Теоретические основы информационного обеспечения менеджмента

3. Информационные  системы для менеджеров среднего звена

     Информационные  системы уровня менеджмента используются работниками среднего управленческого  звена для мониторинга (постоянного  слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основные функции этих информационных систем:

• сравнение текущих показателей с прошлыми;
• составление периодических отчетов за определенное время, а не выдача отчетов по текущим событиям, как на оперативном уровне;
• обеспечение доступа к архивной информации и т.д.  

     Можно выделить два типа информационных систем: управленческие   (для менеджмента) и системы поддержки принятия решений. Управленческие информационные системы имеют крайне небольшие аналитические возможности. Они обслуживают управленцев, которые нуждаются в ежедневной, еженедельной информации о состоянии дел. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в фирме и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов. Информация поступает из информационной системы операционного уровня [7].          Характеристики управленческих информационных систем:

• используются для поддержки принятия решений структурированных и частично структурированных задач на уровне контроля за операциями;
• ориентированы на контроль, отчетность и принятие решений по оперативной обстановке;
• опираются на существующие данные и их потоки внутри организации;
• имеют малые аналитические возможности и негибкую структуру.

     Системы поддержки  принятия решений обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями. Информацию получают из управленческих и операционных информационных систем. Используют эти системы все, кому необходимо принимать решение: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Например, их рекомендации могут пригодиться при принятии решения покупать или взять оборудование в аренду и пр.  

     Характеристики  систем поддержки принятия решений:

• обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать;
• оснащены сложными инструментальными средствами моделирования и анализа;
• позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные;
• отличаются гибкостью и легко адаптируются к изменению условий по несколько раз в день;
• имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.

4. Стратегические  информационные системы

     Развитие  и успех любой организации (фирмы) во многом определяются принятой в  ней стратегией. Под стратегией понимается набор методов и средств решения перспективных долгосрочных задач.     В настоящее время в связи с переходом к рыночным отношениям вопросу стратегии развития и поведения фирмы стали уделять большое внимание, что способствовало коренному изменению во взглядах на информационные системы. Они стали расцениваться как стратегически важные системы, которые влияют на изменение выбора целей фирмы, ее задач, методов, продуктов, услуг, позволяя опередить конкурентов, а также наладить более тесное взаимодействие с потребителями и поставщиками. Появился новый тип информационных систем – стратегический [7].     Стратегическая информационная система - компьютерная информационная система, обеспечивающая поддержку принятия решений          по реализации стратегических перспективных целей развития организации.  Известны ситуации, когда новое качество информационных систем заставляло изменять не только структуру, но и профиль фирм, содействуя их процветанию. Однако при этом возможно возникновение нежелательной психологической обстановки, связанное с автоматизацией некоторых функций и видов работ, так как это может поставить некоторую часть сотрудников и рабочих под угрозу сокращения.        Рассмотрим качество информационной системы как стратегического средства деятельности любой организации на примере фирмы, выпускающей продукцию, аналогичную уже имеющейся на потребительском рынке. В этих условиях необходимо выдержать конкуренцию с другими фирмами. Что может принести использование информационной системы в этой ситуации?  Чтобы ответить на этот вопрос, нужно понять взаимосвязь фирмы с ее внешним окружением. На рис. 2.3 показано воздействие на фирму внешних факторов:

• конкурентов, проводящих на рынке свою политику;
• покупателей, обладающих разными возможностями по приобретению товаров и услуг;
• поставщиков, которые проводят свою ценовую политику.

Рис. 2.3. Внешние факторы, воздействующие на деятельность фирмы

     Фирма может обеспечить себе конкурентное преимущество, если будет учитывать  эти факторы и придерживаться следующих стратегий:

• создание новых товаров и услуг, которые выгодно отличаются от аналогичных;
• отыскание рынков, где товары и услуги фирмы обладают рядом отличительных признаков по сравнению с уже имеющимися там аналогами;
• создание таких связей, которые закрепляют покупателей и поставщиков за данной фирмой и делают невыгодным обращение к другой;
• снижение стоимости продукции без ущерба качества.

