Современные методы и приемы повышения межличностных коммуникаций в организации

     Еще один способ создания обратной связи  заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые  как будто указывают на замешательство или непонимание. Например, если вы даете новое задание работнику, не появляется ли в выражении его лица напряженность? Не заметно ли в нем легкое раздражение, не смотрит ли человек вниз, слушая вас? Эти сигналы свидетельствуют о том, что человек, может быть, не вполне понимает задание или расстроен из-за него.

     Обратную  связь можно установить путем  проверки первых результатов работы. Еще один способ установления обратной связи – проведение относительно подчиненных «политики открытых дверей». Пусть они знают, что  вы готовы в определенное время обсудить с ними любые их вопросы и подкрепить свои слова действиями. 
 

     1.4. Коммуникационные  сети  

     Коммуникационная  сеть – это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью  информационных потоков. В данном случае рассматриваются не индивиды как таковые, а отношения коммуникации между индивидами. Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением.

     Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи строятся по линии руководства от начальника к подчиненным. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням индивидами или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. Диагональные связи – это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление. Размеры подразделений в организации ограничивают возможности развития коммуникационной сети. Его размер группы увеличивается в арифметической прогрессии, то количество возможных коммуникационных отношений возрастает по экспоненте. Отсюда коммуникационная сеть в группе из 12 человек более разнообразная и сложная, чем в группе из трех человек. В зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность группы может отличаться большей или меньшей эффективностью.

     Знание  типов коммуникационных сетей особенно важно для понимания отношений  власти и контроля в организации. Известно, что сокрытие или централизация информации поддерживают властные отношения. Характер взаимозависимости работ и людей в группе или организации будет определять тип более эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако сложная сеть может и не решить простую задачу. 
 
 
 

     1.5. Коммуникационные стили 

     Коммуникационный  стиль – это способ, с помощью  которого индивид предполагает строить коммуникационное взаимодействие с другими. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностной коммуникации, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает определить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанного с определенным стилем.

     За  основу, измерения межличностной  коммуникации можно взять такие  две переменные, как открытость в  коммуникации (или желание высказаться) и адекватность обратной связи (или  желание получить ответ). Первые измерение включает степень открытия или раскрытия себя в коммуникации для других в целях получения ответной реакции от них, особенно их реакции, показывающей то, как они воспринимают действия. Второе измерение показывает степень, с которой люди делятся с другими своими мыслями и чувствами о них. Построив на этой основе, матрицу, где по вертикали будет отложено первое измерение, а по горизонтали – второе, можно выделить пять стилей межличностной коммуникации.

     Коммуникационный  стиль индивидов в первом квадранте может быть определен как открытие себя. Этот стиль характеризуется высокой степенью открытости себя другим, но низким уровнем обратной связи со стороны индивида, использующего этот – стиль. Открытие себя в этом случае измеряется в диапазоне от среднего до максимального. Индивид идет на это, концентрируя тем самым внимание на себе, чтобы вызвать реакцию других на свое поведение. К сожалению, данный стиль страдает тем, что реакция других нередко остается без адекватного ответа или обратной связи со стороны вызывающего его индивида. Принимая реакцию других на свое поведение близко к сердцу, использующий данный стиль индивид может проявлять необузданные эмоции, мало способствующие  установлению эффективных отношений между коммуницирующими сторонами.

     Коммуникационный  стиль индивида во втором квадранте  определяется как реализация себя и  характеризуется как максимальной открытостью, так и максимальной обратной связью. В идеальных условиях этот стиль является желательным, но ситуационные факторы (политика организации, разница в статусе и т.п.) могут побудить индивида, владеющего этим стилем, отказаться от него.

     Коммуникационный  стиль в третьем квадранте  характеризуется замыканием в себе, т.е. одновременно низким уровнем открытости    и низким уровнем обратной связи. Индивид в этом случае как бы изолирует себя, не давая другим познать его. Этот стиль часто используют «интроверты» - люди с тенденцией больше обращать свой разум во внутрь себя. Крайность в проявлении этого стиля связана со скрытием своих идей, мнений, расположений и чувств к другим.

     Коммуникационный  стиль в четвертом квадранте  связан с защитой себя    и, как видно из матрицы, характеризуется  низким уровнем открытости, но высоким  уровнем обратной связи. Он широко используется для того, чтобы лучше узнать других или более правильно оценить их. Обычно индивиды, использующие данный стиль, мало открыты для других, но любят обсуждать других. Они любят слушать о себе, но не любят обсуждать свои качества, особенно плохие, с другими.

