Совершенствование информационного обеспечения организации

Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Предлагаемая модель прогноза организационно-управленческой результативности совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом основана на Методических рекомендациях по оценке эффективности инвестиционных проектов и построена в последовательности этапов инвестиционного цикла от замысла до его практической реализации.

Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы  электронного ДОУ, в итоге приведет руководство ООО «Эксперт» к решению о приеме второго секретаря.

 

 

3.4. Оценка эффективности предлагаемых  мероприятий.

 

После внедрения ИС ДОУ в ООО «Эксперт» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда.

Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста.

При этом план затрат проекта будет  складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные  расходы.

Экономия (Э) проекта, формируется  в процессе его реализации.

Экономия денежных, материальных или  людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки  потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением  персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря  и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается  время обработки документов, уменьшаются  расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности  в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

Эта экономия может так же рассматриваться  как источник возврата инвестиционных затрат.

Ожидаемая экономия (Э) от проекта  по совершенствованию системы документационного  обеспечения управления персоналом:

Э = Бпл - Бф, (3)

где Э - размер экономии;

Бпл - плановый бюджет расходов на систему ДОУ;

Бф - фактический бюджет расходов на систему ДОУ.

Бюджет расходов на систему ДОУ  в ООО «Эксперт» включает – расходы по зарплате, затраты на создание второго рабочего места оператора и расходы по хранению документов.

1) Без внедрения ИС электронного  документооборота для обработки  данных в 2011 году может потребоваться  труд двух человек с заработной  платой по 10 тыс. руб. в месяц  (оператор) и 15 тыс. руб. - бухгалтер.

Расходы по зарплате исполнителей Ззп определяются по формуле расчета фонда заработной платы:

Фзп = Зосн*(1+Кдоп)*(1+Кс.ф.), (4)

где Зосн - основная заработная плата работников;

Кдоп, Кс.ф.- коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Значения Кдоп, Кс.ф. можно принимать в размере Кдоп = 0,08 ÷ 0,1; Ксф.= 0,20.

Тогда, расходы на заработную плату 2-х исполнителей за время эксплуатационного  периода (12 месяцев) рассчитаем по формуле (2):

ФЗП = 25,00 * 1,1 * 1,20 * 12 = 396 тыс. руб.

2) Затраты на создание второго  рабочего места оператора составят:

- компьютерная техника - 60,0 тыс.  руб. (компьютер, монитор, принтер,  сканер, телефон, программное обеспечение,  осветительные приборы);

- офисная мебель – 30 тыс. руб. (стол офисный с приставкой, стул, шкаф для хранения документов);

- затраты на электроэнергию:

Затраты на энергоносители Зэн определяются по формуле:

Зэн = Р * tдн * Тразр. * Wэ (5)

где Р - суммарная мощность потребителей электричества, кВт;

tдн - продолжительность работы электроприемников в течение дня, час;

Тразр. - продолжительность работы в рабочих днях;

Wэ- тариф на электроэнергию, руб./кВтч. В настоящее время для коммерческих организаций: Wэ=4,00 руб./кВт,

Тогда затраты на энергоносители равны:

Зэн = 1,5 * 8 * 250 * 4,6 = 13,80 тыс. руб.

4) расчет расходов на материалы представлен в таблице 3.1.

Таблица 3.1 - Расчет затрат на материалы

Наименование затрат на материалы	Кол-во	Сумма, руб.
1. Бумага, пач.	24	3000,0
2. Канцелярские товары, компл.	4	400
3. Расходные материалы (картриджи), шт.	6	7200
Всего:	-	10600

Таким образом, плановые расходы на создание и содержание второго рабочего места оператора составят:

90,0 + 13,8 + 10,6 = 114,40 тыс. руб.

3) Расходы на хранение архива:

- площадь архива – 15м2

- стоимость аренды 1 м2 - 300 руб./ м2, включая НДС.

Расходы на хранение архива планируются  на 2011 год в размере:

15*300 * 12 = 54 000 руб.

Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей формуле:

Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (6)

где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.

W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.

Тогда затраты отопление будут  равны:

Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.

Таким образом, расходы на хранение архива планируются на 2011 год в  размере: 54,0 + 4,5 = 59,5 тыс. руб.

Планируемый бюджет расходов на систему  ДОУ в 2011 с учетом принятия на работу оператора и расходов на содержание бумажного архива представлен в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Планируемый бюджет расходов на систему ДОУ в 2012

Наименование статьи расходов	Сумма затрат, тыс. руб.
1. Расходы по зарплате исполнителей, в т. ч.:	396
1.1 Основная заработная плата	203,8
1.2 Дополнительная заработная плата	57,6
1.3 Отчисления в социальные внебюджетные  фонды	134,6
2. Материальные затраты	10,6
3. Арендная плата за помещение	54,0
4. Затраты на освещение и отопление	18,3
5. Общая сумма расходов	478,9

 

Фактический бюджет расходов на систему  ДОУ в 2012 году при внедрении электронной  системы документационного обеспечения  может составить:

1) инвестиционные затраты на  внедрение электронного документооборота;

2) расходы на содержание оператора  на уровне 2010 года с учетом  ставок 2012 года во внебюджетные  фонды. 

Затраты на внедрение системы электронного документооборота представлены в таблице 2.16.

