Разработка подсистемы по подбору кадров

 

«Делопроизводство в кадровой службе выделено в самостоятельное подразделение. Связано это с тем, что в кадровой службе делопроизводство подразумевает специфический документооборот, и сотрудники отдела кадров специально обучаются работе с кадровыми документами. В первую очередь это трудовые книжки и личные дела работников, затем – штатное расписание, трудовые договоры, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка» [35, с. 78]. Именно эти документы имеют наибольший удельный вес в делопроизводстве в кадровой службе. Остановимся подробнее на ведении трудовых книжек. Делопроизводство в кадровой службе делит этот процесс на следующие этапы:

- правила заполнения  трудовой книжки;

- занесение сведений  о работе;

- занесение сведений о награждениях и поощрениях;

- вкладыш в  трудовую книжку;

- выдача трудовой  книжки при увольнении;

- дубликат трудовой  книжки;

- расчеты за  трудовые книжки и их хранение;

- учет, хранение  и списание трудовых книжек.

Из вышеперечисленного можно сделать вывод: ведение трудовых книжек – один из основных видов работ в делопроизводстве в кадровой службе.

Следующий большой раздел – должностные инструкции. Они либо составляются кадровиками самостоятельно, либо предоставляются программой отдела кадров. Делопроизводство в кадровой службе подразумевает стандартную схему должностной инструкции:

Общие положения (кто назначает и увольняет на эту должность; кто может занять эту должность; какими ЗУН должен обладать человек на этой должности; кто заменяет этого человека в его отсутствие и др.).

Функциональные обязанности.

- права;

- ответственность;

- условия работы.

Обязательное условие – подпись сотрудника и дата.

Следующий большой раздел в делопроизводстве в кадровой службе – документы, регламентирующие управление персоналом, движение кадров и хранение дел. Всю информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить на специализированных семинарах, курсах, сайтах, и, естественно, в специальной литературе. Так как информация по кадровому делопроизводству часто обновляется, разрабатываются новые положения, издаются указы, пересматриваются инструкции, надо своевременно знакомится с изменениями в кадровом делопроизводстве.

 

 

 

 

Глава 2. Реализация подсистемы по подбору кадров

2.1. Разработка подсистемы

Выбор способа хранения информационной базы данных

«Для работы с информационной базой необходимы программные средства, которые бы обеспечивали доступ к нужной информации, внесение каких-либо изменений в информационную базу и другие действия с данными» [5, с. 46]. Для решения этой задачи используются системы управления базами данных (СУБД). СУБД – это программные средства, предназначенные для создания, наполнения, обновления и удаления баз данных.

Все СУБД делятся на две группы:

«Локальные (СУБД, работающие на одном компьютере)» [56, с. 54]. Все части локальной СУБД размещаются на компьютере пользователя базы данных. Чтобы с одной и той же БД одновременно могло работать несколько пользователей, каждый пользовательский компьютер должен иметь свою копию локальной БД. Существенной проблемой локальной СУБД является синхронизация копий данных, именно поэтому для решения задач, требующих совместной работы нескольких пользователей, локальные СУБД фактически не применяются.

Сетевые (СУБД, позволяющие нескольким компьютерам использовать одну и ту же базу данных с помощью технологии клиент-сервер), к ним относятся файл-серверные, клиент-серверные и распределенные СУБД.

«В файл-серверных СУБД все данные обычно размещаются в одном или нескольких каталогах достаточно мощного компьютера, специально выделенного для этих целей (такой компьютер называется файл-сервером) и постоянно подключен к сети. Недостатком файл-серверных систем является значительная нагрузка на сеть и наличие мощного компьютера (сервера)» [14, с. 43].

Клиент-серверные (двухзвенные) системы снижают значительную нагрузку на сеть, так как пользователи общаются с данными через специального посредника – сервера баз данных, который размещается на компьютере со всеми данными. Сервер БД принимает запрос от пользователя, отыскивает в данных нужную запись и передает ее пользователю запрашивающего запись. Таким образом, по сети передается относительно короткий запрос и единственно нужная запись, даже если соответствующий файл с данными содержит большое количество записей.

«Распределенные СУБД могут содержать несколько десятков и сотен серверов БД. Количество клиентских мест в них может достигать десятков и сотен тысяч. Обычно такие СУБД работают на крупных предприятиях. В таких СУБД некоторые серверы могут дублировать друг друга с целью достижения предельно малой вероятности отказов и сбоев в сети. Интерес к таким СУБД возрос в связи со стремительным развитием Internet. Недостатком распределенных СУБД является сложность в их программировании, в их реализации должна участвовать большая группа программистов, а не один человек» [21, с. 71]. В представленной автоматизированной информационной системе целесообразнее использовать сетевую СУБД (клиент-серверную), например InterBase сформированный на специальном языке структурированных запросов (Structured Query Language SQL). Так как проектируемой автоматизированной информационной системой «отдел кадров» будет использоваться  не одним работником исследуемой организации, а несколькими. К тому же система должна будет содержать, хранить, и обрабатывать довольно большой объем информации.

Так же среди преимуществ клиент-серверных приложений можно отметить следующие:

• Передается только востребованная информация, а не вся база данных, что приводит к снижению трафика (нагрузки) сети;
• Обеспечение безопасности данных и возможности установки, прав доступа к информации для отдельных групп пользователей;
• Упрощение клиентских приложений за счет сокращения кода, необходимого для обработки данных и обеспечения доступа к ним.

Проектирование структуры информационной базы данных

«Для успешного функционирования различных организаций требуется наличие развитой информационной системы, которая реализует автоматизированный сбор, обработку и манипулирование данными» [34, с. 97].