     Информационные  системы стратегического уровня помогают высшему звену управленцев  решать неструктурированные задачи, подобные описанным выше, осуществлять долгосрочное планирование. Основная задача - сравнение происходящих во внешнем окружении изменений с существующим потенциалом фирмы. Они призваны создать общую среду компьютерной телекоммуникационной поддержки решений в неожиданно возникающих ситуациях. Используя самые совершенные программы, эти системы способны в любой момент предоставить информацию из многих источников. Для некоторых стратегических систем характерны ограниченные аналитические возможности [6].            На данном организационном уровне информационные системы  играют вспомогательную роль и используются как средство оперативного предоставления менеджеру необходимой информации для принятия решений. В настоящее время еще не выработана общая концепция построения стратегических информационных систем вследствие многоплановости их использования не только по целям, но и по функциям. Существуют две точки зрения: одна базируется на мнении, что сначала необходимо сформулировать свои цели и стратегии их достижения, а только затем приспосабливать информационную систему к имеющейся стратегии; вторая - на том, что организация использует стратегические информационные системы при формулировании целей и стратегическом планировании. По-видимому, рациональным подходом к разработке стратегических информационных систем будет методология синтеза этих двух точек зрения. 
 
 
 
 
 

2.2.5 Информационные системы в фирме

     В любой фирме желательно иметь несколько локальных информационных систем разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рис. 2.4 показан один из таких вариантов. Между локальными информационными системами организуются связи различного характера и назначения.

Рис. 2.4. Примеры информационных систем, поддерживающих деятельность фирмы

       Одни локальные системы могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную информационную систему другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей [7].        На основе интеграции информационных систем разного назначения с помощью компьютерных сетей в фирме создаются корпоративные информационные системы. Подобные системы предоставляют пользователю возможность работать как с общефирменной базой данных, так и с локальными базами данных. Рассмотрим роль корпоративной ИС в фирме относительно формирования стоимости выпускаемой продукции.    Информационные системы в фирме, поддерживая все стадии выпуска продукции, могут предоставлять информацию разной степени подробностей для анализа, в результате которого выявляются этапы, где происходит сверхнормативное увеличение стоимости продукции. В этом случае может быть выбрана стратегия по уменьшению стоимости продукции. Результаты принимаемых мер, в свою очередь, отразятся в информационной системе. Снова можно будет использовать полученную информацию для анализа. И так до тех пор, пока не будет достигнута поставленная цель.    Например, фирма может резко сократить издержки, связанные с хранением сырья и полуфабрикатов, договорившись с поставщиками о ежедневных поставках. Сведения о произведенных поставках будут учтены информационной системой, из которой будет получена информация для принятия решений на соответствующем уровне управления.  Информационная система может иметь наибольший эффект, если фирму рассматривать как цепь действий, в результате которых происходит постепенное формирование стоимости производимых продуктов или услуг. Тогда с помощью информационных систем различного функционального назначения, включенных в эту цепь, можно оказывать влияние на стратегию принятия управленческих решений, направленных на увеличение доходов фирмы [6]. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ В   ОРГАНИЗАЦИИ

3.1 Пути сокращения  управленческих затрат 

     Количество  информации, которую необходимо переработать для выработки эффективных управленческих решений, настолько велико, что оно давно превысило человеческие возможности. Именно трудности управления современным крупномасштабным производством обусловили широкое использование электронно-вычислительной техники, разработку автоматизированных систем управления, что потребовало создания нового математического аппарата и экономико-математических методов.

     К организации информационного обеспечения  анализа предъявляется ряд требований: аналитичность информации, ее объективность, единство, оперативность, рациональность и др.

     Аналитичность информации заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям руководителя, т.е. обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна руководителю для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения должна постоянно совершенствоваться [4].

     Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планирования и статистики на предприятии. При этом постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только требованиями учета или планирования, они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения для выработки управленческих решений.

     Экономическая информация должна достоверно и объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными.

     Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.

     Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации - оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д.

     Одно  из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков [3].

     И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация,  при ее отсутствии - анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений.                      Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.

     От  совершенствования информационного  обеспечения возможны следующие  положительные результаты:

             1) Возможна экономия расходов за счёт снижения:

• фонда заработной платы;
• коммунальных услуг;
• стоимости программного обеспечения;
• расходов на почту;
• расходов на оформление договоров;
• расходов на перераспределение сырья.

     2) Устранение возможных расходов  в будущем:

• избежание будущего роста численности персонала;
• уменьшение требований к обработке данных;
• снижение стоимости обслуживания.

     3) Возможные нематериальные выгоды:

• улучшение качества информации;
• повышение производительности;
• улучшение и ускорение обслуживания;
• новые производственные мощности;
• более уверенные решения;
• улучшение контроля;
• уменьшение просроченных платежей;
• полное использование программного обеспечения.