 

 

Таблица 2.16 - Затраты на внедрение электронного документооборота

Наименование затрат	Сумма, тыс. руб.
1. Программное обеспечение	58
2. Аппаратное обеспечение внутренней  локальной сети (локальный сервер)	12,0
3. Перевод документов на бумажных  носителях в электронный вариант	15,0
4. Программа Fine Reader	10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)	0,5
Всего затрат	96,0

После внедрения ИС электронного документооборота в 2012 году может потребоваться труд только одного человека - оператора  с заработной платой 10 тыс. руб. в  месяц и 15 тыс. руб. – бухгалтера.

Итак, в ходе исследования и анализа  процесса организации и технологии документационного обеспечения  управления, ООО «Эксперт» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Традиционно в ООО «Эксперт» выделяют фундаментальный (или, как его еще называют, основной) и технический анализ. Назначение фундаментального анализа, основанного на данных финансовой отчетности, состоит в оценке состояния экономики в целом, отдельных ее отраслей и регионов, конкретных субъектов финансового рынка, а также в прогнозировании развития процессов в этих сферах. Выявление наиболее предпочтительных направлений для размещения свободных финансовых ресурсов, поиск эффективных проектов и предприятий, их реализующих, создают основу для формирования инвестиционной стратегии и выбора конкретных финансовых инструментов реализации этой стратегии.

Главной целью при планировании является максимизация доходов, что  позволяет обеспечивать финансирование большего объема потребностей предприятия  в его развитии. При этом важно  исходить из величины чистой прибыли. Задача максимизации чистой прибыли  предприятия тесно связана с  оптимизацией величины уплачиваемых налогов  в рамках действующего законодательства, предотвращением непроизводительных выплат.

ООО «Эксперт» заинтересован в повышении эффективности бизнеса и работы персонала. Достижению этих целей во многом будет способствовать внедрение на предприятии количественно измеримых и надежных в оценке показателей - KPI (Key performance indicators).

Основным преимуществом системы, построенной на базе ключевых показателей, является ее универсальность. Она нацелена и на то, чтобы повысить заинтересованность персонала в результатах деятельности компании. При разработке автоматизированной программы по управлению персоналом на предприятии (KPI) учитывают специфику  деятельности организации. Применять  же KPI можно для оценки работы, как  всей компании, ее отдельных подразделений, так и конкретных работников. Кроме  того, система KPI позволяет сопоставить  однородные процессы, которые протекают  в различных условиях. Также она  дает возможность сравнить показатели по нескольким подразделениям за один и тот же период.

Простота расчетов финансовых показателей  обеспечивается прозрачной формой представления  финансовой или управленческой отчетности. Все необходимые данные содержатся в балансе и Отчете о прибылях и убытках. Руководство может  получить информацию за любой период настолько быстро, насколько это  позволяет делать используемая система  учета. На практике данное время составляет от трех-пяти дней до 20. Такой срок вполне приемлем для того, чтобы своевременно осуществлять управленческое воздействие.

Разработкой и сравнением показателей  должен заниматься внутренний бизнес-аналитик, в силу необходимости предоставления точных данных. Он должен четко представлять все плюсы и минусы каждого  из них. Ведь показатели, применимые для  оценки топ-менеджера и бизнеса  в целом, зачастую нельзя использовать для оценки какого-либо отдела. Это  объясняется спецификой работы каждой структурной единицы. Например, для  оценки руководителя центра ответственности  подойдет показатель прибыли, остающейся в распоряжении организации до уплаты налогов и процентов (EBIT - earnings before interest and tax). Однако этот показатель совершенно неприменим для оценки работы менеджера отдела по работе с клиентами. Дело в том, что EBIT - исключительно финансовый показатель. Он характеризует эффективность ведения бизнеса, то есть напрямую зависит от доходов и расходов компании. Менеджер отдела по работе с клиентами напрямую на эти цифры не влияет. Оценкой его работы должен служить другой, нефинансовый показатель. Например, количество урегулированных претензий клиентов или процент этого количества к общему числу претензий.

Компьютерная система, предусматривающая  автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в  целом в организации, выполнение справочно-аналитической работы, а  также использование элементов  электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по управлению персоналом и секретаря на качественно  иной уровень и будет способствовать повышению оперативности деятельности ООО «Эксперт» в целом.

 

 

Заключение

 

Проанализировав состояние информационного обеспечения  ООО «Эксперт» можно выделить, что в основном организация использует внутренние документы, что способствует снижению конкурентоспособности данного  предприятия, так как для большего развития необходимо пользоваться внешними источниками: журналы, выставки, газеты, телевидение и т.п. В этом поможет  информационно-консультационная служба (далее ИКС), целью деятельности которой  является повышение эффективности и устойчивости агропромышленного производства на основе освоения достижений научно-технического прогресса, передового опыта и доведение до субъектов АПК научной, технологической и рыночной информации.

Только  владея информацией, можно создать  конкурентоспособную продукцию, повысить качество и объемы производства, постоянно  совершенствовать технологии.

Система информационного обеспечения - это  совокупность данных о целях, состоянии, направлениях развития объекта и  окружающей его среды, организованная во взаимосвязанных потоках сведений. Эта система включает методы получения, хранения, поиска, обработки данных и выдачи их пользователю.