     В середине матрицы располагаются  индивиды, «продающие» себя, если другие делают то же самое. Такой стиль называется «торговля за себя» и характеризуются умеренными открытостью и обратной связью, обмениваемыми в процессе межличностной коммуникации.

     Было  бы неверно думать, что какой-то один из названных коммуникационных стилей является наиболее желательным. Однако практика эффективной коммуникации свидетельствуют, что стиль, при котором индивид реализует себя, более желателен и используется в большем количестве ситуаций. Владение таким стилем является настоящим достоинством. В отношении использования других стилей важно понять проблемы эффективной обратной связи, умение раскрыть себя и умение слушать других. 

     1.6. Невербальная коммуникация 

     Информация, посланная отправителем без использования речевых или письменных знаков как системы кодирования, образует невербальное послание, лежащее   в основе невербальной коммуникации, составляющей 80 % от всей межличностной коммуникации. В последнее время эта сфера межличностной коммуникации все больше привлекает внимание ученых и специалистов. Дело в том, что эффект большинства посланий создается невербальной информацией: 37% - тональностью голоса и 55% - выражением лица. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть отправителя противоречива. В такой ситуации получатель больше полагается на невербальную часть, чтобы понять значение послания. Основные типы невербальной коммуникации:

Движение  тела – Жесты, выражения лица, движения глаз, прикосновения, позы;

Личные физические качества – Строение тела, вес, рост, цвет волос и кожи, запах тела, мускулатура;

Речь  – Качества голоса, грамотность, частота  речи, засоренность речи, смех, зевание;

Использование среды – Способ использования  и ощущения внешнего окружения, манеры помещения себя в среде, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и «чужой» территории;

Физическая  среда – Дизайн помещения, мебели и других объектов, декорации, чистота  и опрятность, освещенность, шум;

Время – Опоздания, ранний приход, склонность заставлять ждать себя, культура времени, соотношение времени и статуса.

      Невербальные  коммуникации в большинстве случаев  имеют бессознательную основу, так  как свидетельствуют о действительных эмоциях участника коммуникационного  процесса и являются надежным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и ее трудно скрывать в любой межличностной коммуникации. Этим во многом определяется то, как слова будут интерпретированы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава II. Принятие решений

Раздел 2.1. Общее понятие 

      Принятие  решений, как и рассмотренные  выше коммуникации, является важной частью любой управленческой деятельности. Если коммуникации – своего рода «стержень», пронизывающий любую деятельность в организации, то принятие решений – это «центр», вокруг которого вращается жизнь организации. Решение можно рассматривать как продукт управленческой деятельности. А его принятие – как процесс, ведущий к проявлению этого продукта.

      Принятие  решения представляет собой сознательный выбор из имеющихся вариантов или альтернатив направления действий, сокращающих разрыв между настоящим и бедующим желательным состоянием организации. Данный процесс включает много разных элементов, но непременно в нем присутствуют такие элементы, как проблемы, цели, альтернативы и решения как выбор альтернативы. Данный процесс лежит в основе планирования деятельности организации, так как план – это набор решений по размещению ресурсов и направлению их использования для достижения организационных целей.

      В управлении организацией принятие решений  осуществляется менеджерами различных  уровней и носит достаточно формализованный  характер, так как решение касается не только одной личности, а чаще всего оно относится к подразделению или организации в целом.

Выделяют  два уровня решений в организации: индивидуальный и организационный

Решения на уровне индивида

• Наличие индивидуального умения
• Важен процесс принятия решения  как такового
• Классификация решений
• Имеет дело с ошибками в решении
• Решение определяется используемым индивидуальным стилем
• Создание и выбор альтернатив
• Взятие риска на себя

     Решения на уровне организации

• Создание соответствующей среды
• Важно принятие решения к определенному моменту
• Вовлечение всех уровней управления
• Имеет дело с неопределенностью
• Решение носит групповой характер. Управление групповым процессом
• Управление творчеством и новаторством
• Выполнение решений

Принятие  решений в организации характеризуется  как:

• сознательная и целенаправленная деятельность, осуществляемая человеком;
• поведение, основанное на фактах и ценностных ориентациях;
• процесс взаимодействия членов организации;
• выбор альтернатив в рамках социального и политического состояния организационной среды;
• часть общего процесса управления;
• неизбежная часть ежедневной работы менеджера
• важно для выполнения всех других функций управления.

Принятие  правильных решений – это область  управленческого искусства. Способность  и умение делать это развиваются  с опытом, приобретаемым руководителем  на протяжении всей жизни. Совокупность первого и второго, знания и умения составляют компетентность любого руководителя, и в зависимости от достигнутого уровня компетентности говорят об эффективности работы менеджера.