работников рекомендуется использовать для начисления  и выплаты заработной платы расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49). При составлении данной формы другие расчетные и платежные ведомости не заполняются.

Разовая выдача заработной платы (отпускные, депонированная) оформляется расходом кассовым ордером.

2.2. Расчет отпускных

Основные правила предоставления, расчета и оплаты отпуска закреплены в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ), в статье 114 которого закреплено право работников на предоставление ежегодного отпуска с сохранением места работы и оплаты среднего заработка, размер которого составляет 28 календарных дней. Согласно правилам расчета отпускных, право на отпуск возникает у сотрудника после первых шести месяцев работы.

Помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска существуют так же ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, которыепредоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (статьи 115, 116 ТК РФ).

Расчет отпуска (ежегодного основного и дополнительного оплачиваемого) производится в календарных днях и максимальным пределом оплата отпуска не ограничивается. При этом нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Очередность предоставления отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем данной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала. По дополнительному соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, однако в этом случае хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Расчет и оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Если отпуск приходится на два месяца, то отпускные делятся на две части. Отпускные, приходящиеся на первый месяц отпуска, учитываются как расходы этого месяца. Отпускные, приходящиеся на следующий месяц, учитываются как расходы будущих периодов и в последствии переносятся на расходы текущего месяца.

Пример:

Начальнику цеха Пяскорскому А.М. предоставлен отпуск в размере 20 дней с 15.11.2009 г.  Заработок за предыдущие 12 месяцев составляет 428 350 руб.

1. Определяем среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев:

428 350 : 12 : 29,4 = 1214,14 руб.

2. Определяем размер отпускных, приходящихся на ноябрь:

1214,14 х 16 =  19426,24 руб.

Д 25 К 70 19426,24 руб. – начислены отпускные, приходящиеся на ноябрь.

3. Определяем размер отпускных, приходящихся на декабрь:

1214,14 х 4 =  4856,56 руб.

Д 97 К 70 4856,56 руб. – начисленыотпускные, приходящиеся на декабрь.

В декабре расходы будущих периодов переносятся на текущие расходы предприятия: Д 25 К 97 4856,56 руб.

2.3. Расчет оплатыбольничного  листа

Больничный лист - листок нетрудоспособности для регистрации болезни рабочего или служащего.

Источники выплаты пособия по временной нетрудоспособности:

При расчете пособия по временной нетрудоспособности оплачиваются все календарные дни больничного листа. Первые два дня временной нетрудоспособности выплачивается за счет средств страхователя, а за остальной период, начиная с 3-го дня временной нетрудоспособности за счет средств ФСС РФ.

Больничный оплачивается за счет средств ФСС с его первого дня в случае:

1) утраты трудоспособности вследствие  заболевания или травмы, в том  числе в связи с операцией  по искусственному прерыванию  беременности или осуществлением экстракорпорального оплодотворения;

2) необходимости осуществления  ухода за больным членом семьи;

3) карантина застрахованного лица, а также карантина ребенка  в возрасте до 7 лет, посещающего  дошкольное образовательное учреждение, или другого члена семьи, признанного в установленном порядке недееспособным;

4) осуществления протезирования  по медицинским показаниям в  стационарном специализированном  учреждении;

5) долечивания в установленном  порядке в санаторно-курортных  учреждениях, расположенных на территории Российской Федерации, непосредственно после стационарного лечения.

Расчет пособия по временной нетрудоспособности работодателем:

Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается сотрудникам, работающим по трудовым договорам, а так же уволенным работникам, в случае наступления нетрудоспособности в течение 30 календарных дней после расторжения трудового договора (в этом случае пособие вне зависимости от стажа выплачивается в размере 60%). Пособие по временной нетрудоспособности назначается, если обращение за ним последовало не позднее шести месяцев со дня восстановления трудоспособности. В случае если сотрудник работает по трудовому договору в нескольких организациях, пособие выплачивается по каждому месту работы,т.е. на основном месте работы и по совместительству.

Влияние страхового стажа на сумму больничного листа:

Страховой стаж - суммарная продолжительность времени уплаты страховых взносов и (или) налогов. В зависимости от продолжительности страхового стажа пособие выплачивается:

Страховой стаж	Размер пособия по больничному листу
8 лет и более	100 %
от 5 до 8 лет	80 %
от полугода до 5 лет	60 %
менее полугода	пособие, выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц.

