Совершенствование информационного обеспечения организации

Содержание

 

Введение……………………………………………………………………….	3
1.Теоретические аспекты информационного  обеспечения организации...	5
1.1.Изучение источников средств  массовой информации……….	5
1.2. Информирование специалистов внутри  организации……….	6
1.3. Информационные материалы из  других источников………..	9
2. Анализ состояния информационного  обеспечения организации при  помощи средств массовой информации……………………………………	14
2.1.  Анализ состояния информационного  обеспечения организации при  помощи средств массовой информации………	14
2.2 Анализ состояния дополнительного  образования специалистов в организации……………………………………….	19
3. Совершенствование информационного  обеспечения организации…….	23
3.1. Мероприятия по улучшению информационного  обеспечения организации при  помощи средств массовой информации…………………………………………………………...	23
3.2. Мероприятия по улучшению   организации обучения сотрудников  организации……………………………………………	25
3.3. Совершенствование использования  других информационных источников……………………………………….	30
3.4. Оценка эффективности предлагаемых  мероприятий………...	34
Заключение…..………………………………………………………………...	41
Список использованной литературы………………………………………..	43

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В современных  условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в  сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  взаимосвязанными подразделениями  фирмы осуществляются на базе современной  электронно-вычислительной техники  и других технических средств связи.

Организация информационного обеспечения стратегического  планирования, сложившаяся к настоящему времени в организациях, не всегда отвечает современным требованиям. Рыночные условия хозяйствования изменили приоритеты использования информационных ресурсов от фискальных функций к информационному обеспечению планирования.

Для принятия эффективных управленческих решений  в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию  требуется целесообразная система  информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую  ситуацию.

Выбранная тема курсовой работы является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях конкуренции. Повышение требований мобильности управления, географическая и диверсификационная глобализация сбыта и поставок, значительное увеличение количества и роли заказных производств, резкое увеличение интереса к управлению издержками на фоне роста конкуренции, необходимость решения задач сбыта и логистики мелкими и средними производителями привели к существенному росту роли использования информационных ресурсов в управлении и планировании деятельности.

Основной целью курсовой работы является изучение информационного обеспечения деятельности предприятия.

Основными задачами курсовой работы являются:

- изучение понятия и значения информационного обеспечения;

- рассмотрение механизма информационного обеспечения;

- изучение показателей формирования прибыли предприятия;

- отражение оценки показателей финансовой деятельности ООО «Эксперт»;

- анализ информационного обеспечения деятельности предприятия;

- отражение путей совершенствования информационного обеспечения предприятия.

Методы  исследования: статистический, математический, сравнительный, расчетно-конструктивный, графический, анализа и синтеза.

Объектом  исследования курсовой работы является организация ООО «Эксперт».

Предмет исследования: экономические отношения, связанные с информационным обеспечением, направленные на повышение эффективности программы его развития.

Информационной базой курсовой работы являются Гражданский Кодекс РФ, Налоговый Кодекс РФ, Законы РФ, Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, а также труды современных экономистов по изучаемым вопросам, таких как Золоторева Г.Н., Ковалев В. В., Савицкая Г.В., статистическая отчетность исследуемого предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Теоретические аспекты  информационного обеспечения организации.

1.1.Изучение источников  средств массовой информации.

 

Средства массовой информации (СМИ) — средство донесения информации (словесной, звуковой, визуальной) по принципу широковещательного канала, охватывающее большую (массовую) аудиторию и действующее на постоянной основе.

К СМИ относятся:

- Печатные издания (пресса): газеты, журналы

- Электронные СМИ: телевидение, радио, сетевые издания.

С течением времени рассмотрение СМИ  как «информирующих» ушло в прошлое: в зависимости от угла рассмотрения используются эпитеты «развлекающие» и даже «формирующие» (общественное мнение). Развитие механизма обратной связи, то есть наличие формальной возможности  влияния или выражения своего мнения со стороны слушателей, зрителей и читателей придаёт СМИ характер не однонаправленной коммуникации. Если рассматривать данное понятие с  позиции социологии, то СМИ являются частью более широкой сферы СМК (средств массовой коммуникации).

Первопроходцами изучения СМК являются Ч. Кули, Р. Парк, У. Липпман и многие другие.

Согласно российским источникам, СМИ  имеют следующие признаки:

- массовость (применительно к законодательству Российской Федерации, 1000 и более экземпляров для газет, журналов и рассылок);

- периодичность, которая не должна быть меньше одного раза в год;

- принудительность: один источник сигнала (вещатель, редакция) — много слушателей.

Согласно ст. 2 закона РФ от 27 декабря 1991 года № 2124-I «О средствах массовой информации» СМИ — это совокупность таких субъектов массовой коммуникации, как:

- периодическое печатное издание: газета, журнал, альманах, бюллетень, иное издание, имеющее постоянное название, текущий номер и выходящее в свет не реже одного раза в год,

- радио-,

- теле-,

- видеопрограмма,

- кинохроникальная программа,

- иная форма периодического распространения массовой информации.

К СМИ в России не относятся: стенгазеты, малотиражные издания, библиотеки, Интернет в целом: интернет-блоги, чаты, форумы, конференции и т. д.

