С юридическим отделом. Отдел сбыта  получает заключённые предприятием договоры на сбыт продукции (товаров), в том числе договоры, подлежащие частичному исполнению в согласованных  размерах; решения арбитражных органов, принятые по спорным условиям договоров; копии решений руководства по признанным претензиям и искам путём досылки или замены продукции (товаров). Представляет: проекты договоров; обоснованные заключения с приложением необходимых документов по протоколам разногласий, претензиям и искам в связи с поставкой продукции (товаров); копии актов планового распределения и другие документы, являющиеся основаниями договорных взаимоотношений, а также копии договорной переписки, необходимой для предъявления исков в органы арбитража. Вывод: юридический отдел в основном выполняет консультативную функцию, оформляет, предоставляет, проверяет документы на соответствие юридическим нормам. 

    С цехами основного производства. Отдел  сбыта получает информацию о выполнении отдельных заказов и сроках их изготовления; акты на сдачу готовой продукции.

    Вывод: необходимо включить в положение  раздел обязанности, первый подраздел  которого будет следующим: представлять предприятие в вышестоящих и  других хозяйственных организациях при обсуждении вопросов сбыта и реализации продукции предприятия, вести соответствующую переписку. Второй подраздел  будет выглядеть следующим образом: ставить в известность заместителя директора по коммерческим вопросам о всех нарушениях сроков изготовления и сдачи на склад готовой продукции.

    4 Анализ должностной инструкции начальника отдела сбыта

 

    Должностная инструкция представляет собой перечень основных обязанностей, требующих знаний и навыков, а также прав работника.

    В связи с отсутствием должностной инструкции начальника отдела сбыта на предприятии разработаем её самостоятельно.

    Должностная инструкция должна состоять из следующих  разделов: общие положения, обязанности, права и ответственность.

    Для менеджеров среднего уровня важны данные, связанные с отделом – производительность, прибыль, доход, затраты, качество процессов, достижения и трудности. Кроме того, он должен знать хорошо работу подчинённых. Особое направление составляют характеристики личной деятельности – навыки, знания, способности, предложения ожидания, достижения и трудности. Обычно менеджеры оценивают только труд служащих, оставляя в стороне собственные усилия, но если они хотят улучшить результаты, то должны стремиться к самосовершенствованию. Для этого необходимо проанализировать требования должности, свою нагрузку, производительность, сервисные затруднения, предложения, достижения и трудности, а также оценку его деятельности служащими и высшим руководством.

    Необходимо  чтобы была структура должностных  инструкций. Должен быть баланс. Необходимо чётко различать понятия обязанность, полномочия, ответственность, компетенция. Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия её сотрудников на выполнение заданий. Ответственность – это обязательство выполнять задания и обеспечивать их удовлетворительное завершение. Компетенция –это совокупность полномочий (прав и обязанностей) должностных лиц, определяющих границы их правомочий в процессе осуществления ими своих функций. Компетенция должностных лиц закрепляется в положениях по отделам и в должностных инструкциях или в иных нормативных актах. 

    Человек является руководителем  том случае, если у него есть в распоряжении человеческие и материальные ресурсы. Руководит – значит, распределяет работу, имеет право распоряжаться ресурсами. Существуют такие ситуации, при которых у начальника  отдела есть контрольные функции,  а прав распоряжения ресурсами нет.

      Начальник отдела сбыта взаимодействует  с  юристом. Юрист проверяет  документы в отделе сбыта, приходящие претензии, ответы на них. Необходимо знать законодательство стран, куда уходит готовая продукция. Информационные потоки в отделе сбыта должен контролировать начальник. Текущие переговоры должны быть зафиксированы.     

    Общие положения:

    1) начальник отдела сбыта подчиняется непосредственно заместителю директора по коммерческим вопросам. Вывод: чётко определена подчинённость;

    2) на должность начальника отдела  сбыта назначает генеральный  директор предприятия; Вывод:  при приёме на работу заявление  проходит через генерального директора.  

    3) высшее профессиональное (экономическое  или инженерно-экономическое) образование  и стаж работы по специальности  в области сбыта не менее  5 лет; 

    Вывод: пункт указывает на конкретизацию  требований к квалификации работника. Необходимо указать, что требуется от работника стаж работы по специальности в области сбыта на деревообрабатывающих предприятиях лесной промышленности.      

    Обязанности:

    1) обеспечивает участие отдела  в подготовке  прогнозов, проектов  перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта; 

    Вывод: сбыт определяет объёмы производства предприятия или спрос  определяет предложение, поэтому начальник отдела сбыта обеспечивает участие отдела в подготовке  прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства и реализации продукции. Отдел сбыта не занимается маркетинговыми исследованиями, ими должен заниматься отдел маркетинга и рекламы. 

    2) организует оптовую торговлю  выпускаемой предприятием продукции; 

    3) участвует в рассмотрении поступающих  на предприятие претензий потребителей  и подготовке ответов на предъявленные  иски, а также претензий потребителям  при нарушении ими условий договоров;

      Вывод: так как отдел сбыта  выполняет представительскую функцию,  и  организует сбыт товарной  продукции, следовательно, он  обязан принимать и рассматривать  поступающие на предприятие претензии  от потребителей.      