 

 Средний заработок для расчета пособия по временной нетрудоспособности:

Пособие рассчитывается исходя из среднего заработка, рассчитанного за последние 12 месяцев работы. Если непосредственно до наступления нетрудоспособности сотрудник не имел периода работы в связи с временной нетрудоспособностью, отпуском по беременности по родам, отпуском по уходу за ребенком, пособие должно исчисляться исходя из среднего заработка работника, рассчитанного за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу наступления предыдущего страхового случая.

Средний дневной заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, определяется путем деления суммы начисленного заработка за период на число календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается заработная плата.

Максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности 
в 2009 году составляет 18720 руб. (пп. 1 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 25.11.2008 N 216-ФЗ).На максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности влияют районные коэффициенты.

После того как рассчитали средний дневной заработок с учетом ограничения рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности путем умножения среднедневного заработка на количество дней нетрудоспособности и на размер процента выплаты среднего заработка в зависимости от стажа.

Пример:

Уборщица Иванова М.В. предъявила в бухгалтерию предприятия листок нетрудоспособности. По данным листка нетрудоспособности следует, что работник находилась на больничном с 05.10.09 г. по 12.10.09 (8 дней). Заработок за предыдущие 12 месяцев составляет 225600 руб. Страховой стаж составляет 6 лет 2 месяца.

1. Определяем среднедневной заработок:

225600 / 365 = 618,08 руб.

2. Определяем максимальный размер  выплаты с учетом норм ФСС:

18720 / 31 = 603,87 руб.

3. Определяем среднедневной заработок  с учетом страхового стажа:

603,87 х 80 % = 483,10 руб.

4. Определяем сумму пособия по  временной нетрудоспособности:

а) за счет работодателя:

2 х 483,10 = 966,20 руб. (Д 25 К 70 – 966,20 руб. начислено  пособие по временной нетрудоспособности  за счет работодателя)

б) за счет ФСС:

6 х 483,10 = 2898,60 руб. (Д 69.1 К 70 – 2898,60 руб. начислено  пособие по временной нетрудоспособности  за счет ФСС).

5. Сумма начисленного пособия:

966,20 + 2898,60 = 3864,80 руб.

2.4. Учет доплат и надбавок к заработной плате

Кроме размера тарифной ставки (должностного оклада), в трудовом договоре могут быть предусмотрены различные доплаты и надбавки стимулирующего характера.

Доплаты – это выплаты компенсационного характера, связанные с режимом работы и условиями труда. Доплата к заработной плате выплачивается работникам сверх тарифной ставки (оклада) с учетом интенсивности и условий труда.

Надбавка к заработной плате – это денежная выплата сверх заработной платы, которая имеет своей целью стимулировать работников к повышению квалификации, профессионального мастерства, а также к длительному выполнению трудовых обязанностей в определенной местности или определенной сфере деятельности (неблагоприятные климатические условия, вредность производства и т.д.).

При выполнении работ в условиях труда, отклоняющихся от нормальных, работнику производятся соответствующие доплаты, предусмотренные коллективным или трудовым договором. При этом размеры доплат не могут быть ниже установленных законами и иными нормативными правовыми актами.

Доплата за работу в ночное время.Ночным считается время с 22 часов до 6 часов утра. Оно фиксируется в табелях учета рабочего времени итоговым количеством за месяц. Час ночной работы оплачивается в повышенном размере, предусмотренным коллективным договором организации, но не ниже размеров, установленных законодательством.

 

Пример:

В соответствии с коллективным договором предприятия работа в ночное время оплачивается в размере 30% тарифной ставки рабочего-повременщика. Работник, которому установлен месячный оклад в размере 16 000 руб., отработал в мае в ночное время 7 часов при норме рабочего времени 160 часов.

1. Оплата по тарифу отработанного  времени составляет 16 000 руб.

2. Доплата за работу в ночное  время составляет:

16 000 руб. : 160 ч. = 100 руб. (часовая тарифная ставка)

100 руб. х 30 : 100 = 30 руб. (доплата за 1 час в ночное время)

30 руб. х 7 ч. = 210 руб. (доплата за работу  в ночное время).

3. Всего заработная плата работника  составила:

16 000 руб. + 210 руб. = 16 210 руб.

Д 20 К 70 – 16210 руб. – начислена заработная плата

Доплата за работу в сверхурочное время. Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее, чем в полуторном размере, за последующие часы – не менее, чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ). Работодатель обязан вести точный учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником, так как сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 часов в течении двух дней подряд и 120 часов в год (ст. 99 ТК РФ).