Современной формой информационных систем являются банки данных, включающие в свой состав:

• вычислительную систему;
• систему управления базами данных (СУБД);
• одну или несколько баз данных (БД);
• набор прикладных программ (приложений БД).

База данных обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый доступ к данным. Она представляет собой совокупность данных различного характера, организованных по определенным правилам. Информация в БД должна быть:

• непротиворечивой;
• неизбыточной;
• целостной.

Система управления базой данных (СУБД) – это совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и использования БД. По характеру применения СУБД разделяют на: персональные и многопользовательские.

Персональная СУБД обеспечивает возможность создания локальных БД, работающих на одном компьютере. Ряд персональных СУБД обеспечивают также возможность многопользовательского доступа к данным.

Многопользовательские СУБД позволяют создавать информационные системы, функционирующие в архитектуре «клиент-сервер». В состав языковых средств современных СУБД входят следующие два типа языков:

• язык описания данных, предназначенный для описания логической структуры данных;
• язык манипулирования данными, обеспечивающий выполнение основных операций над данными – ввод, модификацию и выборку.

SQL обеспечивает  управление структурой БД и  манипулирование данными, является стандартным средством доступа к удаленным БД и сочетает в себе свойства языков обоих типов – описания и манипулирования данными.

«Прикладные программы, или приложения, служат для обработки данных, содержащихся в БД. Пользователь осуществляет управление БД и работу с ее данными именно с помощью приложений, которые также называют приложениями БД» [32, с. 69].

В зависимости от взаимного расположения приложения и БД можно выделить локальные БД и удаленные БД.

Локальные БД (рис. 2) располагаются на том же компьютере, что и работающие с ними приложения. Работа с БД происходит, как правило, в однопользовательском режиме.

Рис. 2. Локальные БД

Для выполнения операций с локальными БД разрабатываются и используются так называемые локальные приложения, а для операций с удаленными БД – клиент-серверные приложения (рис. 3).

«В данном случае целесообразнее использовать сетевую СУБД. Так как с проектируемой автоматизированной информационной системой «отдел кадров» будет работать  не один человек. К тому же система должна будет содержать, и обрабатывать довольно большой объем информации» [35, с. 42].

Удаленная БД размещается на компьютере-сервере сети, а приложение, осуществляющее работу с этой БД, находится на компьютере пользователя. Клиент – это приложение пользователя.

Рис. 3. Клиент-серверные приложения

Для получения данных клиент формирует и отсылает запрос удаленному серверу, на котором размещена БД. Запрос формулируется на языке SQL, который является стандартным средством доступа к серверу при использовании реляционных моделей данных. После получения запроса удаленный сервер направляет его SQL-серверу (серверу баз данных) – специальной программой, управляющей удаленной БД и обеспечивающей выполнение запроса и выдачу его результатов клиенту. Таким образом, вся обработка запроса выполняется на удаленном сервере.

Среди преимуществ клиент-серверных приложений можно отметить следующие:

• Передается только востребованная информация, а не вся база данных, что приводит к снижению трафика (нагрузки) сети;
• Обеспечение безопасности данных и возможности установки прав доступа к информации для отдельных групп пользователей;
• Упрощение клиентских приложений за счет сокращения кода, необходимого для обработки данных и обеспечения доступа к ним.

Рис. 4. Диаграмма классов

«Диаграмма классов (class diagram) служит для представления статической структуры модели системы в терминологии классов объектно-ориентированного программирования. Диаграмма классов может отражать, в частности, различные взаимосвязи между отдельными сущностями предметной области, такими как объекты и подсистемы, а также описывает их внутреннюю структуру и типы отношений» [28, с 103].

Данная диаграмма классов (рис. 4) позволяет увидеть взаимоотношения между объектами системы, связи и зависимости.

«В любой информационной подсистеме существуют рабочие и справочные таблицы, о назначении которых можно судить по их названию» [5, с. 126].

В разрабатываемой подсистеме по подбору кадров информационной системы организации используются следующие рабочие таблицы:

• «Анкеты»: код анкеты, фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения, серия и номер паспорта, кем выдан, дата выдачи, образование, адрес и телефон, семейное положение, иностранные языки, уровень заработной платы.
• «Личные дела»: код личного дела, код анкеты, табельный номер, стаж работы, дата выдачи трудовой книжки.
• «Записи стажа»: дата выдачи трудовой книжки, номер записи, дата записи, должность, название организации, дата приема на работу, дата увольнения или перевода.
• «Отчеты»: порядковый номер, название, табельный номер.
• «Приказы»: порядковый номер, табельный номер.

Свойства представлены в каждой таблице в виде полей. Ниже представлены свойства и их название в Таблицах 7, 8, 9, 10, 11.

Таблица 7. Анкеты.

Название поля	Тип данных	Размер поля
Код анкеты	Счетчик	Длинней целое. Последовательные значения. Совпадения не допускаются.
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Пол	Текстовый	Вводится фиксированный набор значений
Дата рождения	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)
Серия и номер паспорта	Текстовый	Маска ввода (___ - ___ № ________)
Кем выдан	Текстовый
Дата выдачи	Дата/время	Краткий формат даты (вводится автоматически)
Образование	Текстовый	Вводится фиксированный набор значений
Адрес и телефон	Текстовый
Иностранные языки	Текстовый	Вводится фиксированный набор значений
Семейное положение	Текстовый	Вводится фиксированный набор значений
Уровень заработной платы	Числовой	Длинное целое (выбор из списка таблицы «Договора»)