    4) организует связь с потребителями, рассматривает их мнение о качестве;

Вывод: обратная связь необходима. В условиях острой рыночной конкуренции важно  уметь работать с покупателями, привлекать их, и удерживать на продолжительное  время, но этим должен заниматься отдел  маркетинга и рекламы. Кроме того, у отдела сбыта, нет права организовывать связь с потребителями.      

    5) принимает участие в организации  выставок, ярмарок, выставок-продаж  и других мероприятиях по рекламе  продукции;

    Вывод: эта обязанность относиться к  обязанностям отдела маркетинга и рекламы.

    6) определение потребности в транспортных  средствах, механизированных погрузочных  средствах, таре и рабочей силе  для отгрузки готовой продукции.  Подготовка заявок на транспорт;    

    7) организует подготовку и заключение  договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок. Возглавляет работу по составлению планов поставок и их увязку с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплексности и качеству в соответствии с заказами и заключёнными договорами.

    Вывод: прослеживается функция планирования. Отдел сбыта взаимодействует  с производственно-технологическим  отделом, увязывает планы поставок с планами производства с целью обеспечения сдачи готовой продукции производственными подразделениями в сроки, по номенклатуре, комплексности и качеству в соответствии с заказами и заключёнными договорами. Если сбыт товарной продукции падает, отдел сбыта, обязан информировать об этом производственно-технологический отдел. 

    8) осуществляет рациональную организацию  сбыта продукции предприятия,  её поставку потребителям в  сроки и объёме в соответствии  с заказами и заключёнными  договорами.

    Вывод: начальник отдела начинает отвечать за товарную продукцию с того момента, когда после формального распоряжения об отправке со склада, продукция начинает транспортироваться. Начальник отдела сбыта организует, распоряжается транспортом железнодорожной линии, т.е. вагонами (например, заказывает, отправляет), а это в обязанностях не указывается. 

    Должен  знать:

    1) законодательные и нормативные  правовые акты, методические материалы  по организации сбыта и поставки  готовой продукции; 

    Вывод: изучением законодательных и  нормативных правовых актов  занимается юрист. Всю документацию, с которой работает отдел сбыта, контролирует юридический отдел, проверяет на соответствие юридическим нормам. Начальник отдела сбыта должен знать законодательные и нормативные правовые акты, чтобы самостоятельно ориентироваться в юридических вопросах.    

    2) методы и порядок разработки  прогнозов, перспективных и текущих  планов производства и реализации  продукции;

    3) перспективы развития предприятия;  перспективы развития рынков  сбыта; методы изучения спроса  на продукцию предприятия; оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием;

      Вывод: изучение перспектив развития  рынков сбыта, и методы изучения  спроса на продукцию предприятия  относится к работе отдела  маркетинга и рекламы.  

    4) методы и порядок разработки  нормативов запасов готовой продукции; порядок заключения договоров на поставку продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах, правила оформления сбытовой документации; стандарты хранения и транспортировки продукции; Вывод: начальник отдела сбыта должен знать информацию, касающуюся непосредственно сбыта товарной продукции. Информацию, связанную с хранением готовой продукции, такую как стандарты хранения должен знать начальник подразделения, которое занимается складированием и хранением готовой продукции.      

    5) порядок подготовки претензий  к потребителям и ответов на  поступающие претензии, стандарты  и технические условия на выпускаемую  предприятием продукцию; организацию  складского хозяйства; 

    Вывод: складским хозяйством отдел сбыта  не занимается. Стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию отдел сбыта должен знать, так как выполняет представительскую функцию.   

    6) основы технологии организации  производства, труда и управления; организацию учёта сбытовых операций и составление отчётности о выполнении плана реализации; основы трудового законодательства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи; правила и нормы охраны труда;  

    Имеет право:

    1) требовать от подчинённых выполнения  указаний. Вывод: необходимо указать что указания должны находится в пределах тех функций которые выполняют подчинённые;  

    2) ставить вопрос перед руководством  предприятия о нарушении работниками  правил безопасности и трудовой  дисциплины;

    Вывод: этот пункт относится к обязанностям, так как начальник отдела обязан докладывать о подобных нарушениях руководству предприятия. В данном случае происходит информирование руководства предприятия о происходящих нарушениях. Так как на предприятии линейно-функциональная структура управления и начальник отдела сбыта непосредственно подчиняется заместителю директора по коммерческим вопросам, следовательно, в первую очередь начальник отдела должен информировать о нарушениях работниками отдела правил безопасности и трудовой дисциплины заместителя директора по коммерческим вопросам.    

    3) в пределах своих полномочий  решать вопросы, связанные с  другими организациями и предприятиями;

    4) координирует деятельность складов  готовой продукции, руководит  работниками отдела;

    Вывод: работа складов будет координироваться начальником отдела сбыта исходя из того, сколько потребуется для сбыта готовой продукции. Руководство работниками отдела является обязанностью начальника отдела сбыта.  

     5) осуществляет разработку и внедрение  стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по совершенствованию сбытовой сети, форм доставки продукции потребителям, сокращению транспортных затрат, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции и ускорению сбытовых операций;