Разработка электронных шаблонов организационных и информационно-справочных документов в действующей Системе качества

К первым средствам создания ЭД, подготавливаемым заранее, хранящимся в базах шаблонов документов и используемым затем  для заполнения и последующего использования, можно отнести средства MS Office.

Компоненты этой системы позволяют  автоматизировать, помимо процессов  заполнения и вычисления полей ЭД, отсылку его по электронной почте.

К таким средствам можно также  отнести программные средства разработки прикладных приложений для ЭИС, позволяющих  производить заполнение пустых форм ЭД и выполнять вычисления в них  на основе информации, хранящейся в  базах данных этих приложений.

Помимо них, в настоящее время  используют специализированные программные  продукты, например, "1С. Документооборот", которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем в проект ЭИС предприятия.

К наиболее мощным разработкам такого рода относится система JetForm (разработанная Компанией JetForm), которая обеспечивает хорошо структурированные средства проектирования форм ЭД, их заполнение пользователем, клиент-серверную обработку, а также предоставляет мощные возможности централизованного управления выдачей информации в готовые формы из корпоративных баз данных и прикладных приложений на печать, отправку по электронной почте и по факсу.

Проектирование форм электронных  документов, т.е. создание шаблона формы  с помощью программного обеспечения  проектирования форм, обычно включает в себя выполнение следующих шагов:

∙  первый шаг ─ создание структуры ЭД, который заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида с помощью графических средств проектирования;

∙  второй шаг ─ определение содержания формы ЭД ─ это создание полей формы, которые будут заполняться. Поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какого-либо списка, меню, базы данных. В последнем случае дизайнер форм должен связать форму с базой данных.

Схема процесса проектирования макетов экранных форм документов приведена на рис. 3.

Для определения перечня макетов  экранных форм по каждой задаче проектировщик  анализирует (операция П1) "Постановку" каждой задачи (Д1.1.), в которой приводятся перечни используемых входных документов с оперативной и постоянной информацией (Д1.2, 1.3) и документов с результатной информацией (Д1.4). В процессе анализа определяется, будет ли создаваться макеты под каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких входных документов в один макет. В результате получается перечень макетов экранных форм входных и результатных документов (Д1.5 - Д1.7).

Содержание макетов (операция П2) определяется на основе анализа состава реквизитов первичных документов с постоянной и оперативной информацией и результатных документов (Д2.1). Содержание макетов (Д2.2) ─ это перечни полей, значения которых должны находиться в файлах с оперативной и результатной информацией, и типы форматов этих полей.

 

 

 

Рисунок 3.Технологическая сеть проектирования процесса макетов экранных форм документов

Д 1.1 - Постановка задачи;

Д 1.2 -Документы с оперативной  информацией;

Д 1.3 - Документы с постоянной информацией;

Д 1.4 - Документы с результатной информацией;

Д 1.5 - Перечень макетов с оперативной  информацией;

Д 1.6- Перечень макетов с постоянной информацией;

Д 1.7 - Перечень макетов с результатной информацией;

Д 2.2 - Содержание макетов - перечни  полей;

U 3.1 - Универсум типов форм;

Д 3.2 - Логические структуры макетов;

Д 4.1 - Язык программирования;

Д 4.2 - Программы ввода или вывода информации.

При выполнении третьей операции П3 осуществляется выбор типа формы  для каждого макета и проектирование их логической структуры (Д3.2). Под логическим проектированием макетов подразумевается  распределение полей по зонам  выбранной формы документа и  определение последовательности полей  в каждой зоне. На входе операции используется универсум типов форм документов (U3.1.).

При построении структур макетов для  первичных документов с оперативной  информацией используют комбинированную  форму документа, максимально приближенную к той, который был использован  для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре документа и файлов с оперативной информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении макетов для документов с постоянной информацией следует  иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому  для их проектирования применяют, как  правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной  формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

В основе выбора формы макета лежат  принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности  результатной информации, выводимой  на экран, и максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Работа заканчивается выполнением  операции программирования разработанных  макетов экранных форм (операция П4) с использованием выбранного языка программирования (Д4.1) и апробацией их работы.

В процессе проектирования и программирования макетов проектировщик должен делить экранное поле на две части: информационную, предназначенную для собственно самогό макета, и служебную для дополнительной информации.

Информационная часть должна отвечать следующим требованиям:

∙  иметь хороший обзор;

∙  не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных признаков;

∙  значения группировочных признаков также следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;

∙  каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;

∙  должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;

∙  продвижения указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;

∙  текущее время и дата должны проставляться автоматически;

∙  общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;

∙  цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;

∙  цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

Служебная часть макета, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом. Она  предназначается для включения  подсказок об использовании тех  кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом:

∙  производить откат на одно поле назад,

∙  отказываться от ввода,

∙  производить загрузку введенной записи в базу данных,

∙  выдавать на печать и т.д.

