Современные методы и приемы повышения межличностных коммуникаций в организации

Федеральное агентство по образованию 

Волгоградский государственный  архитектурно-строительный университет Себряковский филиал 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

По  дисциплине: «МЕНЕДЖМЕНТ»

ТЕМА: «Современные методы и приемы повышения межличностных коммуникаций в организации» 
 
 
 

                                                                           Выполнила студентка группы  ЭУП – 22с

                                                                             Шкуратова Елена Владимировна

                                                                             Проверил   Кандидат экономических наук,  

                                        доцент Забазнова  Т.А. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

г.Михайловка 2010 г.

Содержание: 

1. Введение…………………………………………………………………..3
2. Глава I. Коммуникации в управлении

     Раздел 1.1. Общее понятие………………………………………………4

          Раздел 1.2. Процесс коммуникаций  и эффективность управления…...6

          Раздел 1.3. Межличностные коммуникации  …………………………..12

          Раздел 1.4. Коммуникационные сети  …………………………………. 16

         Раздел 1.5. Коммуникационные стили ………………………………....17

         Раздел 1.6. Невербальная коммуникация ………………………………20

3. Глава II. Принятие решений

Раздел 2.1. Общее понятие принятия решений………………………..22

     Раздел 2.2. Модели принятия решения ………………………………..24

     Раздел 2.3. Процесс принятия  управленческих решений…………….25

     Заключение………………………………………………………………32

     Список  литературы……………………………………………………...34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

В современном  обществе одной из ключевых проблем  являются коммуникации. В организациях эта проблема оборачивается тем, что недостает понимания того, что коммуникации это не просто обмен информацией, а динамичный  межличностный процесс обмена поведением. Из всех организационных процессов коммуникации, пожалуй, занимают центральное, стержневое место, так как лежат в основе жизнедеятельности организации. Принятие решения часто определяют как выбор между двумя или более альтернативами. Однако на деле это процесс сбора и обработки информации, разработки альтернатив и выбора одной из них, и самое главное – это выполнение решения. Без последнего данный процесс вообще не имеет смысла. Управленческое взаимодействие осуществляется в организации на различных уровнях, и на каждом из низ имеют место конфликты. Конфликты рассматриваются сегодня как источник индивидуального и организационного развития, так как в ходе разрешения конфликта рождается новая ситуация. Парадокс заключается в том, что по наличию конфликта судят о зрелости индивида, группы и организации. Конфликт – это жизненно важное семя, из которого вырастает успех. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава I. Коммуникации в управлении

Раздел 1.1. Общее понятие 

Управление  организацией осуществляется через  людей. Одним из важнейших инструментов управления для менеджера является направление им сигналов или посланий своим подчиненным об их поведении, необходимом для достижения организационных целей. Используя это и получая от подчиненных обратную связь, менеджер организует, мотивирует и руководит подчиненными. Многое зависит от способности менеджера эффективно передавать и получать такие сигналы и послания, чтобы достигалось их наиболее адекватное восприятие теми, кому они предназначены. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

      В процессе коммуникации сигналы или  послания о поведении передаются от одного субъекта к другому и обратно. Субъектами могут выступать отдельные личности, группы и организации в целом. В первом случае коммуникация носит межличностный характер и осуществляется путем передачи идей, фактов, мнений, намеков, ощущений или восприятий, чувств и отношений от одного лица другому в вербальной (устной или письменной) форме, а также в невербальной (позы, жесты, тон голоса, время передачи и т.п.) форме с целью получения желательного ответа.

Во втором и третьем случаях речь идет об организационной коммуникации, т.е. о том как, кем и когда посылаются сигналы в контексте групп и организации (совещания, презентации, инструкции и процедуры, деловая документация, приказы и распоряжения, планы и т.п.) и как организовано получение обратной связи (наблюдения, отчеты, оценка и т.п.). Существующие в организации коммуникационные связи отражают ее действительную структуру, и задачей высшего руководства в этом случае является приведение в соответствие того и другого. Расхождение между утвержденной структурой и существующим в организации процессом коммуникации существенно снижает эффективность ее деятельности.

