Разработка электронных шаблонов организационных и информационно-справочных документов в действующей Системе качества

 

 

 

1.3. Проблемы функционирования корпоративной  СДОУ

 

 

Документация во все времена  имела ценность как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.

Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности – делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое  должно было обеспечить эффективную  для каждого исторического периода  систему создания и использования  документов.

Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет  и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов  в управлении, усложняет задачи сохранности  документов и использования имеющихся  документальных массивов. Возникают  проблемы, касающиеся юридической силы документов.

Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает  объемы документопотоков. Этот рост в  значительной мере обусловливается  и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением  функций государства и каждого  отдельного гражданина.

До какого-то времени бумажное делопроизводство успешно справлялось с документацией  и достаточно успешно обеспечивало управленческие процессы. Однако в  последние годы появилась тенденция  независимости делопроизводства от конкретных задач организации. Рационализация делопроизводства, установка новейших технических средств документирования и продвижения документов все  чаще представляется как внутренняя задача самого делопроизводства с увеличением  штатов, удорожанием технических  средств, увеличением документопотоков и т.п.

 

 

 

1.4. Методы и алгоритмы управления  документацией и обработки данных , использующихся в СДОУ

 

 

Управленческая деятельность в любой организации основана на обработке поступающих официальных  документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также - производстве документной  информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего  использования в самой организации, так и для внешнего.

Это предполагает наличие технологии обработки. Для преобразования информации поступающих документов в информацию, направленную на достижение результата, служат специальные технологии. Само понятие «технология» используется в промышленном производстве и определяется как система взаимосвязанных  способов обработки материалов и  приемов изготовления продукции  в производственном процессе.

Распространяя содержание этого понятия  на документационное обеспечение управления, и учитывая специфику информационных процессов, на которых оно основывается, определим технологию документационного  обеспечения управления как систему  методов и способов сбора, передачи, обработки, накопления, хранения документов и документной информации на основе применения единых методических приемов  и правил.

Технологии документационного  обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов  делятся на:

- технологии обработки поступающих  и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения)  документной информации конечному  пользователю;

- технологии введения документов  в информационную базу данных  организации, исходя из ее внутренней  структуры;

- технологии обработки документной  информации и накопления документов;

- технологии хранения и использования  отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет. Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

В соответствии с масштабами движения документов разделяют документооборот  конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как  юридического лица, корпорации с рядом  филиалов, отрасли управления или  государства в целом. Нормативные  акты и методические пособия, в частности  Государственная система документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают  в качестве базового объекта документооборот  организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого  элемента, обладающего полным набором  технологических процессов и  достаточно простого для описания этих процессов.

Документооборот в организациях состоит  из потоков документов, циркулирующих  между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации  и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки  документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Поступающие в организацию документы  образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на конкретные поручения, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и  исполнения.

В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются  документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей  документации.

Кроме того, в организациях, как  правило, циркулируют документы, созданные  в ней и не предназначенные  к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации. Их путь начинается у  одних сотрудников - авторов и  заканчивается у других сотрудников - исполнителей.

Другая характеристика документооборота - видовой состав документов, например:

- распорядительные документы органов  власти и вышестоящих организаций;

- акты и справки проведения  вневедомственных проверок;

- статистическая отчетность;

- письма-запросы о деятельности  организации;

- письма-ответы на инициативные  запросы своих сотрудников;

- материалы (приглашения, тезисы  выступлений, решения, протоколы  и др.) по участию в деятельности  коллегиальных органов и научных,  общественных мероприятий и т.д.

Каждый вид документа имеет  свой путь движения, который можно  проследить, описать и закрепить  за ним.

Большое значение в организации  документооборота имеет авторство  документов. Предложения, заявления  и жалобы граждан, докладные и  объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.

Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб  документационного обеспечения  управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда  руководителей, непосредственно участвующих  в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.

Значительно различаются методы и  этапы обработки документации в  зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения  доступа к составу информации и других параметров, оказывающих  существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.

Несколько лет назад подавляющее  большинство документов поступало  и обрабатывалось централизованно  в специальном подразделении - экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов назывался  экспедиционной обработкой, в настоящее  время все большее количество информации поступает непосредственно  в структурные подразделения, конкретным сотрудникам, на персональные компьютеры, минуя экспедицию. Сдерживающим фактором массового перехода к более быстрым  способам пересылки корреспонденции  в данном случае выступают не технические  сложности, а, скорее, проблемы юридической  силы корреспонденции.

Поэтому не только быстрое доведение  документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения  и отправки документов приобретает  важнейшее значение для всей организации  документооборота.

 

 

 

1.5. Выводы по разделу

 

 

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению  работников аппарата управления предприятия  необходимой документированной  информацией для выполнения каких - либо функций управления, деловых  процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного  фильтра между экономической  системой и внешней средой путем  осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения  потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений

В ходе работы над составлением документированных  процедур их основные положения были стандартизированы и использованы в качестве исходных для должностных  рабочих инструкций на сотрудников.

Следующим шагом для детального изложения или уточнения процесса (операций) стало планирование, разработка новых и корректировка существующих рабочих (технологических) инструкций (РИ).

Технологии документационного  обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов  делятся на:

- технологии обработки поступающих  и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения)  документной информации конечному  пользователю;

- технологии введения документов  в информационную базу данных  организации, исходя из ее внутренней  структуры;

- технологии обработки документной  информации и накопления документов;

- технологии хранения и использования  отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет.

Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами  и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

 

2. Разработка электронных  шаблонов  организационных и информационно-справочных  документов в действующей Системе  качества

 

2.1. Назначение организационных  и информационно-справочных документов  в действующей Системе качества

 

 

Созданная система качества (СК) должна обеспечивать возможность своего наглядного внешнего представления всем заинтересованным лицам (потенциальным клиентам, партнерам, инвесторам, общественным и государственным  организациям и т.п.) и, в первую очередь, специальным органам, имеющим право  на ее сертификацию.

При разработке системы качества (СК) в соответствии с принципами, заложенными  в стандарты ИСО 9000, целесообразно  выделять 2 основных аспекта:

• Организационное и нормативно-методическое обеспечение системы качества.
• Система сбора, регистрации, хранения и обработки данных о качестве, которая может являться элементом Корпоративной Информационной Системы (КИС).

Применение новых информационных технологий в Системах Качества на всех стадиях жизненного цикла продукции (проектирования, внедрения и эксплуатации) способствует непрерывному улучшению  качества и позволяет руководству  предприятия гарантировать, что  все технические, административные и человеческие факторы, влияющие на качество производимой продукции, находятся  под контролем, а управление Системой Качества учитывает запросы и  ожидания потребителя и обеспечивает конкурентоспособность предприятия.

Целью постановки организационного и  нормативно-методического обеспечения  системы качества, является создание и регулярная актуализация системы  документов, обеспечивающих и подтверждающих выполнения требованиям стандарта. Всю документацию по СК можно разбить  на несколько уровней (рисунок 1)

Уровни документации в обеспечении  функционирования системы качества

• Политика в области Качества (1-й уровень).

В этом документе приводится текст  выработанной политики предприятия  в области качества с указанием  основных целей и задач предприятия  в области качества на текущий  момент и в перспективе.