Кроме того, каждый макет должен иметь  в этой части экрана инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые  могут возникнуть при работе с  ними, и способами их исправления.

 

 

2.3. Выводы по разделу

 

Применение новых информационных технологий в Системах Качества на всех стадиях жизненного цикла продукции (проектирования, внедрения и эксплуатации) способствует непрерывному улучшению  качества и позволяет руководству  предприятия гарантировать, что  все технические, административные и человеческие факторы, влияющие на качество производимой продукции, находятся  под контролем, а управление Системой Качества учитывает запросы и  ожидания потребителя и обеспечивает конкурентоспособность предприятия.

Целью постановки организационного и  нормативно-методического обеспечения  системы качества, является создание и регулярная актуализация системы  документов, обеспечивающих и подтверждающих выполнения требованиям стандарта. Таким образом, современная система  качества (СК) должна базироваться на информационной системе, поддерживающей автоматизированное документирование процессов обеспечения  качества на всех стадиях жизненного цикла продукции (изделия) и автоматизированное управление этими процессами и документацией. Тогда СК становится неотъемлемой частью интегрированной автоматизированной системы управления (ИАСУ) предприятием, в связи с чем для создания, использования, анализа и реинжиниринга СК могут и должны в полной мере применяться технологии бизнес-инжиниринга (и в частности CALS-технологии). Это означает, что информация, циркулирующая в СК, должна быть представлена в форматах, регламентированных CALS -стандартами и состоять из набора ИО, входящих в ИИС предприятия на базе систем PDM (особого класса компьютерных систем, предназначенных для управления данными об изделиях - продукции предприятий). Назначение PDM - собрать всю информацию об изделии в интегрированной базе данных (БД) и обеспечить совместное использование этой информации в процессах проектирования, производства и эксплуатации

При построении структур макетов для  первичных документов с оперативной  информацией используют комбинированную  форму документа, максимально приближенную к той, который был использован  для построения самого документа. Расположение полей должно быть в последовательности, соответствующей логической структуре  документа и файлов с оперативной  информацией, сокращающей трудоемкость операции загрузки информации в информационную базу.

При построении макетов для документов с постоянной информацией следует  иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому  для их проектирования применяют, как  правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций.

Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации, строятся по методике проектирования результатных документов, т.е. на основе использования комбинированной  формы с трехзонным расположением реквизитов и многострочной содержательной частью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению  работников аппарата управления предприятия  необходимой документированной  информацией для выполнения каких - либо функций управления, деловых  процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного  фильтра между экономической  системой и внешней средой путем  осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения  потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений

В ходе работы над составлением документированных  процедур их основные положения были стандартизированы и использованы в качестве исходных для должностных  рабочих инструкций на сотрудников.

Следующим шагом для детального изложения или уточнения процесса (операций) стало планирование, разработка новых и корректировка существующих рабочих (технологических) инструкций (РИ).

Технологии документационного  обеспечения управления в соответствии с различием информационных процессов  делятся на:

- технологии обработки поступающих  и отправляемых документов;

- технологии передачи (доведения)  документной информации конечному  пользователю;

- технологии введения документов  в информационную базу данных  организации, исходя из ее внутренней  структуры;

- технологии обработки документной  информации и накопления документов;

- технологии хранения и использования  отдельных локальных групп документов.

Совокупность перечисленных технологий, включая и специфические моменты, связанные с видом обрабатываемой документации, традиционно назывались документооборотом. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направлении в дело». Полного тождества между понятиями «технологии» и «документооборот» нет.

Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными документами  и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия.

Целью постановки организационного и  нормативно-методического обеспечения  системы качества, является создание и регулярная актуализация системы  документов, обеспечивающих и подтверждающих выполнения требованиям стандарта. Таким образом, современная система  качества (СК) должна базироваться на информационной системе, поддерживающей автоматизированное документирование процессов обеспечения  качества на всех стадиях жизненного цикла продукции (изделия) и автоматизированное управление этими процессами и документацией. Тогда СК становится неотъемлемой частью интегрированной автоматизированной системы управления (ИАСУ) предприятием, в связи с чем для создания, использования, анализа и реинжиниринга СК могут и должны в полной мере применяться технологии бизнес-инжиниринга (и в частности CALS-технологии). Это означает, что информация, циркулирующая в СК, должна быть представлена в форматах, регламентированных CALS -стандартами и состоять из набора ИО, входящих в ИИС предприятия на базе систем PDM (особого класса компьютерных систем, предназначенных для управления данными об изделиях - продукции предприятий). Назначение PDM - собрать всю информацию об изделии в интегрированной базе данных (БД) и обеспечить совместное использование этой информации в процессах проектирования, производства и эксплуатации