Совершенствование информационного обеспечения организации

 

2.2 Анализ состояния дополнительного  образования специалистов в организации.

 

Дополнительное  образование сотрудников не маловажно  на современном этапе. Знания необходимо получать периодически, в связи с  прогрессивными изменениями и усовершенствованиями. В сфере информационного обеспечения  ИКС осуществляет следующие виды деятельности:

- подготовку, издание и распространение ежемесячного  журнала «Информационный бюллетень для сельхозтоваропроизводителей, специальных тематических выпусков "Информационного бюллетеня", методических материалов;

В "Информационном бюллетене" - статьи ведущих специалистов всех направлений сельскохозяйственного  производства, информация о новых  технологиях, технике, рыночных ценах, итоги работы АПК области.

В спецвыпусках "Информационного Бюллетеня" – информация об изменениях в федеральном и областном законодательствах, земельным отношениям, бухгалтерским и кадровым вопросам, растениеводству, животноводству.

"Информационные  Бюллетени" выпускаются тиражом  700 экземпляров и распространяются  бесплатно по всем сельскохозяйственным  предприятиям области через районные  информационно-консультационные центры, управления сельского хозяйства.

- съемку учебных видеофильмов по сельскохозяйственной тематике;

- для  развития сельского туризма - маркетинговые исследования сельских территорий, анализ и распространение информации для привлечения потенциальных пользователей услуг;

- формирование  различных электронных баз данных (сельскохозяйственных товаропроизводителей, инновационных технологий, социально-технического  развития сельских территорий) и  обеспечение доступа к ним;

- подготовка  и распространение среди сельхозпроизводителей  ежемесячных Информационных пакетов  с материалами по вопросам  экономического характера, бухгалтерскому  учету, налогообложению, кадровому  обеспечению, маркетингу, юридическим  аспектам, технологическим процессам  сельскохозяйственного производства.

Исследование  системы документационного обеспечения  управления персоналом ООО «Эксперт» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного  обеспечения управления персоналом является отсутствие каких–либо нормативно–методических  материалов, регламентирующих работу с документами:

- нет  инструкции по делопроизводству;

- документы  хранятся децентрализовано, что  затрудняет учет, контроль исполнения, обеспечение сохранности, а также  справочно–поисковую работу по документам.

В организации не применяется бланк формата А5, что является нерациональным подходом к оформлению документов, так как часто письмо занимает не более половины листа формата А4.

Анализируя  методы составления писем сотрудниками ООО «Эксперт», можно отметить, что, как правило, существующий бланк для писем используется только в бухгалтерии, а сотрудники предприятия при написании писем руководствуются своими представлениями о составлении и оформлении документации.

На многих документах нет реквизитов «Код формы  документа», «Код организации». Неправильно  оформлен реквизит «Адресат». Поля письма не соблюдены. Нет отметки об исполнителе  документа и направлении документа  в дело.

Хранение  документов в ООО «Эксперт» осуществляется децентрализованно. Сотрудники предприятия документы на хранение не сдают, а хранят их на рабочих местах. Документы в дела или не формируются вообще или формируются с нарушением требований «Основных правил работы ведомственных архивов», а именно: документы в дела формируются произвольно; часто в одном деле находятся документы с разными сроками хранения; необходимые реквизиты оформления дел отсутствуют.

На предприятии  не используют типовой перечень документов со сроками хранения. Номенклатура дел не составлена.

Таким образом, на предприятии полностью отсутствует  организация архивного хранения документов.

Рассмотрим  особенности работы с входящими  документами в соответствии с  перечисленными этапами.

Доставка  документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). Прием входящей деловой корреспонденции от курьера производится уполномоченным сотрудником службы документационного обеспечения управления (ДОУ).

В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств", ПБУ 6/01, утвержденным приказом Минфина России от 30.03.2001 N 26н, к бухгалтерскому учету в качестве основных средств принимаются активы, удовлетворяющие ряду условий, в  числе которых "использование  в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования  продолжительностью свыше 12 месяцев  или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев". Одновременно из состава критериев выведена стоимостная составляющая.

Последствием  данного решения явилось упразднение  категории малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), которые теперь переходят  в состав оборотных средств и  учитываются по статье "материалы" или "незавершенное производство", в зависимости от места хранения и эксплуатации, или в состав основных средств - предметы со сроком эксплуатации более 12 месяцев.

Система внутреннего контроля в ООО «Эксперт» представляет собой совокупность инструментов, позволяющих объективно оценить эффективность бизнес процессов с точки зрения достигнутых результатов финансовых операций, правдивости публикуемой финансовой информации, соответствия этих действий внешним и внутренним нормативным актам за счет выстраивания контрольных процедур в существенные бизнес-процессы, культивирования внутренней контрольной среды, и повышения уровня корпоративного управления предприятия.

Система внутреннего контроля ООО «Эксперт» автоматизирована и содержит актуальную информацию о функциональной структуре с распределением полномочий между участниками фирмы, описания бизнес-процессов и их владельцев, описания рисков, описания контрольных процедур, исполнителей контрольных процедур и регламенты выполнения контрольных процедур, результаты тестирования контрольных процедур, позволяет формировать планы тестирования контрольных процедур, различные отчеты для руководства и аудитора.

