Совершенствование информационного обеспечения организации

Отсюда следует, что необходимо разработать систему регистрации  входящих и исходящих документов, разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов и назначать  конкретных исполнителей. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Необходимо разработать номенклатуру дел, начать формировать документы  в дела и организовать архив предприятия.

Поэтому для упорядочивания работы секретаря и менеджера по персоналу  необходимо организовать их работу в  соответствии с правилами работы служб ДОУ.

При этом нужно разработать комплекс нормативных и организационных  документов, регламентирующих правовое положение, статус, функции, ответственность  и организацию работы секретариата и менеджера по персоналу.

Компьютерные технологии позволяют  автоматизировать весь цикл работы с  документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и  других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации  полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к  решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных  видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как  на отдельном компьютере, так и  в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы  и технологии многофункциональны и  ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

1. Должностная инструкция - это  документ определяющий правовое положение работников фирмы. В ней устанавливаются задачи и функции работников, их права, обязанности и ответственность.

Должностная инструкция секретаря  оформляется на общем бланке с  угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим  эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной  формой должностной инструкции, закрепленной в УСОРД.

2. Положение о функциональной  службе - это документ предназначенный для нормативно–правовой регламентации деятельности службы и определяющий ее роль и место в системе управления организации.

Положение должно разрабатываться  руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться  с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений  в положение является приказ директора ООО «Эксперт».

Положение должно быть разработано  в соответствии с требованиями УСОРД. Оно составляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов.

3. Для регламентации ведения  делопроизводства, составления и  оформления документов в ООО «Эксперт» необходимо создание инструкции по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих  разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления и оформления  документов.

3. Составление и оформление основных  видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и обработки  входящих документов.

4.2. Порядок движения и обработки  исходящих документов.

4.3. Порядок движения и обработки  внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов к архивному  хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов.

8.2. Описание документов постоянного  и временного (свыше десяти лет)  сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности дел.

8.4. Передача дел в архив.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ООО «Эксперт». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ООО «Эксперт», подписана секретарем–референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно–нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более  рациональному распределению функций  и должностных обязанностей между  сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более  четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны и многофункциональны  информационные технологии, предназначенные  для хранения информации, организации  к ней доступа и выполнения справочно-информационной работы. Наиболее простая технология, не требующая специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых системой Windows. Она позволяет создать систему папок для хранения документов в соответствии с номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму  представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это  технологический процесс, в результате которого создается графический  образ бумажного документа. Для  преобразования графического образа бумажного  документа в текстовый документ используют технологию распознавания  образов. Наиболее широко известна и  распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней  и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз  данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно  выделить два подхода к совершенствованию  документационного обеспечения  управленческой деятельности ООО «Эксперт»:

1) через регламентацию документационного  обеспечения;

2) на основе использования современных  информационных технологий.

 

3.3. Совершенствование использования  других информационных источников.

 

В последнее время выбор корпоративных  информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах  работает система и как это  согласуется с политикой предприятия  в этой области;

- какие объемы хранимой информации  ориентирована система, согласуются  ли эти объемы с ожидающимся  потоком документов в организации;

- какова организация распределения,  хранения и обмена документами  между офисом и производством  эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми  затратами.

При этом необходимо учитывать наличие  системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить  в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы  следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом  о защите информации.

Что же касается эффективности, то в  качестве наилучшей ее меры выступает  повышение производительности труда  в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность  достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять  же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет  автоматизировать работу с документами  любых типов и практически  на всех стадиях жизненного цикла, начиная  от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать  систему на различные специфические  участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных  и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для ООО «Эксперт». Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей  корреспонденции с последующим  направлением документов на рассмотрение  руководству организации или  в ее структурные подразделения;

2. Единую регистрацию всей исходящей  корреспонденции и внутренних  документов организации;

3. Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

4. Списание документов в дело  в соответствии с принятой  в организации номенклатурой  дел;

5. Контроль своевременного исполнения  поручений, обращений граждан,  организаций, резолюций и указаний  руководства; проверку правильности  и своевременности исполнения  документов;

6. Поиск документов и получение  статистических отчетов по документообороту  организации;

7. Формирование реестров отправки  для экспедиции учреждения или  отправку документов с помощью  систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать  в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные  на рабочих местах работников структурных  подразделений и производства, участвующих  в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система  «Дело» или «Босс-референт») также  позволит:

1. Централизованно отслеживать  ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей  над документами на своих рабочих  местах, систематизировать результаты  контроля и тем самым выявлять  «узкие места» в документообороте  и работе персонала;

2. При переходе на работу с  электронными копиями документов  полностью исключить возможность  их утери и свести поиск  документа к запросу, выполняемому  системой в течение считанных  секунд. При этом даже необязательно  помнить название или регистрационный  номер документа - достаточно  указать тематику или ключевые  слова для поиска.

3. Повысить рост производительности  труда сотрудников за счет  упорядочения технологии работы  с документами, резкого сокращения  времени передачи документов  по локальной сети или средствами  электронной почты. В порядке подтверждения можно привести результаты исследования западных консалтинговых компаний:

- по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.

Итак, внедрение полноценной системы  автоматизации делопроизводства предусматривает  комплекс организационно-технических  мероприятий, решающих большинство  перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников  предприятия дисциплины работы с  офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении  системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности  управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы  роста для укрепления позиций  на рынке.