Теоретические основы информационного обеспечения менеджмента

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕНЕДЖМЕНТА

1. Сущность, значение и классификация информационного обеспечения менеджмента

 

     Информационная  система менеджмента – это  система, подсистемами которой является система технологий управления, что  использует менеджмент конкретной организации, система информационного обеспечения  и система современных информационных технологий, которая включает системы программного и технического обеспечения. Для создания окончательного информационного продукта в информационной системе менеджмента необходимо взаимодействие всех указанных подсистем.

     Общая структура  информационной системы менеджмента схематично изображена на рис. 1.1. Компоненты  должны быть совместимыми, минимально избыточными, полными и хорошо согласованными друг с другом.

 

 

 

 

 

 
 
 

Рис. 1.1. Общая структура ИМС

     Обработка элементов информационного обеспечения в среде информационной системы менеджмента  осуществляется с помощью процессов формализации. Начальными шагами формализации информационного обеспечения является классификация всего множества информационного обеспечения по определенным признакам. Пример такой классификации изображен на рис. 1.2. 
 

 

                                       Признаки классификации

 

 
 

 
 

 

 

 
 
 
 

Рис. 1.2. Признаки классификации информационного обеспечения менеджмента 

     Последовательность  признаков классификации, которая  предложена на рис.1.2, условная, потому что в каждом конкретном случае, для каждой организации, в процессе формализации информационного обеспечения менеджмента необходимо выбирать наиболее существенные признаки классификации, которые могут не исчерпываться признаками, предложенными на рис.1.2, или иметь другой порядок. Классификация информационного обеспечения менеджмента предусматривает определение источников получения и способов фиксации, сохранения и обработки информации в информационной системе менеджмента.

     К классу ретроспективной информации относиться историческая управленческая информация, которая может быть использована для формирования управленческих отчетов о деятельности организации с целью прогнозирования и принятия управленческих решений. Ретроспективная информация служит основой для проведения факторного анализа состояния бизнеса и ранжирования характера влияния различных факторов. Для накопления ретроспективной информации в информационной системе менеджмента должны быть предусмотрены соответствующие базы данных, а для обработки этой информации – соответствующее программное обеспечение. Дополнительным источником ретроспективной информации в информационной системе менеджмента могут быть также  базы данных других организаций, которые могут предоставлять информацию на коммерческих условиях, или глобальная компьютерная сеть Интернет.

     Новая информация – это актуальная информация, которая отображает изменения и фактическое состояние во внутренней или внешней среде организации. Источником новой информации является, в первую очередь, маркетинговая информация о состоянии конкуренции на рынке сбыта, изменения в законодательстве, нормативных актах, которые регулируют деятельность организаций.

     Успех деятельности современных организаций  обеспечивают знания. Современная информационная система менеджмента должна оперировать  не только информацией, но и знаниями, в первую очередь, в сфере менеджмента,  бизнеса. Внутренними источниками концентрированных знаний является менеджмент организации и ведущие работники. С целью передачи ценных знаний, которые касаются текущей деятельности организации  или могут быть использованы в будущем, важно сохранять прошлый опыт для передачи будущим поколениям [5].

     Каждый  класс информационного обеспечения  менеджмента первого уровня классификации  может иметь внутренние и внешние  источники.

     Эффективность сохранения и обработки информации может повышаться, если информационное обеспечение будет классифицировано по признакам условно-постоянной и переменной части. Условно-постоянная часть информационного обеспечения менеджмента – это, в первую очередь, наиболее важный показатель стратегических, тактических и оперативных планов организации, они сохраняются в соответствующих базах данных информационной системы менеджмента. К  условно-постоянной информации также принадлежит нормативно-справочная информация определенной    сферы деятельности. Переменная часть информационного обеспечения менеджмента – это фактическая управленческая информация.

     Информационный  продукт, который производит информационная система менеджмента, распределяется между уровнями управления,  поскольку  каждый из них в менеджменте организации играет свою роль, согласно своих полномочий. В управляющей части системы управления уровни делят на три  звена управления: высшее, среднее и низшее. Каждая из них характеризуется собственными информационными потребностями, которые обусловлены набором соответствующих функций, уровнем компетенции. На высшем уровне управления реализуется стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, стратегические планы, стратегия их реализации.  Среднее звено управления – уровень тактического управления. В нем складываются тактические планы, осуществляется контроль за их выполнением,  отслеживаются ресурсы и др.  Низшее звено управления реализует оперативные календарные планы, осуществляет оперативное управление, оперативный контроль и учет.

     Каждый  руководитель должен определить границы  полномочий и ответственности, функциональные обязанности, которые определены его  должностью, а отсюда и определен  круг информации, которая необходима для выполнения им его должностных  задач, поэтому информационное обеспечение должно ориентироваться на информационные требования каждой должности руководителя.

     Менеджмент  в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности. 
 
 
 
 
 
 

1.2  Технология информационной деятельности

 

     Информатизация  менеджмента в современных условиях базируется в основном на использовании вычислительной техники. Это многоаспектный процесс, включающий в себя:

• формирование соответствующей технико-технологической базы (применение новейших информационных технологий, современных электронно-вычислительных и коммуникационных средств);
• организацию производства и сферы распределения информационно-вычислительных услуг;
• отработку механизма информационного обслуживания и создание действенной системы управления данными процессами;
• внедрение и эксплуатацию прогрессивных форм, методов и средств проведения информационной деятельности в процессах управления, а также создание для этого необходимых материально-технических, организационно-экономических и социальных условий.

     Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает  возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснования. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет многократно повысить уровень управления.

     Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих  условий:

• создания самих вычислительных машин;
• создания для них программного обеспечения;
• подготовленности среды применения.

     ЭВМ используются, прежде всего, для обработки  данных и решения расчетных задач. Современные ЭВМ способны одновременно обрабатывать текстовую, цифровую и графическую информацию, и термин "вычислительная техника" перестал соответствовать характеру задач, решаемых с помощью компьютера [8].

     В современных условиях получило развитие использование ЭВМ для автоматического печатания текста с голоса без использования машинистки, что позволяет на 60 - 70% сократить затраты на ввод информации.

     Развитие  систем телекоммуникаций позволило  объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой  информации в единую внутрифирменную систему информации.

     Наиболее  эффективной считается система  информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

     Автоматизированные  системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

     Организация за долгие годы работы накапливает  много информации, а быстрый поиск  становится возможным при эффективном  размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется, и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы.

     Во многих фирмах созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации.

     Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс  получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

     Создание  пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Разработкой программного обеспечения занимаются также специалисты государственных учреждений, университетов на основе конкретных заказов или контрактов.

     Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации [9].