      Необходимо  отметить, что коммуникация и информация – это различные (два понятия, которые очень часто путают), но связанные между собой понятия. Информация – это природная и содержательная часть посылаемого или получаемого сигнала или послания, дающая возможность придать им определенную значимость. Проще говоря, информация – это внутренняя интерпретация внешних событий. Например, крик от  страха и есть такая интерпретация информации, которая может даже быть измерена в децибелах.

Коммуникация  включает в себя и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась в межличностном варианте, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

      Коммуникация  предъявляет требования к каждому  из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников должен обладать всеми или некоторыми способностями: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах, вкус и т.п. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Термин  «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий сигналы или послания пытается установить «общность» с получающим их. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

      Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. 
 

1.2. Процесс коммуникаций  и эффективность  управления 

     Углубленное изучение межличностной коммуникации предполагает рассмотрение ее как процесса, состоящего из этапов и стадий. Знание роли и содержания каждого из этапов позволяет более эффективно управлять процессом в целом.

Руководители  не меньше 50-90% своего рабочего времени  тратят на коммуникации. Обмен информацией  используется во всех видах управленческой деятельности  и называется связующим процессом. Неэффективные коммуникации  одна из главных причин возникновения проблем в управлении. Необходимо неустанно учиться сокращать случаи неэффективных коммуникаций. Профессиональные руководители представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения, хорошо понимают, как среда влияет на обмен информацией.¹

      Коммуникации  между организацией и средой. Организации  пользуются разнообразными средствами для коммуникаций со своим внешним окружением. С имеющимися и потенциальными клиентами они сообщаются с помощью рекламы и других средств стимулирования. В отношениях с общественностью формируют определенный образ, имидж организации на местном, общенациональном и международном уровнях. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и готовить в этой связи различные письменные отчеты. Это лишь немногие примеры способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты, циркулирующие внутри организации, часто являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

      Коммуникации  между уровнями и подразделениями. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей – с высших уровней на низшие. Подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменениях приоритетов, конкретных заданиях и рекомендуемых процедурах. (Например, генеральный директор может сообщать директору завода о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений).

      Организация нуждается и в коммуникациях по восходящей линии.

Служащие  должны сообщать своему начальнику о  возникающих проблемах. Передача информации с низших уровней на высшие существенно  влияет на производительность. Ценные предложения по совершенствованию  производства со стороны низовых работников, если они быстро доводятся до руководства, становятся средством повышения эффективности работы организации.

      Коммуникации  по восходящей, или снизу вверх, выполняют  функцию оповещения верхнего уровня о том, что делается на низших уровнях управления. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Важны и коммуникации по восходящей  от групп работников, которые специально создаются для регулярного обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей.

      Коммуникации  между различными подразделениями  необходимы для обмена информацией  между ними, для координации задач  и действий. Следует добиваться, чтобы специализированные подразделения работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

      Коммуникации  руководитель – подчиненный. Наиболее очевидны коммуникации в отношениях между руководителем и подчиненным. Примерами обмена информацией между  руководителем и подчиненным  служат: 1) прояснения задач, приоритетов  и ожидаемых результатов; 2) обеспечение вовлечения в решение задач подразделения; 3) обсуждение проблем эффективности работы; 4) признание и вознаграждение с целью мотивации; 5) совершенствование и развитие способностей подчиненных; 6) сбор информации о назревающей или существующей проблеме; 7) оповещение подчиненного о грядущем изменении; 8) получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

      Коммуникации  между руководителем и его  рабочей группой позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность думать о новых задачах и приоритетах группы, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных последствиях, о недавних проблемах, достижениях, предложениях рационализаторского характера. Иногда рабочая группа может собираться без руководителя для обсуждения проблем. Это повышает удовлетворенность сотрудников своей работой.

      Неформальные  коммуникации можно назвать каналом  распространения слухов. Поскольку  по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального общения, руководители используют слухи путем запланированной утечки и распространения определенной информации – сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам неточность информации неоправданна во многих случаях. Исследования показывают, что информация, передаваемая слухами, часто оказывается точной. Не менее 80% слухов точны в отношении информации о самой организации. Однако уровень точности слухов не столь высок, если речь идет о личной или эмоционально окрашенной информации.