Реинжениринг системы управления организации

Введение 

     Современные компании имеют сложную структуру, определяемую широким спектром деятельности, территориальной распределенностью  подразделений, многообразием деловых  связей с партнерами. При этом возрастает динамичность бизнес-процессов, вызванная  изменяющимися потребностями рынка, ориентацией производства товаров и услуг на индивидуальные вкусы потребителя, постоянным технологическим совершенствованием, высокой конкуренцией. В итоге менеджмент предприятий переходит от управления отдельными ресурсами и функциональными подразделениями к управлению бизнес-процессами, связывающими воедино деятельность всех структур предприятия.

     Для совершенствования и развития компаний в настоящее время используются разнообразные методы. Наибольшее практическое значение имеют традиционные подходы: диверсификация бизнеса, изменение прав и обязанностей, изменение системы показателей и т. д. Особое место среди всех методов занимает достаточно новое направление - реинжиниринг бизнес-процессов (РБП). По определению основоположников этого метода М. Хаммера и Д. Чампи реинжиниринг бизнес-процессов (BPR — Business Process Reengineering) — это «фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование бизнес-процессов для достижения коренных улучшений в основных показателях деятельности предприятия». Целью РБП является системная реорганизация материальных, финансовых и информационных потоков, направленная на упрощение организационной структуры, перераспределение и минимизацию использования различных ресурсов, сокращение сроков реализации потребностей клиентов, повышение качества их обслуживания. Таким образом, речь идет о формировании совершенно новых деловых целей с использованием последних достижений информационных технологий. При этом коренные изменения затрагивают полностью всю структуру организации от системы управления организации до производственных систем и систем связи с потребителями. Ключевой категорией, находящейся в центре всех проводимых изменений является бизнес-процесс – процесс создания продукции от принятия управленческого решения и исследовательско-проектных работ до доставки товара потребителю. Такой подход требует от менеджера проникновения в суть процессов, происходящих на предприятии, их взаимосвязи, а так же творческого подхода и смелости, чтобы отказаться от существующего положения дел, выйти за рамки общих представлений и найти/создать новый, более эффективный бизнес-процесс, а вместе с ним и путь развития предприятия.

1. Теоретические основы осуществления  реинжиниринга системы  управления организацией

1. Анализ походов к проектированию систем управления

     Рано  или поздно любая компания сталкивается со следующей проблемой: ее системы управления требуют коренного перепроектирования под реалии современной экономики. Однако осознание того, что существует необходимость формирования принципиально новой системы управления компанией, не дает понимания как это следует делать. Любая компания имеет свою, сложившуюся годами, сложную систему управления с рядом отличий и особенностей. Процесс построения и развития эффективной системы управления требует использования научного подхода. В связи с этим рассмотрим подходы к построению систем управления крупными предприятиями.

     В современной экономической науке существуют несколько основных подходов к построению систем управления крупными компаниями.

     В рамках функционального подхода  субъект управления осуществляет воздействие  на объект управления совокупностью  относительно обособленными направлениями  управленческой деятельности – функциями  управления. Они подразделяются на основные (общие) и конкретные (специфические).

     К основным относят планирование, прогнозирование, организацию, мотивацию, контроль.

     К конкретным функциям относят такие  задачи, которые решает только это  подразделение, цех или уровень  управления.

     Функции вытекают из тех задач, которые стоят перед руководством предприятия. Комплекс задач является частью функции и выделяется по признаку основных функций: нормирование, планирование, учет, контроль, анализ, регулирование.

     Задача  управления представляет собой совокупность организовано взаимосвязанных операций переработки информации, осуществляемых персоналом с помощью технических средств, результатом выполнения которых является принятие управленческого решения.

     Все функции управления реализуются  через систему управленческих задач, которые могут быть классифицированы по различным критериям: значимости, сложности, трудности решения и проч.

     Многие  белорусские предприятия используют функциональный подход в управлении, однако он обладает рядом существенных недостатков, таких как отсутствие инновационности, конфликтность с проектными задачами. Поэтому не случайно все более популярным в менеджменте становится процессный подход.

     Процессный  подход рассматривает управление как  непрерывную серию взаимосвязанных  управленческих функций, которые объединены связующими процессами коммуникаций (т.е. информацией) и принятия решений.

     Крупная компания является сложной системой, в рамках которой реализуется  законченное множество динамических процессов. В теории и практике организационного управления для обозначения основного класса этих процессов принято использовать обобщенное понятие «бизнес-процесс». Бизнес-процесс – это совокупность различных видов деятельности, в которой «на входе» используется один или несколько видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя. Процессное управление – система организации взаимодействия элементов структуры компании и стратегии (достижения целей) через бизнес-процессы. С точки зрения такого подхода компанию следует рассматривать не как механический набор отдельных функций, цехов или операций, а как целостную систему процессов, внутренне связанных между собой определенными принципами, правилами и логикой.

     В современных методологиях описания процессов, управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению цели это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных операций, каждая из которых сама по себе является процессом, необходимым для успеха компании. Их называют управленческими функциями, каждая из которых  представляет собой процесс, так как, в свою очередь, состоит из серии взаимосвязанных действий. Таким образом, процесс управления является общей суммой всех функций.