Таким образом, можно отметить:

- на сегодняшний  день для формирования положительного  имиджа магазина уже сделано  достаточно много, но, требуется  работа для его поддержания  и укрепления;

- на аналитическом  этапе происходит исследование  элементов процесса коммуникации, для этого магазину рекомендуется  использовать первые лица магазина;

- директору ООО «Эксперт» обязательно нужно сообщить об организации широкой общественности, для этого рекомендуется предоставлять материалы для печати, по которым затем пишутся статьи, очерки и т.п.;

- отвечать  на запросы прессы и предоставлять  комплексные информационные услуги; следить за сообщениями печати, радио о ООО «Эксперт» и оценивать результаты;

- принимать  при необходимости меры к исправлению  ошибок, делая заявления или выступая  с соответствующими опровержениями.

- главная  задача напомнить, сообщить ООО «Эксперт» максимальному числу клиентов, способствовать созданию благоприятного имиджа и репутации, рекламе его ассортимента. Однако нужно помнить, что человеческая память имеет особенность – в ней запечатлеваются только по-настоящему яркие, выделяющиеся из общего ряда и необычные события.

- спецификой PR-кампании в деятельности ООО «Эксперт» является сложность оценки ее результатов из-за отсутствия критериев, по которым эти результаты можно было бы определить с достаточной точностью. В связи с этим рекомендуется применение различных форм оценки эффективности PR-кампании.

3. Совершенствование информационного  обеспечения организации.

3.1. Мероприятия по улучшению  информационного обеспечения организации  при помощи средств массовой  информации.

 

Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться  в процесс производства по его  результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику  как можно быстрее. В этом и  состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение  оперативности информации в ООО «Эксперт» достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на компьютере и т.д. Одно из требований к качеству информации - это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков.

Методология совершенствования управления бизнес-процессами охватывает весь диапазон действий по улучшению работы предприятия (отдельных его подразделений) начиная  от постепенной модернизации и заканчивая полным перепроектированием всей структуры. Цель методологии - преобразование организации таким образом, чтобы оно в наибольшей степени удовлетворяло требованиям информационной эры, идеологии управления с точки зрения бизнес-процессов.

К основным мероприятиям, направленным на повышение конкурентных позиций  ООО «Эксперт» относятся:

- повышение маркетинговой ориентации ООО «Эксперт», т.е. изучение спроса потребителей;

- проведение мониторинга конкурентов,  цен на услуги конкурентов (создание и постоянное обновление банка данных о конкурентах: товарах, ассортименте, ценах, методах ведения ими конкурентной борьбы и др.):

- совершенствование ценовой политики (установление цен исходя из  уровня цен конкурентов, с учетом  конъюнктуры рынка отдельных  услуг, гибкое маневрирование ценами);

- проведение сегментации рынка  товаров и услуг (разработка  комплекса маркетинговых мероприятий  по привлечению и удержанию  различных групп потребителей).

Основной задачей также является пропаганда общественной значимости и  полезности деятельности. Прежде всего, необходимо сменить устаревшие вывески  на более современные и яркие.

В целях улучшения работы ООО «Эксперт» целесообразно разработать более совершенную, удовлетворяющую партнеров и покупателей, ценовую политику, то есть выработать определенную стратегию ценообразования, которая будет отвечать на вопросы, как должно вести себя предприятие в тех или иных сегментах рынка, чтобы с помощью эффективной ценовой политики привлечь большее количество покупателей к продаваемым товарам.

Система мониторинга, созданная на предприятии, обеспечивает менеджмент:

- фактическими данными о размерах  оборотных активов по видам  продукции и подразделений; 

- информацией о времени задержек  поставок и платежей;

- результатами анализа отклонений  от установленных нормативов.

Исследование системы документационного  обеспечения управления персоналом ООО «Эксперт» выявило, что для совершенствования системы ДОУ необходимо разработать комплекс нормативных и организационных документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

В этот комплекс должны входить следующие  документы:

- положение о функциональной  службе документационного обеспечения  управления (ДОУ);

- должностные инструкции секретаря  и инструкция менеджера по  персоналу по ведению делопроизводства.

Из проведенного анализа следует, что на 2012 г.:

- необходимо издать внутренние  нормативные документы, на базе  которых бухгалтер может осуществлять  свою работу;

- следует организовать централизованное  оформление документов бухгалтером,  знающим требования делопроизводства.

В ООО «Эксперт» на 2012 год разработан перечень документов, подлежащих постановке на контроль с указанием типовых сроков исполнения. В 2010 г. контрольные карточки не заводились и не велся предупредительный контроль. В связи с присутствием контрольных сроков на 2012 г. начата вестись проверка хода исполнения документов, исполнители начали получать предварительные предупреждения о приближении сроков исполнения, сводки о неисполненных в срок документах начали составятся.

 

3.2. Мероприятия по улучшению   организации обучения сотрудников  организации.

 

Руководство ООО «Эксперт» планирует заниматься отслеживанием состояния исполнительской дисциплины на предприятии. Вследствие этого не должны быть случаи утери документов, несвоевременного и некачественного их исполнения.