Каждое из этих средств информации обладает своими особенностями в  области производства и подачи сведений.

 

1.2. Информирование специалистов  внутри организации.

 

Внутренняя информационная политика является важнейшим инструментом влияния  на поведение персонала. Если люди, работающие в организации, плохо  информированы по вопросам, имеющим  для них первостепенное значение, это резко снижает их настрой  на работу с высокой отдачей. Потребность  в том, чтобы быть информированным, преодолеть состояние неопределенности, неясности в отношении наиболее значимых для себя вопросов, является одной из базовых потребностей человека. Информирование работников затрагивает  не только технические, но и эмоциональные  аспекты работы.

Основными требованиями к внутренней информационной политике организации  являются следующие:

- сотрудники должны обладать  самой свежей детальной и общей  информацией по основным ключевым  областям, в которых они работают (вся информация должна быть  под рукой, "на расстоянии одного  нажатия клавиши мышки");

- к информации должны иметь  доступ не только высшее руководство,  но и менеджеры среднего звена,  а также рядовые сотрудники  компании (работники организации  не должны ждать, когда им  предоставят информацию, правда, при  этом должна быть определена  черта, разграничивающая доступ  и защиту информации);

- информационные системы должны  предоставлять персоналу динамичную, достоверную и полную информацию, а не статичные данные;

- информационные системы должны  иметь удобный и логичный "интерфейс  пользователя" (каждый сотрудник  компании должен чувствовать,  что система ориентирована именно  на его потребности и не  требует от него дополнительных  усилий);

- сотрудники должны иметь возможность  легко отслеживать все ключевые  показатели, от которых зависит  их эффективность и информированность.

Для построения эффективной системы  информирования необходимы:

1) правильное определение содержания  и объемов информации, которую  надо доводить до персонала  и получать от него;

2) правильное определение конкретных  получателей информации;

3) время, сроки получения информации, периодичность;

4) адекватные методы донесения  информации до конкретных исполнителей;

5) формы предоставления информации  от сотрудников руководству, т.к.  ошибки в их определении могут  привести к потере и искажению  информации.

Эффективно работающая система  коммуникаций позволяет установить прозрачность во взаимоотношениях между  менеджментом компании, транслируемыми целями организации и специалистами, в т.ч. работающими с клиентами. Как следствие - высокая управляемость компании, чуткое реагирование на изменение ситуации на рынке, более высокое качество обслуживания клиентов, повышение мотивации персонала, вовлеченность в управление организацией. С построением системы внутренних коммуникаций создаются единая система ценностей, единый язык и стандарты работы, что наиболее важно для крупных компаний, особенно для тех, кто имеет развитую филиальную сеть.

Эффективная система информирования предполагает построение оптимальных  каналов распространения информации, создание правил работы с информацией, контроль соблюдения этих правил, а  также разработку и осуществление  мероприятий по соблюдению правил работы с информацией. Если система обеспечивает своевременное и без искажения  получение информации персоналом, информация не теряется, то это можно считать  дополнительным конкурентным преимуществом  компании на рынке.

Сотрудники должны верить тому, что  информация, которую они получают, точная и отражает самый высокий  уровень знания и мышления и их компании. Это особенно важно в  отношении информации, распространяемой в организации по иерархии снизу  вверх.

Эффективная система информирования предполагает двустороннюю связь. С  одной стороны, руководство информирует  персонал, а с другой - получает информацию от сотрудников. В процессе работы обмен  информацией осуществляется еще  и непосредственно между сотрудниками компании и ее подразделениями. Для того чтобы люди могли обмениваться друг с другом информацией, особенно информацией негативного характера, нужна культура общения с высоким уровнем доверия. Недоверие препятствует обмену информацией из-за опасения возможных последствий.

 

1.3. Информационные материалы  из других источников.

 

Информация является важнейшим  основанием для любого действия организации и тем более исследования. Информационная работа составляет от трети до половины всего объема деятельности. По оценкам некоторых западных специалистов, отсутствие соответствующей системы информационных связей в нашей стране ежегодно обходится обществу в колоссальную сумму — 80—90 млрд руб. потерь.

Информация бывает первичной и  вторичной. Первичная информация чаще всего получается в результате специальных  полевых (рыночных) исследований и моделирования, осуществленных в любом случае со специальной целью решить данную конкретную проблему. Вторичная информация — это либо данные, полученные из других (обычно внешних) источников, либо собственная информация, полученная ранее по другому поводу, с другими  целями. Вторичную информацию дешевле  и быстрее можно получить, ее легко  использовать, для большей достоверности  всегда можно сослаться на авторитетные источники, к тому же она позволяет  проверить получаемые первичные  данные и повысить эффективность  их использования. В целом, по мнению некоторых специалистов, в 17 из 20 случаев  вторичной информации оказывается  достаточно для принятия ответственных  решений. Но дело в том, что в море информации о России пока мало профессиональных данных, а официальная, в том числе ведомственная и региональная статистика до сих пор не заслужила уважения серьезных специалистов. К тому же вторичная информация, к сожалению, разрознена, редко представлена системно, а самое главное, далеко не всегда отражает цели предстоящих действий организации, их конкретные объекты и условия их существования и развития.