     Внедрение процессной модели позволяет повысить качество управления и экономическую эффективность деятельности компании. Сотрудники мотивированы точно исполнять процессы, так как несут ответственность за то, чтобы процесс вовремя перешел с этапа на этап. Появляется возможность собирать статистику об исполнении регламентов процессов. Анализ статистики позволяет выявить источники сокращения издержек и времени на исполнение процессов. Сокращается и время принятия управленческих решений.

     Системный подход позволяет рассматривать  любую систему как совокупность взаимосвязанных элементов (компонентов), имеющих выход (цель), вход (ресурсы), связь с внешней средой и обратную связь. Его сущность состоит в реализации требований общей теории систем, согласно которой каждый объект, в процессе его исследования, должен рассматриваться как большая и сложная система и одновременно как элемент общей системы. Термином «системный подход» обозначается группа методов, с помощью которых реальный объект описывается как совокупность взаимосвязанных компонентов.

     Этот  подход используется при построении механизмов управления; он раскрывает широкие возможности для повышения эффективности функционирования любого объекта. В основе управления любой системы лежат два основополагающих системных принципа: обеспечение заданной цели функционирования и создание условий для стабильности существования в меняющемся мире и защищенность от несанкционированного внешнего воздействия.

     Любое предприятие – система, которая  превращает набор вкладываемых в  производство ресурсов – затрат –  в товары и услуги. Она функционирует в более крупной системе (экономической, политической, технической и социальной) и включает в себя серию подсистем,  которые также взаимосвязаны и взаимодействуют. Нарушения функционирования в одной части системы вызывает трудности в другие ее частях.

     Системный подход применятся как способ упорядочения управленческих проблем, благодаря  которому осуществляется их структурирование, определяются цели  решения, выбираются варианты, устанавливаются взаимосвязи  и зависимости элементов проблем, а также факторы и условия, оказывающие воздействие на их решение. При этом эффективность управления рассматривается как результирующая всех его составляющих. Применение его в управлении позволяет увидеть единую организацию и взаимосвязь составляющих ее частей. [11, стр.213]

     Главным недостатком системного подхода  является его универсализм и абстрактность. В рамках этой модели управления исследователи  находят такие законы и принципы, которые применимы ко всем ситуациям  одновременно и почти не применимы  ни к одной конкретной.

     Ситуационный  подход построения системы управления концентрируется на том, что пригодность  методов управления определяется конкретной ситуацией.

     Этот  подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на компанию. С точки зрения данного подхода не существует единого «лучшего» подхода управления организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который ей больше всего соответствует. [14, стр. 73]

     В рамках ситуационного подхода наибольшую известность получила ситуационная модель руководства Ф. Фидлера. Он выявил три фактора, воздействующие на поведение руководителя.

     Отношения «руководитель – подчиненные»: лояльность подчиненных, степень их доверия  руководителю, желание подчиняться его указаниям, привлекательность личности руководителя для членов коллектива.

     Структура задачи: степень привычности (неординарности) задачи, четкость ее определения в  отношении целей, методов их достижения, стандартов выполнения работы. Когда задача мало структурирована, подчиненным трудно понять, что от них требуется.

     Должностные полномочия (позиционная власть): объем  легитимной власти, приписанной руководителю, которая дает ему возможность  поощрять или наказывать работников; уровень организационной поддержки руководителя.

     На  основе результатов исследований Фидлер сделал вывод, что при оценке степени  ситуационного контроля пропорция  вклада вышеперечисленных факторов в стандартном случае выглядит следующим  образом: 4:2:1.

     Ситуационная модель Фидлера внесла свой вклад в развитие теории и практики управления. Определив, что ориентированный на задачу стиль руководства больше всего соответствует наиболее и наименее благоприятным для руководителя ситуациям, а стиль, ориентированный на человеческие отношения, лучше всего проявляет себя в умеренно благоприятных ситуациях, Фидлер заложил основу для будущего ситуационного подхода.

     Основным  недостатком ситуационного подхода, выступает уникальность разрабатываемой  модели управления. Она создается для конкретной компании, учитывает все ее особенности и нюансы, а потому не может быть без серьезной корректировки перенесена в другие экономические условия. Вместе с тем корректировка может быть столь значительной, что экономически выгоднее создать новую управленческую модель под новую ситуацию.

     Изначальный недостаток подходов различных школ к построению систем управления компанией  заключается в том, что они  сосредоточивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а  не рассматривают эффективность управления как результирующую, зависящую от многих различных факторов.

     Одной из вариаций процессного подхода  к формированию системы управления является процессно-структурный подход, который представляется наиболее эффективным  для построения и развития систем управления крупных компаний. [8, стр. 40] Данный подход предполагает большее количество и вариативность компонентов управления по сравнению с процессным и системным подходами. Кроме того, он учитывает универсализм системного подхода и конкретный характер процессного. Этот подход основан на четкой логике моделирования, включающей идентификацию и постулирование бизнес-стратегий компании, определение и проектирование основных процессов компании, выделение бизнес-модели управления, моделирование организационно-функциональной структуры, распределение основных инструментов и ресурсов организации, развитие определенной корпоративной культуры. Принципиально для процессно-структурного подхода наличие стратегии как базового фактора построения организации, приоритетность процессов перед организационной структурой и наличие особой культуры управления, основанной на качестве и постоянных совершенствованиях.